淺議建設項目工程物資招標采購過程管理控制

于志鵬,韓紅亮,裴富饒

(濰坊弘潤石化科技有限公司，山東 濰坊 262737)

建設工程項目前期，會進行大量的物資采購工作。招標采購是選擇最適用最合理供貨商的一種有效手段，通過過程管理控制，能夠較大程度降低采購成本，提高項目經(jīng)濟效益，并進一步規(guī)范采購行為。

1 建設項目招標采購現(xiàn)狀分析

建設項目招標采購規(guī)范實施能夠保證供應商間公平競爭，為企業(yè)提供高性價比的物資，有利于降低招標企業(yè)采購成本，保證采購質(zhì)量。而實際招標采購過程中，因涉及的負責部門、廠家數(shù)量較多，招標采購人員素質(zhì)參差不齊，普遍存在如下幾方面問題。

1.1 招標采購組織管理體系混亂

建設項目招標采購流程不明確，所涉及部門人員未進行人員分工、責任到人。致收到采購文件后各部門及部門人員互相推諉，技術交流、招標、考察等工作無法開展，影響采購周期，進而嚴重影響項目工期。

1.2 招標采購人員專業(yè)能力不足

負責招標采購的人員專業(yè)能力相對較弱，對采購物資技術參數(shù)、規(guī)格型號、質(zhì)量技術要求等無法準確掌握。與廠家進行交流時易主次混淆，提出錯誤的使用需求，降低交流成效，從而導致簽署的合同、技術協(xié)議不嚴謹、采購遺漏、采購錯誤，無法滿足正常使用。

1.3 招標采購人員責任心不強

招標人員未按要求審查投標單位資質(zhì)，過多通過其所上報的資質(zhì)等書面資料了解企業(yè)實力，未通過網(wǎng)上核查等方法進行驗證資質(zhì)真?zhèn)?、了解企業(yè)信譽、管理及運行情況，致部分信譽不良廠家通過提供虛假資質(zhì)蒙混過關，存在以低價謀求中標后供貨階段提供劣質(zhì)產(chǎn)品、中間斷供風險。

在采購貨物到貨后未對產(chǎn)品數(shù)量進行清點，不按照產(chǎn)品質(zhì)量驗收要點進行驗收，導致接收的貨物存在外觀質(zhì)量不合格，材質(zhì)、規(guī)格、型號與要求不符等情況。貨物接收后未按要求進行存放，致使貨物受損。

1.4 招標采購監(jiān)管制度缺失

物資招標采購過程中投標者會通過人情關系、向招標人行賄等手段達到中標目的；經(jīng)辦人員行為未受到有效約束及監(jiān)督，容易出現(xiàn)著重人情關系、收受投標人財物等情況，從而泄漏招標信息、違背公平公正原則進行評標，也易造成投標人串標，嚴重影響招標采購工作的正常進行，使公司蒙受損失。

2 招標采購過程管理控制探討

進行物資招標采購工作要做好過程管理及控制，進行責任落實，并制定相關程序，工作才能有效運行?，F(xiàn)從兩個方面對招標采購過程管理控制進行闡述探討。

2.1 采購招標各方責任劃分

企業(yè)的物資采購具體工作一般由供應部門完成，需采購的物資技術參數(shù)、特性等由各專業(yè)部門牽頭確認。下述對企業(yè)供應部及專業(yè)牽頭部門的責任進行明確。

2.1.1 采購招標各方責任

2.1.1.1 供應部責任

(1)推薦廠家。通過電話、上網(wǎng)、咨詢等途徑了解各業(yè)內(nèi)廠家的資質(zhì)、關鍵設備、制造能力、業(yè)績、信譽情況及服務情況，擇優(yōu)推薦。

(2)組織商務招標。對招標設備的所有特性、價格進行廣泛了解。

(3)商務招標情況匯總。匯報商務招標情況，形成詳細對比表格，并提出合理的選擇建議。期間根據(jù)需要牽頭組織各專業(yè)對真實業(yè)績進行考察，考察前組織制定出考察內(nèi)容，保證考察質(zhì)量。

(40負責簽訂商務合同。保證合同的合規(guī)合法，合同中需責任明確。

(5)負責合同執(zhí)行，主要為處理合同糾紛、交貨期督促、原材料進貨渠道驗證、督促牽頭專業(yè)做出標定等。

(6)建立合格供應商名單和黑名單。根據(jù)相關專業(yè)部門及標物使用部門的反饋，對供應商做出正確的評價，建立合格供應商名單和黑名單，以備后續(xù)采購。

2.1.1.2 牽頭專業(yè)部門責任

(1)推薦廠家。

(2)審核材料請購文件。了解技術先進性，對招標設備價格進行分解分析，弄清楚標的物的設計關鍵參數(shù)、關鍵指標，了解主要部件組成。這一點非常重要，即招標前對標的物有一個真實價格的核算，防止出現(xiàn)價格嚴重偏離實際的隱患。

(3)組織技術交流和實地考察。對比技術交流方案和各家實際考察情況，寫出詳細的方案對比。

(4)簽訂技術協(xié)議。保證技術協(xié)議的可靠性、完整性，并將終版技術協(xié)議轉(zhuǎn)供應部。

(5)如果后期發(fā)生技術變更，牽頭部門需落實變更原因，若對后期商務合同發(fā)生改變，必須形成書面報告由牽頭部門領導簽字后轉(zhuǎn)給供應部進行詢價，重新簽訂補充協(xié)議。

(6)匯報技術招標情況。形成詳細的對比表格，并提出合理的選擇建議。

2.1.2 合同執(zhí)行各方責任

2.1.2.1 供應部責任

(1)督促供貨商及時采購原材料，并要求供貨商提供原材料進貨憑證，以保證來自正規(guī)采購渠道。

(2)保證合同合法合規(guī)性，合同交貨期的督促。聯(lián)合法務部對合同進行審核，并定期追蹤合同的執(zhí)行情況。

(3)合同付款。根據(jù)合同和牽頭專業(yè)部門的意見付款，監(jiān)督各方責任。及時與牽頭專業(yè)和使用部門進行溝通，掌握標物的使用情況和問題。

(4)參與驗收。確保標物按期到廠，核對標物數(shù)量與合同一致。

(5)同的違約追責。廠家出現(xiàn)違約狀況時，與牽頭部門、法務部、使用部門溝通，掌握供貨商違約的證據(jù)，為走法律程序準備好資料。

2.1.2.2 牽頭專業(yè)部門責任

(1)物制造質(zhì)量。負責制造計劃的落實、質(zhì)量把關、制造方案監(jiān)督、關鍵步驟監(jiān)造、制造周期合理性把關，可采取電話、駐廠監(jiān)造、定期到場監(jiān)造等方式，確保供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量和按期供貨。

(2)廠前質(zhì)量驗收、貨到后質(zhì)量驗收。出廠前驗收不合格堅決不允許發(fā)貨，并要求廠家立即出解決方案。貨到驗收嚴格按照合同要求、國家規(guī)定、行業(yè)標準進行驗收。

(3)標物實際運行情況建立臺賬，方便供應部的合同執(zhí)行及建立合格供應商名單和黑名單。

2.2 招標采購程序

明確各方責任后，各方需按以下程序開展招標采購工作。

2.2.1

收到設計院發(fā)出的材料請購文件后，確認牽頭專業(yè)小組，并推薦參與廠家。

工藝專業(yè)收到設計院發(fā)出的材料請購文件后，建立采購立項單，經(jīng)程序簽批后，發(fā)供應部和相關部門、人員。參與采購招標工作的專業(yè)小組均可參與廠家推薦。

2.2.2

審核材料請購文件，了解、考察各廠家實力。

參與采購招標的各專業(yè)部門收到材料請購文件后經(jīng)審核提出意見，形成終版材料請購文件。同時，各小組通過電話、上網(wǎng)、咨詢等途徑了解、考察各廠家的技術、資質(zhì)、關鍵設備、制造能力，業(yè)績、信譽及服務等情況。

供應部根據(jù)情況提前組織對生產(chǎn)商廠家考察，考察之前牽頭組織各專業(yè)對于考察物資的制造工序進行分解，制定出考察內(nèi)容，有針對性的進行考察，重點考察制造能力、檢測能力等，保證供應商質(zhì)量；此階段牽頭專業(yè)同時需完成以下工作：

⑴保證材料請購文件的內(nèi)容完整性，應包括商務上需要廠家注意的條款；

⑵明確材質(zhì)；

⑶弄清楚標的物的設計關鍵參數(shù)、關鍵指標；

⑷掌握業(yè)內(nèi)主流技術和先進技術；

⑸了解主要部件組成。

2.2.3 確定入圍廠家

由主管牽頭專業(yè)組織參與采購招標的各專業(yè)進行討論，初步確定入圍廠家。

2.2.4 發(fā)出材料請購文件

由牽頭專業(yè)向入圍廠家發(fā)出材料請購文件，供應商編制技術方案或技術協(xié)議，經(jīng)牽頭專業(yè)發(fā)送至參與采購招標各小組。

2.2.5 篩選技術交流單位

主管牽頭專業(yè)組織各專業(yè)部門、供應部對各廠家做出的技術方案進行審查、討論，審查的重點在于廠家技術的先進性、技術方案的深度和可靠性等方面，最終確定進行技術交流的廠家，并按需要組織實地考察。

2.2.6 組織技術交流

牽頭專業(yè)負責邀請入圍廠家、采購招標各小組及設計院相關專業(yè)進行技術交流，交流的主要內(nèi)容應包括以下幾點：

⑴將關鍵參數(shù)、運行參數(shù)、考核指標交流清楚；

⑵清楚掌握各廠家技術特點；

⑶明確技術偏離；澄清各種技術條件；

⑷各專業(yè)溝通交流統(tǒng)一各項技術條件、技術標準，協(xié)議中確定的供應商短名單要有理有據(jù)；

⑸形成初版技術協(xié)議。

2.2.7 審核并簽訂技術協(xié)議

設計院審核簽字，牽頭專業(yè)部門負責協(xié)調(diào)廠家與設計院的設計溝通、組織簽訂技術協(xié)議，涉及其它相關專業(yè)的，其它專業(yè)一并輔簽。形成終版技術協(xié)議。

2.2.8 招標準備階段

商務招標前，牽頭專業(yè)部門要做以下工作：

⑴明確標物實際價值。專業(yè)部門負責分解列出各個組成部件的價格組成；搞清楚影響報價的關鍵因素；

⑵明確供貨范圍，明確易損部件及消耗部件的價格；

⑶按標物質(zhì)量分類報價，按供應商綜合實力劃分為一類品牌、二類品牌、三類品牌，將技術協(xié)議內(nèi)所有設備進行分項，依據(jù)當前市場價格和網(wǎng)上報價對分項價格填寫，官網(wǎng)報價要保留照片，市場報價要寫明咨詢單位和人員。電話咨詢時保證三個小組及以上人員在場；

⑷專業(yè)部門將標的物的實際價值報負責人審批簽字后轉(zhuǎn)供應部。

2.2.9 商務招標

供應部根據(jù)技術協(xié)議，編制招標文件，發(fā)出招標邀請。同時將招標計劃發(fā)相關專業(yè)部門和企業(yè)負責人。供應部組織各相關專業(yè)招標評標，由供應部和專業(yè)部門共同形成報告進行會議討論，最終確定中標單位。

2.2.10 簽訂商務合同

供應部負責簽訂商務合同，簽訂合同要依法合規(guī)；并安排專人監(jiān)督合同執(zhí)行，保證合同執(zhí)行連續(xù)性。

2.2.11 監(jiān)造

在制造期內(nèi)，牽頭專業(yè)部門負責監(jiān)督合同執(zhí)行情況：

⑴監(jiān)督供應商及時采購原材料和質(zhì)量可靠；

⑵審核制造方案，保證制造質(zhì)量和進度；

⑶確定關鍵工序時間，方便業(yè)主隨時監(jiān)造；

⑷交貨期前一個月到供應商加工廠檢查制造進度，確保按期交貨。

2.2.12 貨物驗收

供應部負責落實貨物物流運輸情況，與供貨商確定供貨時間、地點和方式，確保貨物按時到場；牽頭專業(yè)部門負責根據(jù)技術協(xié)議和技術要求，制訂驗收標準，做好發(fā)貨前、進場后驗收，投產(chǎn)后形成最終驗收標定報告。貨物驗收時，應明確以下內(nèi)容：

⑴明確參與驗收的部門，牽頭專業(yè)負責組織相關專業(yè)驗收；

⑵牽頭專業(yè)負責明確驗收程序；

⑶發(fā)貨前驗收不符合標準，牽頭專業(yè)負責督促供應商采取措施保證符合標準；

⑷進場驗收不符合標準，不接受供應商標物。

3 結束語

建設項目工程物資采購招標涉及多個部門、個人及投標單位，過程較為復雜，做好其過程管理控制就顯得尤為重要。只有做到招標程序規(guī)范化，把握好過程中的每一個環(huán)節(jié)，才能使該工作順利完成，使已采購物資具有最高性價比。既滿足了使用需求，同時為企業(yè)贏得最大效益。