如何有效做好基層單位的綜合管理工作

趙文青

（中國水利水電第十四工程局有限公司，云南 昆明650032）

1 前言

綜合管理是一個企業(yè)上下聯(lián)通的樞紐站，一般由基層單位的綜合管理部承擔綜合管理的各項工作，主要包括人力資源、行政管理、后勤服務(wù)等工作。由于事務(wù)繁雜，工作具有不確定性，因此綜合管理部的工作人員都必須具備吃苦、無私、奉獻、團結(jié)的精神，對綜合管理的各項工作要有充分正確的認識。在工作中不斷改進，不斷提高才能確保優(yōu)質(zhì)高效地做好基層單位的綜合管理工作[1]。

2 綜合管理的主要工作內(nèi)容和意義

2.1 行政管理工作[2]

2.1.1 對外協(xié)調(diào)方面

基層單位一般都是駐扎在工地上，很多工作需要及時與當?shù)卣鞑块T、社區(qū)、村委會溝通銜接，并與之建立良好的關(guān)系，事事處處都應(yīng)維護企業(yè)形象，使企業(yè)工作得到當?shù)卣⑸鐓^(qū)、村委會的大力支持，達到企業(yè)與政府雙方共贏。

2.1.2 對外接待工作

基層單位是一個企業(yè)的基石，綜合管理部人員必須以微笑面對所有來訪人員，做好來訪紀錄，做好接待工作，并問清來訪意圖反饋給公司領(lǐng)導，讓來訪人員感受到公司的熱情。

2.1.3 辦公用品及設(shè)備管理工作

（1）辦公用品要根據(jù)領(lǐng)導、各部門、車間、班組的實際需求計劃，再結(jié)合庫存情況進行采購，并進行橫向比較，購買質(zhì)高價廉的物品。

（2）供應(yīng)商將辦公用品送達后要對照采購計劃分類核對入庫，并有計劃的對各部門、車間、班組限量領(lǐng)用，防止浪費。

（3）辦公用品必須由各部門、車間、班組專人負責統(tǒng)一領(lǐng)用并簽字記錄。

（4）對公司的打印設(shè)備、傳真、電話、電腦等辦公設(shè)備應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題后要及時報修恢復，保證公司各項工作的正常運行。

2.1.4 檔案管理工作

（1）公司所有的發(fā)文收文都在綜合管理部，要做好收發(fā)文登記臺賬、傳閱、批示、發(fā)放、閉合等工作。已經(jīng)閉合完成的文件要及時分類裝訂、標識、歸檔，以便查閱。

（2）每周對收到的文件進行整理，并督促相關(guān)人員完成文件要求的內(nèi)容。

（3）定期檢查檔案臺賬，做好文件借閱記錄。

（4）起草公司各類文件、制度、通知等，并按照領(lǐng)導要求修改發(fā)文。

2.2 人事管理工作[3]

2.2.1 落實管理制度

落實完善公司各項管理制度，將制度匯編成冊下發(fā)各部門、車間，并監(jiān)督各部門車間的制度執(zhí)行情況。

2.2.2 健全人事檔案

（1）及時檢查更新已有的人事檔案，對新進人員進行建檔，保證檔案的先進性。

（2）將檔案分部門、分工種管理，方便及時查閱。

（3）及時辦理員工調(diào)動、離職、新進、退休等手續(xù)，并更新檔案，每月及時將更新的檔案發(fā)給財務(wù)部以便公司人員工資發(fā)放。

（4）每月對新進、辭職、調(diào)動、退休等人次進行統(tǒng)計分析，加強人力資源管理。

（5）每季度定期對公司人力資源檔案進行檢查、歸檔、留存。

2.2.3 人員招聘

（1）根據(jù)公司的發(fā)展，要求各部門上報用人計劃。

（2）統(tǒng)計匯總用人計劃需求表后，按要求上報二級單位，由二級單位統(tǒng)一組織招聘或者進行人員調(diào)配，以滿足生產(chǎn)需求。

2.2.4 人員培訓及證書

（1）按時上報員工年度培訓需求計劃表，保證培訓完成率100%和合格率90%。

（2）認真整理公司員工持證情況的臺賬，保持隨時更新狀態(tài)，并且特種設(shè)備作業(yè)人員持證率必須達100%。

2.2.5 嚴肅勞動紀律

（1）嚴格按照公司規(guī)章制度上下班，并定期檢查員工遲到、脫崗、早退等現(xiàn)象。

（2）嚴格落實公司的考勤制度，考勤表按照規(guī)定記工，每月在規(guī)定時間統(tǒng)計考勤表。

（3）執(zhí)行請、休假管理制度，并嚴格做好員工的休假臺賬，根據(jù)臺賬記錄復核員工休假條件，保證員工休假符合公司相關(guān)管理制度。

2.2.6 認真做好考核工作

每月提供員工考勤給各部門，并認真組織各部門對員工進行績效考核，根據(jù)考核結(jié)果，給予優(yōu)秀員工獎勵。

2.3 后勤管理工作[4]

（1）食堂是后勤管理工作的重點。食堂關(guān)系到所有員工的工作生活，管理好食堂，才能為公司的經(jīng)營發(fā)展提供后勤保障。為了更好的管理食堂，必須制定《食堂管理制度》，所有人員包括領(lǐng)導都必須按照制度進行用餐。綜合管理部門必須加強監(jiān)督食堂員工提高服務(wù)質(zhì)量，提升食物口味，了解員工的需求，提出合理的改善建議，保證食物安全，讓員工感覺到家的溫暖。

（2）宿舍是員工另一個“家”。為了讓所有員工住的舒心，綜合管理部必須做好宿舍分配工作，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，定期對制度執(zhí)行情況進行檢查，確保宿舍安全、衛(wèi)生。特別是新進員工，更要切實合理分配好住宿，讓新進員工盡快適應(yīng)環(huán)境，安心工作。

（3）對員工宿舍的公共設(shè)施要定期進行維護，滿足員工生活需求，讓員工有歸屬感。

（4）做好員工宿舍管理工作。對員工住宿進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一分配。由后勤管理專員制定宿舍住宿名單，制定宿舍管理辦法，定期檢查監(jiān)督員工宿舍的衛(wèi)生，使員工宿舍保持清潔、整齊。

2.4 加強公司企業(yè)文化建設(shè)[5]

（1）企業(yè)文化是公司精神風貌的體現(xiàn)，積極推廣、執(zhí)行集團公司的企業(yè)文化制度，開展一線員工企業(yè)文化建設(shè)工作，并做好生產(chǎn)現(xiàn)場宣傳、標識工作。

（2）統(tǒng)一規(guī)范員工著裝，展示公司企業(yè)文化，加強企業(yè)品牌對外宣傳，提高公司品牌影響。

（3）鼓勵員工多學習、多鉆研，愛崗敬業(yè)、克難攻堅，引導員工與企業(yè)同呼吸、共命運、心連心，增強企業(yè)的凝聚力，振奮員工精神。

3 綜合管理部崗位工作人員應(yīng)具備的條件[6]

綜合管理部的工作有利于提高人的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。要有效發(fā)揮綜合部的整體作用，綜合管理人員必須具備一定的政治理論、文化知識、專業(yè)知識和管理水平。

3.1 綜合管理部工作人員需具備的政治素質(zhì)和個人品質(zhì)

（1）敬業(yè)、愛崗、認真、勤奮、細心、友善等是綜合管理人員必須具備的素質(zhì)。要樹立正確的服務(wù)理念，吃苦耐勞的精神，敢作敢當?shù)淖黠L，隨叫隨到的服務(wù)精神。對待任何工作都必須盡心盡力，只有用心才能做得更好。

（2）工作中要提前做好工作計劃，有超前意識。對待工作思維要靈活，不能守舊，充分發(fā)揮主觀能動性。

（3）要嚴于律己，綜合管理部是其他部門的標桿，要嚴格執(zhí)行公司制度，監(jiān)督其余部門工作，提高自己部門工作效率，帶動整個公司發(fā)展。

（4）要團結(jié)同事、寬以待人、凝心聚力、敢于創(chuàng)新。公司的員工，因為各人的生活經(jīng)歷、文化程度、興趣愛好等存在差異，作為綜合管理人員必須一視同仁。

3.2 綜合管理部工作人員需具備的知識能力

從職責上看，綜合管理部門肩負的任務(wù)較多，行政、人事、后勤、宣傳、薪資、休假等。所以綜合管理人員必須具備一定的政治理論水平，熟練的辦公軟件運用能力，較強的文字綜合語言組織和表達能力，組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗，化解各種矛盾的能力以及較強的綜合管理能力。

4 做好綜合管理部工作的前提，立足“三新”[7]

面對日益嚴峻的經(jīng)濟環(huán)境，要求綜合管理工作有更好的表現(xiàn)，主要在3方面：

（1）后勤保障更好、更到位，穩(wěn)定公司后方環(huán)境；

（2）更積極地協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調(diào)各部門配合工作，發(fā)揮最大能量；

（3）在日常辦公、文件、接待處理中更加及時、準確。

5 努力具備和提高開拓創(chuàng)新能力[8]

綜合管理部是一個企業(yè)的窗口部門和紐帶，整個部門的工作是一個學習的過程，更是一個成長的過程。我們要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，抓住工作的重點性，開動腦筋創(chuàng)新工作思路和工作方法，提高工作效率，以便出色的完成領(lǐng)導安排的各項任務(wù)。我認為還需要做到以下6點：

（1）在日常工作中要遵循本單位的發(fā)展思路，把握發(fā)展主題，把企業(yè)精神實質(zhì)貫穿到工作的各個方面。

（2）要勤于思考和探索，在工作中勤學多問，尋求工作的差異化，在差異中尋求創(chuàng)新和突破。

（3）要繼續(xù)提升工作意識、提高工作效率、及時處理各項事務(wù)。

（4）要任勞任怨，不要總抱怨自己的工作，讓自己樂業(yè)，始終抱著熱情的態(tài)度，以滿腔的熱情，從工作中享受到樂趣快樂。

（5）要持有學無止境的態(tài)度，將學習貫穿到日常生活和興趣愛好工作中，多看新聞，了解時事，善于在學習的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，不要滿足于現(xiàn)狀，要豐富自己，充實自己。

（6）要有團隊精神、樂于奉獻，部門人員團結(jié)才能發(fā)揮更好的能力，提高工作效率。

6 結(jié)束語

綜合管理部的工作是辛苦的，需要綜合管理人員有一顆平常心。我們要樹立“想盡一切辦法完成任務(wù)，不尋找任何借口”的工作思想，要堅信“只要思想不滑坡，辦法總比困難多”的工作理念，認真完成各項工作?？偠灾?，綜合管理部人員應(yīng)帶頭不斷加強學習各方面的知識，不斷提高自身素質(zhì)，提高工作效率，才能為公司發(fā)展做出貢獻[9]。