談檔案管理信息化建設(shè)

劉如慧（秦皇島市第一醫(yī)院，河北 秦皇島 066000）

傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案信息基本以紙張為記錄載體，通過人工管理的方式進(jìn)行保存和利用，但是隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息的爆炸式增長使傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要，信息化管理模式已成為檔案管理的未來趨勢。本文就檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行探究，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供參考。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著中國現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各個領(lǐng)域的生活都加強(qiáng)了信息技術(shù)的應(yīng)用。在信息社會發(fā)展的過程中，當(dāng)前的檔案管理工作還必須適應(yīng)時代的演變，遵循檔案信息管理的要求，切實(shí)提高檔案管理的效率。一方面，在歸檔信息結(jié)構(gòu)中，電子文檔的電子管理是必要的。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多地方正在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來處理工作中的文檔。如何在管理文件的過程中使用先進(jìn)的技術(shù)處理電子文檔，有效地促進(jìn)文件信息管理，它是檔案信息管理順利實(shí)施的基本保證，也是文檔管理人員必須關(guān)注的問題。另一方面，檔案信息的建設(shè)主要是知識資源的客觀管理。知識資源在文檔管理過程中非常重要。文檔管理人員必須注重知識資源的管理，因?yàn)槲臋n管理是知識資源管理的內(nèi)容。加強(qiáng)檔案管理可以有效促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)管理，有必要加強(qiáng)檔案管理信息化方面的建設(shè)。

二、檔案信息管理的益處

檔案文件信息化，可以有效實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，提高文件信息利用的及時性。檔案工作者管理文件必須熟悉計(jì)算機(jī)的基本原理，以便最大限度地發(fā)揮信息的作用。在文件管理中引入信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)可以為管理人員工作帶來極大的便利。

（1）檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力。傳統(tǒng)檔案管理模式必須通過手動收集，重新組織，管理和提供單位使用。工作量大，效率極低，需要時間和精力。信息技術(shù)實(shí)施后，文件管理自動化，實(shí)時化，網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)可以在一條記錄中多次使用，數(shù)據(jù)共享可以在文件管理中完成，提高了工作效率。輸入數(shù)據(jù)后，收發(fā)文件和匯總表可以輕松打印相關(guān)內(nèi)容，并可以打印后端，如封面，文件目錄，文件測試列表等。檔案中的信息需要統(tǒng)計(jì)信息和表格報告，由計(jì)算機(jī)處理以提高管理人員的效率。

（2）檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檔案搜索方式，是由管理人員從目錄中查找必要的文件，然后在倉庫中查找記錄，既費(fèi)時又麻煩。在實(shí)現(xiàn)管理信息化之后，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢，管理員可以自如選擇模糊查詢，組合查詢和分類查詢等最佳查詢模式，大大減輕了員工的負(fù)擔(dān)。

（3）提高整個部門的工作效率。在實(shí)施信息化管理后，部門負(fù)責(zé)人不再需要繁重的體力勞動，不再需要編目和文件保護(hù)。而是可以更好地參與歸檔和編輯檔案以及改進(jìn)職能等工作，有效實(shí)現(xiàn)了工作效率的提高。

（4）有效的提供服務(wù)。檔案管理信息化，技術(shù)人員可以訪問自己計(jì)算機(jī)上的文件，從而提高工作效率。同時，電子檔案的使用有利于管理人員和科技人員的使用，是的檔案信息數(shù)據(jù)被有效的利用于管理決策和生產(chǎn)建設(shè)中，提高了單位的整體效率和競爭力。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的一些建議

在檔案信息管理的實(shí)際工作中，可以建立健全管理模式，引入先進(jìn)的管理技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)作為相關(guān)指導(dǎo)，提高檔案現(xiàn)代化的發(fā)展速度。同時，也推動科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理水平的提高。為提高檔案管理效率，檔案管理人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的管理模式以適應(yīng)社會發(fā)展進(jìn)步的需求。筆者就此提出了以下幾點(diǎn)建議：

（1）提高檔案管理人員的服務(wù)意識

為了建立良好的檔案信息管理系統(tǒng)，有必要改進(jìn)和完善檔案的管理模式，采用先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的理念，同時提高管理人員的服務(wù)意識和能力。首先，我們需要改進(jìn)檔案工作者的工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，熟悉電子文檔和自動化系統(tǒng)的使用。例如，有一些有價值的書面材料，經(jīng)過很長一段時間，它們很容易破損和老化。傳統(tǒng)的文檔保管方式已經(jīng)不能滿足文件的保存需要。這要求管理者具有一定的專業(yè)素質(zhì)，利用現(xiàn)代化的方式存儲和存儲介質(zhì)進(jìn)行保存。其次，管理層應(yīng)當(dāng)重視檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注是做好工作的重要條件。它在人員和硬件設(shè)施配備中發(fā)揮著重要作用。同時領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注也可以增加管理員的工作積極性。突破檔案信息建設(shè)和管理的瓶頸。最后，關(guān)于管理人員的專業(yè)性。需要定期的開展檔案信息化方面的培訓(xùn)，提高他們的工作責(zé)任感，實(shí)施有力的管理措施，對員工形成約束力，并確保文件信息的安全性。

（2）提高檔案信息化技術(shù)的水平

在檔案管理中心，我們需要配置各種硬件設(shè)施，同時引入高端信息技術(shù)，找到合適的管理軟件來管理文件。我們可以建立一個功能完整的檔案管理系統(tǒng)，將重要的檔案信息資源向系統(tǒng)資源數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移。轉(zhuǎn)換過程中必須嚴(yán)格執(zhí)行文檔信息化轉(zhuǎn)換程序，利用高科技資源有效提高工作效率，防止人力資源的浪費(fèi)。檔案信息建設(shè)完成后，必須通過科學(xué)的分類管理實(shí)現(xiàn)資源共享。有些文件可以公開，但有些機(jī)密文件只能限定部分人員使用。因此，必須對系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行限制，特別是對于機(jī)密文件，必須要確定咨詢的人的身份。同時，要不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)，使系統(tǒng)功能更加的完善，操作更加便捷，使人們可以越來越快地使用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)有效管理。

（3）加強(qiáng)檔案信息化的管理

計(jì)算機(jī)管理軟件的廣泛應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了文件信息管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)了電子文件的快速發(fā)展。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)和病毒等對電子文件的安全性造成不小的威脅，許多電子文件的完整性和真實(shí)性難以得到保障。如果要使這些文件得到有效的管理和存儲，則必須加強(qiáng)電子檔案信息的安全保護(hù)。一是選擇正規(guī)的檔案管理軟件，定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，強(qiáng)化防火墻設(shè)置，定期實(shí)施病毒查殺。二是實(shí)施文件分類管理，核心重要文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置較高的訪問權(quán)限，防止信息泄露，同時可以采用加密技術(shù)，對重要檔案信息進(jìn)行加密，以保證文件信息的安全。三是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，檔案工作者應(yīng)該掌握檔案管理軟件的各個方面，只有對管理軟件有一個很好的理解，并善于使用這些軟件，才能方便更好地獲取和整合信息材料。

四、結(jié)束語

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展，為文獻(xiàn)管理的發(fā)展提供了更好的空間，有效地促進(jìn)了文獻(xiàn)管理，這也為更好的提供檔案信息服務(wù)提供了幫助，為國家和社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了助力。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，它需要伴隨技術(shù)的進(jìn)步而不斷的發(fā)展，這其中不僅需要檔案工作者的努力也需要領(lǐng)導(dǎo)層的重視，只有真正看到檔案信息化建設(shè)的意義和作用并堅(jiān)持的開展和實(shí)施，才能使檔案事業(yè)得到進(jìn)一步發(fā)展。