新時(shí)期下企業(yè)辦公室管理實(shí)踐思考

張鵬

內(nèi)蒙古蒙泰不連溝煤業(yè)有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯010321

引言

企業(yè)要強(qiáng)化辦公室管理工作，明確辦公室工作的職能，不斷提升工作人員的管理水平，積極營造良好的辦公室工作氛圍，提升企業(yè)的整體形象，從而為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、辦公室的工作職能

1．日常管理

辦公室的基本職能就是處理辦公室的日常工作，包括公文處理、檔案管理、會(huì)議日程安排以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2．協(xié)調(diào)管理

對于企業(yè)辦公室來說，要協(xié)調(diào)好企業(yè)部門之間的關(guān)系，幫助員工之間達(dá)成共識(shí)，使其部門與部門之間，員工與員工之間能夠同心協(xié)力，完成企業(yè)交付的各項(xiàng)任務(wù)。

3．輔助決策

企業(yè)辦公室要具備輔助決策職能，通過收集相關(guān)的信息資料，為管理者進(jìn)行科學(xué)化決策提供依據(jù)，能夠制訂多種可選擇的方案讓管理者參考，并對決策的各個(gè)階段進(jìn)行記錄，發(fā)揮管理者的助手功能[1]。

4．處理臨時(shí)任務(wù)

辦公室工作的靈活性比較強(qiáng)，要能夠有效地解決突發(fā)性的問題，具備應(yīng)對突發(fā)狀況的能力，積極處理臨時(shí)任務(wù)。

二、企業(yè)辦公室管理實(shí)踐策略

1．始終堅(jiān)持正確的立場

辦公室工作的開展歸根結(jié)底就是要為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)，管理者要用發(fā)展的眼光看待問題，堅(jiān)持正確的立場，要以正確的政治方向?yàn)橹敢?，與企業(yè)的發(fā)展中心保持一致。只有堅(jiān)持正確的立場，才能明辨是非對錯(cuò)，找出經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，認(rèn)真踏實(shí)地做好本職工作，為企業(yè)更快更好的發(fā)展服務(wù)。

2．積極完善各項(xiàng)規(guī)章制度

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室的規(guī)范化與制度化，就要建立完善的規(guī)章制度。完善的制度能夠明確辦公室的工作職能、工作程序以及標(biāo)準(zhǔn)等。因此，對于辦公室工作管理者來說，要能夠細(xì)化每個(gè)工作人員的崗位職責(zé)，落實(shí)每個(gè)崗位的權(quán)利和責(zé)任，當(dāng)他們明確了這些職責(zé)之后，才能更好地運(yùn)用自身權(quán)限開展工作，讓工作變得有章可循。

3．合理優(yōu)化資源配置

辦公室的工作比較繁重，涉及的內(nèi)容也比較多。員工基本上被一些繁瑣的事情占據(jù)了時(shí)間和精力，他們除了聽從領(lǐng)導(dǎo)安排去處理一些事務(wù)之外，還要協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作。因此，要合理優(yōu)化資源配置，對辦公室的職能重新進(jìn)行定位。此外，還要注重辦公室的均衡化發(fā)展，合理分配員工的任務(wù)，結(jié)合其能力與素質(zhì)，做到人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，這樣才能提升辦公室的管理成效[2]。

4．提升服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力

管理者要重視辦公室工作中遇到的問題，必須樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，絕不遷就和姑息存在的問題，找出問題失誤的原因，采取相應(yīng)的解決策略，發(fā)揮服務(wù)效能。在確定服務(wù)職能上，要深化服務(wù)認(rèn)識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)時(shí)應(yīng)結(jié)合基層需求和實(shí)際，打好決策執(zhí)行的環(huán)境基礎(chǔ)。要認(rèn)真分析員工的訴求，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，建立暢通的上下級溝通渠道。此外，辦公室的管理工作要突出人性化的特點(diǎn)，堅(jiān)持以人為本的工作原則，注重人文關(guān)懷，把服務(wù)意識(shí)和態(tài)度融入工作[3]。

5．為工作人員制訂工作目標(biāo)

要提高辦公室管理成效，一定要注重員工工作目標(biāo)的制訂與實(shí)施。管理者要結(jié)合企業(yè)的短、中、長期的發(fā)展目標(biāo)與利益規(guī)劃，對辦公室人員設(shè)立相應(yīng)的目標(biāo)與考核體系。值得一提的是，由于辦公室人員都是通過招聘選拔等環(huán)節(jié)來到企業(yè)，管理者難免對其產(chǎn)生急功近利的思想，對部分人員在制訂目標(biāo)時(shí)高于其自身能力，而辦公室員工一般都有自己獨(dú)特的風(fēng)格，管理者應(yīng)該采取寬容的態(tài)度，避免挫傷員工的工作熱情和積極性，以雙贏的目標(biāo)理念，合理制訂目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值目標(biāo)。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室的工作職能決定了其工作的繁瑣性。現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理要始終堅(jiān)持正確的立場、積極完善各項(xiàng)規(guī)章制度、合理優(yōu)化資源配置、提升服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，并為工作人員制訂短、中、長期工作目標(biāo)，從而提升辦公室管理成效。