談海外物資管理

許太明，周林林

（中交二公局鐵路工程有限公司，陜西西安 710065）

0 引言

以印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目為例，談海外零星材料采購管理。印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目主材大部分由總包提供，采購主要對象為零星材料。

1 采購流程

海外采購環(huán)境特殊，從地域上講，一個(gè)項(xiàng)目遠(yuǎn)離國內(nèi)這個(gè)大主體，潛意識就缺乏管制與約束，時(shí)間長了容易造成思想麻痹，工作混亂滯瀉，這就更要求采購員認(rèn)真學(xué)習(xí)嚴(yán)格執(zhí)行采購流程。即工程部根據(jù)施工需要填寫零星材料需求計(jì)劃表，物資部根據(jù)庫存及零星材料需求計(jì)劃表進(jìn)行綜合考慮編制零星材料采購計(jì)劃表，采購計(jì)劃表經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或者項(xiàng)目經(jīng)理審核通過后采購員可進(jìn)行市場采購，采購?fù)瓿杉皶r(shí)完成入庫登記、出庫領(lǐng)用的工作，及時(shí)根據(jù)發(fā)票進(jìn)行材料賬務(wù)驗(yàn)收、出庫領(lǐng)用便于成本歸集、動(dòng)態(tài)管理。

2 采購動(dòng)態(tài)管理

海外環(huán)境特殊，生產(chǎn)制造業(yè)不發(fā)達(dá)，與國內(nèi)相比有較大差距，普通材料的采購都局限于供貨商數(shù)量過少，對于特殊材料的采購更是無從下手，并且滿足施工進(jìn)度的需要更是重中之重。這種情況下，如果采購沒有預(yù)見性、計(jì)劃性和目的性不但會(huì)增加采購成本，而且會(huì)延誤施工進(jìn)度，造成較大的成本損失。這就要求采購要主動(dòng)，主動(dòng)拓展采購市場，不局限于一家供貨商，多家調(diào)查，資源共享。偏重華人開設(shè)的五金店，主要是便于交流，材料質(zhì)量也有較大保證。積極與工程部進(jìn)行溝通交流，制定合理的采購計(jì)劃，實(shí)行超前的合理采購，實(shí)現(xiàn)采購的動(dòng)態(tài)管理[1]。

3 采購費(fèi)用管理

材料的零星采購，費(fèi)用支出有錢少次多的特點(diǎn)。采購員外出采購?fù)鶗?huì)攜帶大額現(xiàn)金，而海外環(huán)境比較陌生，存在諸多不安全因素，采購員外出應(yīng)盡量避免攜帶現(xiàn)金，可與供貨商商議改變付款方式，通過多次累計(jì)進(jìn)行支票支付或者讓商家來項(xiàng)目自行取款。采購員還要建立自己的備用金使用臺賬，以免出現(xiàn)備用金使用情況不明，造成自己的損失，額外費(fèi)用及時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)如何處理，規(guī)范備用金使用，階段性去財(cái)務(wù)沖銷備用金借款。

4 海外物資收發(fā)存及成本管理核算

印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目主材自購較少，大部分是零星材料。對上總包提供鋼軌、鋼筋等主材，對下2個(gè)分包隊(duì)伍選擇性地要求項(xiàng)目部協(xié)助材料采購。

4.1 物資收、發(fā)、存管理

印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目，根據(jù)項(xiàng)目情況，建立了各個(gè)隊(duì)伍的材料賬，總包材料賬，物資收、發(fā)、存明細(xì)賬，及時(shí)讓隊(duì)伍簽寫領(lǐng)料單，按月和總包進(jìn)行對賬，及時(shí)和工程部進(jìn)行材料核算并對隊(duì)伍材料庫房和施工現(xiàn)場進(jìn)行材料盤點(diǎn)，對隊(duì)伍材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督，積極配合總包進(jìn)行指定材料的盤點(diǎn)，出現(xiàn)問題認(rèn)真與總包溝通協(xié)調(diào)，確保雙方工作順利進(jìn)行。

物資收、發(fā)、存是物資入庫驗(yàn)收寅出庫領(lǐng)用寅庫存盤點(diǎn)寅物資采購寅入庫驗(yàn)收的一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，該過程能夠?qū)崿F(xiàn)管理者對于各種材料的累計(jì)采購成本、實(shí)用材料節(jié)超分析、庫存及后續(xù)采購計(jì)劃各個(gè)方面的把控。首先對于流程的執(zhí)行，要做到認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)，收料員、庫管員、質(zhì)檢員、發(fā)料員、材料會(huì)計(jì)要各司其職、嚴(yán)格把關(guān)，保證材料滿足施工需要的同時(shí)，各個(gè)單據(jù)資料要及時(shí)做好、分類歸集好；其次建立一套完整的物資收發(fā)存明細(xì)賬，物資收發(fā)存明細(xì)賬是基礎(chǔ)，在現(xiàn)行公司管理制度下，月度、季度、半年、年度各類物資報(bào)表都要從物資收發(fā)存明細(xì)賬中提取數(shù)據(jù)；最后是材料的存儲(chǔ)、盤點(diǎn)和后續(xù)采購，盤點(diǎn)要做到盡量細(xì)致準(zhǔn)確，結(jié)合需求計(jì)劃和盤點(diǎn)的情況，及時(shí)進(jìn)行后續(xù)采購[2]。

4.2 成本管理核算

海外項(xiàng)目費(fèi)用支出項(xiàng)多，成本歸集復(fù)雜。物資方面的成本管理核算尤其重要，因?yàn)轫?xiàng)目實(shí)際總成本中物資的成本占了半壁江山。印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目物設(shè)部成本包括國內(nèi)主材儀器設(shè)備自購成本、當(dāng)?shù)亓阈遣牧喜少彸杀?、周轉(zhuǎn)材料及固定資產(chǎn)攤銷折舊成本、交通車租賃及運(yùn)行維護(hù)成本、施工機(jī)械租賃成本、進(jìn)口物資產(chǎn)生的各種稅費(fèi)成本、物資存儲(chǔ)和運(yùn)輸成本，各種發(fā)生的成本都做了詳細(xì)記錄和分類歸集。后續(xù)產(chǎn)生的成本，根據(jù)工程部提供的物資設(shè)備需求計(jì)劃和本部門工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行預(yù)估，以滿足項(xiàng)目對于成本整體把控的需要。

印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目對上總包材料依據(jù)合同不列入項(xiàng)目材料成本考慮，對下分包隊(duì)伍材料實(shí)行代付、代扣的方法，做扣款單遞交計(jì)合部和財(cái)務(wù)部，從隊(duì)伍的工程款中扣除相應(yīng)成本。根據(jù)需要對隊(duì)伍庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，對比理論消耗和實(shí)際消耗，對于超耗的材料要進(jìn)行扣款。物資成本管理核算目的是材料滿足施工需要的同時(shí)，盡量降低材料成本。影響成本的因素有很多，舉個(gè)最簡單的例子，采購貨比三家就可以影響到成本的高低。

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析是項(xiàng)目成本內(nèi)控，也是物資成本管理核算一個(gè)重要的措施[3]。公司新下發(fā)了關(guān)于做好項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的通知，物資方面表格基本上沒變，包括材料消耗表、材料盈虧分析表、紅線控制表等表格，填這些表格不是為了完成工作任務(wù)，不可把物資賬上的數(shù)據(jù)往里面生搬硬套，更要貼近實(shí)際，實(shí)際分析科學(xué)填報(bào)。這就要求在平時(shí)一定要做好發(fā)生成本的詳細(xì)記錄和分類歸集，不可漏記、重記、混記，要和工程部、計(jì)合部、財(cái)務(wù)部做好溝通，做好理論數(shù)據(jù)和后期發(fā)生數(shù)據(jù)的確認(rèn)，還要做好盤點(diǎn)工作，獲得準(zhǔn)確的實(shí)耗數(shù)據(jù)，客觀進(jìn)行盈虧分析。

5 海外物資質(zhì)量追溯管理

印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目下不設(shè)梁枕場，故不涉及物資質(zhì)量方面的管控，在此淺談下在肯尼亞蒙內(nèi)項(xiàng)目關(guān)于物資質(zhì)量追溯的工作內(nèi)容。

5.1 質(zhì)量檢測

“入鄉(xiāng)隨俗”講的是人際關(guān)系，這個(gè)詞同樣適用于海外物資質(zhì)量管理方面。當(dāng)?shù)貥I(yè)主會(huì)在項(xiàng)目部設(shè)置監(jiān)理機(jī)構(gòu)，下派駐場監(jiān)理，材料的進(jìn)場必須通知駐場監(jiān)理，在駐場監(jiān)理的監(jiān)督下完成一系列質(zhì)量驗(yàn)收工作。項(xiàng)目所在國有其自身關(guān)于部分材料的質(zhì)量規(guī)范要求，與國內(nèi)規(guī)范要求大同小異，由于發(fā)展水平的局限性，很多材料的質(zhì)量規(guī)范要求都是空白。這就要求積極與業(yè)主溝通交流，互通有無，求同存異，在一套被業(yè)主認(rèn)可的質(zhì)量規(guī)范要求下開展工作。主材是物資質(zhì)量管控的主體，主材供貨商一個(gè)是國內(nèi)的供貨商，另一個(gè)是當(dāng)?shù)乇容^大型的知名供貨商。供貨商供貨必須要提供規(guī)范的材質(zhì)書、材料檢測報(bào)告以及商家資質(zhì)資料。主材進(jìn)場質(zhì)量檢測涉及兩方面，分別是物資進(jìn)場外觀質(zhì)量檢測和委托試驗(yàn)室物理試驗(yàn)[4]。外觀檢測和試驗(yàn)室試驗(yàn)首先都是為了確保材料的質(zhì)量，以免出現(xiàn)因?yàn)椴牧喜缓细穸率股a(chǎn)出來的T梁、軌枕產(chǎn)品不合格；其次是為了完善內(nèi)業(yè)資料，外觀驗(yàn)收要按車、按批次填寫外觀質(zhì)量驗(yàn)收單，委托試驗(yàn)室試驗(yàn)規(guī)范填寫試驗(yàn)委托單，試驗(yàn)室取樣試驗(yàn)，出對應(yīng)的檢測報(bào)告，物資部將試驗(yàn)委托單和試驗(yàn)檢測報(bào)告復(fù)印件歸集整理，建立試驗(yàn)委托臺賬、原材料進(jìn)場管理臺賬。

5.2 物資追溯

物資追溯和竣工資料編制收集。物資追溯工作涉及物資部、試驗(yàn)室和工程部，追溯過程實(shí)際上是一個(gè)三部門資料閉合過程，物資追溯編寫的材料批號要有試驗(yàn)室對應(yīng)批號的檢測報(bào)告，試驗(yàn)室出具涉及到該材料批號的拌合站開盤通知單要有工程部T梁、軌枕的產(chǎn)品批號對應(yīng)，工程部T梁、軌枕生產(chǎn)前要將產(chǎn)品批號告知物資部?？芍镔Y追溯是關(guān)鍵，如果材料批號和產(chǎn)品批號對應(yīng)出錯(cuò)，試驗(yàn)室、工程部對應(yīng)資料都需要重做?？⒐べY料物資方面主要是各種材料的材質(zhì)書、出場合格證和第三方檢測報(bào)告，這些材質(zhì)資料要在平時(shí)注意索要收集。物資追溯影響到最后試驗(yàn)室和工程部竣工資料的移交，而各種材質(zhì)資料又是竣工資料的重要組成部分，這就要求設(shè)專人專崗，認(rèn)真負(fù)責(zé)該方面工作。

6 海外閑置物資處理

海外項(xiàng)目因其地域的特殊性，物資到場難，完工后剩余閑置物資處理起來也是大費(fèi)周章。舉個(gè)例子：印尼巨港輕軌鋪軌工程項(xiàng)目道床施工完成后，大批模板、軌排框架閑置，目前只能暫存在材料堆場。地方及周邊國家沒有類似項(xiàng)目后期需求小，運(yùn)回國內(nèi)出入關(guān)手續(xù)復(fù)雜費(fèi)用高并且某些條款還明令禁止進(jìn)出口，當(dāng)?shù)刈冑u收益小，材料原值大大浪費(fèi)[5]。然而由于地方氣候濕熱，模板、軌排不宜長期存儲(chǔ)。這就陷入一個(gè)困境，確實(shí)沒有很好的處理方案，只能權(quán)衡利弊，爭取做到損失最小。

歸結(jié)起來海外閑置物資處理起來困難的原因有3個(gè)：淤市場需求小，一個(gè)項(xiàng)目完工后很難保證在地方及周邊區(qū)域短期內(nèi)還有后續(xù)項(xiàng)目出現(xiàn)，一旦完工，大批材料將閑置，長期閑置就是極大的浪費(fèi)；于轉(zhuǎn)運(yùn)困難，材料運(yùn)往他國包括整理吊裝、陸上運(yùn)輸、海上運(yùn)輸，需要較大人力物力，成本較高，報(bào)關(guān)、清關(guān)流程比較復(fù)雜，資料準(zhǔn)備齊全比較耗時(shí)，有些材料還被明令禁止進(jìn)出口，流程審批時(shí)間較長；盂物資變向處理選擇性小損失大，像模板、軌排架只能當(dāng)作廢舊鋼鐵賣給當(dāng)?shù)厥召徴?，價(jià)格低廉材料原值損失較大。

7 結(jié)束語

在國家“一帶一路”宏觀雄偉發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，越來越多的工程單位走出國門，走向世界。固有物資管理模式已經(jīng)不能很好地服務(wù)于海外項(xiàng)目的運(yùn)作，需要通過一個(gè)個(gè)項(xiàng)目不斷嘗試新方法，不斷總結(jié)歸納新經(jīng)驗(yàn)，力爭總結(jié)出更好的海外物資管理模式，為項(xiàng)目更好地二次經(jīng)營打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。