芻議事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

周瑞 濱州市濱城區(qū)檔案館(局)

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，我國各行各業(yè)進(jìn)入了屬于自己的黃金發(fā)展期?？萍蓟途W(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展更是給事業(yè)單位的檔案管理增添了巨大的挑戰(zhàn)。如何采取有效措施，完成事業(yè)單位的檔案管理，成為了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理人員急需解決的難題。本文分析檔案管理的含義及對象，就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析，提出事業(yè)單位檔案管理的解決對策，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，提高事業(yè)單位的管理水平。

事業(yè)單位中檔案的數(shù)量不斷增多，管理工作難度增大，要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的腳步，事業(yè)單位必須進(jìn)行改革，建立科學(xué)、民主、系統(tǒng)的管理體系，把檔案管理工作放在重要位置，才能保證事業(yè)單位的順利運(yùn)行。目前事業(yè)單位中檔案管理工作存在很多問題，管理觀念落后、方法、制度等比較落后。因此，優(yōu)化檔案管理工作非常重要。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

(一)檔案管理觀念較為落后

當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，管理意識(shí)薄弱，不重視，進(jìn)而導(dǎo)致員工的工作效率低，大多數(shù)時(shí)間和精力用在查找資料和檔案上面，嚴(yán)重影響了后期的工作。同時(shí)在管理過程中，認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄露就是完成工作，沒有認(rèn)真去研究、創(chuàng)新如何收集資料更加快捷，導(dǎo)致資料雜亂無序，后期需要的時(shí)候很難找到?？傊?，事業(yè)單位檔案管理工作沒有被重視，致使檔案管理工作處于落后階段。

(二)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)低

檔案管理是一項(xiàng)繁雜且又系統(tǒng)的工作，對工作人員的要求較高。但是目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員在工作中缺乏責(zé)任心、耐心，具體工作不認(rèn)真，經(jīng)常導(dǎo)致檔案不能正常使用，影響其他部門的工作。另外有一部分事業(yè)檔案檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的精力來研究、管理檔案工作。平常工作中只是簡單的把材料放進(jìn)檔案盒，整理歸檔都不及時(shí)，影響了檔案管理水平。

(三)事業(yè)單位檔案管理方法落后

當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏規(guī)范化的管理體系、合理的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)的管理人員，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。這種現(xiàn)象造成了資源浪費(fèi)，也不符合新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，科技快速發(fā)展，但是大多數(shù)事業(yè)單位工作人員仍然使用傳統(tǒng)的方法來整理資源，思維模式落后，影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對策

(一)提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位檔案管理工作要想跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，高效、快速開展，就要先從思想上重視。首先、樹立新的管理觀念，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理的宣傳強(qiáng)度，讓每個(gè)員工都充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，多鼓勵(lì)員工主動(dòng)發(fā)言，提出意見，參與到管理工作中來，激勵(lì)員工的工作積極性和熱情。其次，增強(qiáng)事業(yè)單位管理者對檔案管理工作的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)階層要充分發(fā)揮每位員工的職能，營造積極性的工作氛圍，讓每位員工都愿意為單位貢獻(xiàn)自己的力量，發(fā)揮自己的才能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

(二)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，其素養(yǎng)決定了工作質(zhì)量。首先、提高他們的職業(yè)道德觀念，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想；其次、不斷學(xué)習(xí)，廣泛閱讀，更新知識(shí)機(jī)構(gòu)，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理軟件知識(shí)，熟練掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己成為一名既懂得檔案管理知識(shí)，又熟練計(jì)算機(jī)操作技能的綜合型人才。所以，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的必要條件。

(三)使用現(xiàn)代管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理水平

要想使檔案管理的信息化作用得到充分發(fā)揮，就要使用現(xiàn)代化技術(shù)來進(jìn)行管理。所以，事業(yè)單位要積極采用適合自己發(fā)展的現(xiàn)代化管理設(shè)備，保證檔案的信息得到快速傳遞的條件下，使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式并存的管理模式，進(jìn)一步保證檔案信息的安全性和完整性。另外，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新管理技術(shù)，使用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供檔案信息，優(yōu)化資源，實(shí)現(xiàn)共享，提高管理水平。

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在這種背景下也進(jìn)行了改革，因此，我們要重視檔案管理工作，根據(jù)時(shí)代背景的需求來不斷創(chuàng)新，提高管理水平，優(yōu)化資源，使用現(xiàn)代科技來進(jìn)行檔案管理工作，保證事業(yè)單位健康、快速發(fā)展。