聲像檔案在檔案管理中的問題和對(duì)策初探

肖玲

[摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷豐富了檔案管理工作的內(nèi)容及形式，現(xiàn)已將聲像檔案融入檔案管理工作中，能有效提高檔案的豐富性與全面性。由于聲像檔案具備保管難度大、利用力度少等問題，使得檔案管理效率受到了影響。對(duì)此，本文對(duì)聲像檔案在檔案管理中存在的問題進(jìn)行了探究，并提出了有效的解決措施。

[關(guān)鍵詞]聲像檔案 檔案管理 對(duì)策探究

所謂的聲像檔案，主要指的是國家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織從事相應(yīng)活動(dòng)而產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的音頻、視頻、圖片等資源，一般會(huì)加以文字說明。相比于其他檔案載體來說，聲像檔案具有較強(qiáng)的直觀性與再現(xiàn)性，有利于管理人員直觀了解檔案信息，并進(jìn)行有效利用。因此，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，確保聲像檔案管理質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

一、聲像檔案在檔案管理中存在的問題

（一）歸檔不完整

資料歸檔是保障檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，但由于很多領(lǐng)導(dǎo)缺少聲像檔案歸檔意識(shí)，未能將靜態(tài)檔案實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，對(duì)聲像檔案的管理與開發(fā)造成了影響。同時(shí)，一些攝錄人員未形成歸檔理念，當(dāng)資料收集工作結(jié)束后，常常進(jìn)行自主保存，不能及時(shí)歸檔。在這種情況下，一旦出現(xiàn)攝錄設(shè)備存儲(chǔ)空間不足時(shí)，容易誤刪有效聲像資料，給歸檔、管理工作造成了影響。另外，很多企業(yè)未建立統(tǒng)一的檔案管理部門，形成了多級(jí)管理模式，使得歸檔工作比較分散，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案流失的問題。

（二）缺少完善的管理制度

聲像檔案是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，需要企業(yè)、單位建立完善的管理制度，以約束員工的行為，保障聲像檔案管理工作順利進(jìn)行。但由于很多企業(yè)缺少相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員存在隨意性、盲目性等問題，未能嚴(yán)格要求自身的行為，使得聲像檔案管理比較混亂，難以保障管理質(zhì)量和效率。

（三）管理?xiàng)l件差

相比于紙質(zhì)檔案管理來說，在進(jìn)行聲像檔案管理時(shí)，需要具備良好的管理?xiàng)l件，包括溫度、濕度等，以保障聲像檔案的質(zhì)量。但在實(shí)際管理上，很多企業(yè)未購置相應(yīng)的設(shè)備，比如控溫設(shè)備、去濕機(jī)、防磁保護(hù)等，容易使底片出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況。

（四）管理人員素質(zhì)水平低

管理人員素質(zhì)水平低也是重要的影響因素，很多管理人員都缺少專業(yè)的管理技能，甚至存在半路出家的問題，不能正確對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔、整理、分類、保存等工作，使得管理流程、管理質(zhì)量的受到了影響。同時(shí)，一些檔案管理人員的工作積極性比較差，存在消極怠工的問題，容易出現(xiàn)聲像檔案丟失、損毀等問題。

二、保障聲像檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

（一）保障歸檔效率

做好聲像檔案管理質(zhì)量的前提是保障歸檔效率，確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾面來提高歸檔質(zhì)量。例如，一是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高歸檔意識(shí)，做好聲像檔案歸檔宣傳工作，以營造良好的歸檔氛圍。同時(shí)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)聲像檔案使用、開發(fā)結(jié)束后，要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)逾期歸檔等問題，防止檔案丟失、損壞。二是，強(qiáng)化攝錄人員歸檔意識(shí)。攝錄人員的主要工作內(nèi)容是生成聲像檔案的核心環(huán)節(jié)，對(duì)聲像檔案的質(zhì)量有重要的影響作用。當(dāng)攝錄完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理、分類，在確保無質(zhì)量、數(shù)量問題后，及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免因誤操作而造成聲像檔案流失等問題，以保障聲像檔案的完整性。三是，企業(yè)應(yīng)健全統(tǒng)一的檔案管理部門，采取專人專崗等方式，對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔、管理，防止出現(xiàn)多級(jí)管理而出現(xiàn)歸檔不清的情況，為后續(xù)的管理工作提供保障。

（二）健全聲像檔案管理制度

企業(yè)、單位通過建立完善的聲像檔案管理制度，有利于約束領(lǐng)導(dǎo)、員工的行為，促使其按照制度標(biāo)準(zhǔn)履行檔案管理職責(zé)，以保障聲像檔案的管理質(zhì)量和效率。例如，一是，制度建設(shè)。在制度上規(guī)范檔案管理人員的職責(zé)，應(yīng)包括聲像檔案的收集、整理、分類、保管、借閱、歸檔等各方面工作，并制定相應(yīng)的管理流程與規(guī)范，促使其按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。二是，法治建設(shè)。通常情況下，聲像檔案大多涉及到企業(yè)、單位的機(jī)密信息，一旦發(fā)生檔案泄露、丟失、損毀等問題，對(duì)企業(yè)、單位的發(fā)展會(huì)造成嚴(yán)重的影響。因此，通過強(qiáng)化法治建設(shè)，有利于明確各單位、人員的法律責(zé)任。當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，可根據(jù)責(zé)任大小來進(jìn)行追求，從而實(shí)現(xiàn)依法管理，不斷提高檔案管理質(zhì)量。

（三）優(yōu)化聲像檔案管理?xiàng)l件

聲像檔案管理相比于紙質(zhì)檔案管理來說，對(duì)管理環(huán)境、管理?xiàng)l件有了更為嚴(yán)苛的要求。需要配置相應(yīng)的控溫、保濕、保管設(shè)備，以延長聲像檔案的使用壽命，確保管理質(zhì)量。例如，一是，企業(yè)、單位應(yīng)加大信息化投入力度，建立完善的信息化設(shè)施，可將音頻、視頻、圖片等聲像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，并通過數(shù)字備份來進(jìn)行保管。有利于提高聲像檔案傳輸速率，保障檔案管理工作的質(zhì)量和安全性。二是，聲像檔案在實(shí)際管理上，容易出現(xiàn)損毀、丟失等問題，為了保障使用與開發(fā)效果，可將其刻錄成光盤并進(jìn)行保存，能有效提高聲像檔案的安全性，提高管理效率。三是，企業(yè)、單位應(yīng)優(yōu)化聲像檔案管理環(huán)境，購置一些空調(diào)、去濕機(jī)等設(shè)備，有利于延長聲像檔案的使用壽命，防止出現(xiàn)檔案損毀的問題。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

第一，企業(yè)、單位在選擇聲像檔案管理人才時(shí)，應(yīng)適當(dāng)提高選拔門檻，不僅要具備良好的專業(yè)能力，還要有較高的職業(yè)素養(yǎng)、思想意識(shí)、個(gè)性品德。促使其按照業(yè)務(wù)要求和制度規(guī)范進(jìn)行管理，以保障聲像檔案的管理質(zhì)量和效率。

第二，很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力比較差，對(duì)聲像檔案的管理效果造成了影響。在處理這種問題時(shí)，應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。例如，可采用組織培訓(xùn)法，聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力強(qiáng)的專家對(duì)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于員工創(chuàng)新管理理念，提高其業(yè)務(wù)能力。還可采用案例培訓(xùn)法，促使員工通過觀察、分析、實(shí)踐來處理管理隱患，提高員工發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。

第三，企業(yè)、單位可采取績效考評(píng)制度，將聲像檔案管理人員的工作情況與薪酬掛鉤，促使員工提高工作積極性，保障工作效率。因此，可采用BSC、KPI、360度考核法等，對(duì)員工的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、管理效果等進(jìn)行評(píng)價(jià)。

三、結(jié)束語

通過上述分析可知，聲像檔案是檔案管理工作中的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化聲像檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件，提高員工的素質(zhì)水平，以保障聲像檔案管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。