新時(shí)期高校檔案保密管理工作探析

（山東理工大學(xué)，山東 淄博 255000）

一、引言

高校檔案，是指高等院校通過招收新生、教學(xué)科研、日常管理等多種活動(dòng)行程的具有保存意義的文字、圖像等資料。在高校檔案中不僅包含了學(xué)生的私密個(gè)人信息，還有大量的科研項(xiàng)目和成果等重要的資料信息，高校的檔案不論是泄露、破壞或是非法利用，都會(huì)給學(xué)校造成巨大的損失，甚至對(duì)國(guó)家安全造成威脅。在如今科學(xué)技術(shù)十分發(fā)達(dá)的社會(huì)，加上高校的檔案頻繁地被使用，使得高校檔案保密工作十分復(fù)雜，鑒于此，本文從當(dāng)前高校檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，對(duì)強(qiáng)化高校檔案保密工作提出合理的建議。

二、高校檔案保密工作的必要性

從歷史上看，對(duì)檔案的管理可以追溯到先秦時(shí)代，但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的覆蓋面逐步擴(kuò)大，檔案中所涉及的信息涵蓋了更多的內(nèi)容，對(duì)檔案的分類產(chǎn)生了一定的難度，如何在類型多樣的檔案中進(jìn)行種類劃分，區(qū)別哪些檔案可以被公開，哪些檔案應(yīng)當(dāng)被保密，成為了一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。針對(duì)高校檔案保密管理工作，教育部特頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的制度規(guī)章，對(duì)促進(jìn)高校檔案保密管理工作的順利開展提供制度支持。

由于高等院校在日常的教學(xué)和科研活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生具有機(jī)密性質(zhì)的信息，強(qiáng)化對(duì)高校的檔案保密管理，更加具有必要性，按照一般標(biāo)準(zhǔn)，高校的檔案可以劃分為以下幾種：

第一，上級(jí)部門的機(jī)密信息，包含特定人員可獲取的會(huì)議資料、黨政部門下發(fā)的秘密資料等；

第二，在日常管理中產(chǎn)生的秘密資料，比如高校的未來發(fā)展方向等；

第三，在各種考試中形成的信息資料；第四，各種科研課題所涵蓋的信息。四種信息對(duì)高校的發(fā)展有重要的影響，關(guān)系到高校的科研成果、社會(huì)形象等多個(gè)方面，因此要求高校必須做好檔案的保密工作。

三、目前高校檔案保密工作存在的問題

（一） 高校檔案管理設(shè)施陳舊落后

近年來，高校對(duì)軟件設(shè)施的投資力度較大，對(duì)檔案管理的硬件投入不足，檔案保密設(shè)備不及時(shí)更新，其安全性受到嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，在正常情況下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)有攝像頭、報(bào)警保險(xiǎn)柜等，對(duì)于重要的資料應(yīng)當(dāng)建有專門的保管檔案室來進(jìn)行保管存儲(chǔ)。

另外，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展，在當(dāng)今社會(huì)上被廣泛應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行非法操作，竊取高校的檔案資料事件層出不窮，但是很多高校沒有對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全予以足夠的關(guān)注，網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施不到位，安全保密意識(shí)較差，給不法分子可乘之機(jī)，落后的設(shè)備設(shè)施導(dǎo)致了檔案管理環(huán)境的安全度降低，漏洞百出，給檔案的保密工作帶來了極大的隱患。

（二） 高校檔案管理意識(shí)不足

高校學(xué)生信息被泄露、以不正當(dāng)手段交易學(xué)生信息的現(xiàn)象近年來屢見不鮮，歸根到底，這些現(xiàn)象的出現(xiàn)是由于高校對(duì)檔案保密的意識(shí)較淡薄，沒有對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視。檔案保密作為高校日常管理中的重要組成部分，是一種無形的工作，在目前高校的檔案管理工作中，主要的關(guān)注點(diǎn)在檔案的接收和對(duì)檔案的利用上，檔案的保密工作沒有得到足夠的關(guān)注，長(zhǎng)此以往，致使檔案管理工作人員對(duì)檔案保密工作的懈怠，在檔案的接收和利用中，放松了對(duì)檔案的保密工作，工作人員的意識(shí)淡薄直接導(dǎo)致了檔案保密工作的缺失。

（三） 高校檔案保密工作人員的專業(yè)技能不高

檔案的保密工作，需要配有專門的人員，但對(duì)于高校而言，其工作重點(diǎn)往往過分集中于科學(xué)研究和學(xué)生管理上，對(duì)檔案保密工作有所懈怠，檔案保密工作人員的準(zhǔn)入門檻低，專業(yè)技能欠缺，其對(duì)檔案的保密意識(shí)不足，應(yīng)對(duì)緊急事前的臨時(shí)處理能力不足。

與此同時(shí)，很少有高校對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案竊取手段的科技化程度增強(qiáng)，導(dǎo)致檔案保密工作人員的專業(yè)技能難以應(yīng)對(duì)飛速發(fā)展的竊密技術(shù)，極易造成檔案保密工作的不規(guī)范。另外，技能不足的檔案保管理工作人員難以對(duì)檔案進(jìn)行正確的分類，導(dǎo)致各類檔案相互混雜，以及使檔案流失。

（四） 高校檔案保密制度的完善

高校對(duì)檔案的利用十分關(guān)注，但由于高校的檔案十分龐雜，對(duì)檔案自來的借閱在提高檔案利用率的同時(shí)，也給檔案管理帶來的極大的困難，因此，建立起完善的檔案借閱制度、監(jiān)督檔案的利用，是做好對(duì)檔案保密管理的重要內(nèi)容。高校不同于市場(chǎng)中其他部門，其制度的變更存在較長(zhǎng)的滯后性，檔案保密管理相較于其他行業(yè)存在差距，制度上有待完善，在高校的檔案借閱制度中，不能嚴(yán)格按照檔案的類別采取不同的檔案管理方式。不完善的高校檔案保密工作制度，導(dǎo)致了高校檔案管理工作的可操作性受到挑戰(zhàn)，對(duì)檔案保密的正常工作產(chǎn)生阻礙。

（五） 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給檔案保密工作帶來更大的挑戰(zhàn)

由于現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息傳遞方式已經(jīng)逐漸淡出人們的生產(chǎn)和生活，大部分高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了采用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，簡(jiǎn)化了檔案管理工作的煩瑣流程，是檔案資料能夠得到及時(shí)傳遞和利用，但同時(shí)也給檔案保密工作帶來了挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代，如果高校對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案不給予足夠的保護(hù)，檔案信息極易被竊取，因此，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展對(duì)高校檔案管理來說是一把雙刃劍，雖然便捷化檔案的整理和推動(dòng)高效利用，但同時(shí)也給檔案保密工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

四、提高高校檔案保密工作質(zhì)量的策略

（一） 及時(shí)更新檔案保密的設(shè)備，從硬件上改善檔案管理工作條件

由于高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，增加了對(duì)檔案保密工作難度，因此，需要高校對(duì)檔案保密工作的硬件設(shè)施予以足夠的關(guān)注面，對(duì)設(shè)施設(shè)備及時(shí)更新。

第一，各個(gè)高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，對(duì)檔案資料室進(jìn)行防盜設(shè)施的安裝，增加保險(xiǎn)箱、保險(xiǎn)鎖等設(shè)備，建立專門的檔案資料管理室。

第二，對(duì)于高校來說每期檔案資料大多是紙質(zhì)材料，需要加強(qiáng)防水、防火、防雷電工作力度，安裝防火設(shè)備，增添避雷針，減少安全隱患。

（二） 強(qiáng)化高校檔案管理工作人員的保密意識(shí)

在當(dāng)今的社會(huì)形勢(shì)下，要發(fā)揮高校檔案保密工作的真正效用，需要根據(jù)高校的實(shí)際情況，從思想、組織以及管理制度方面入手。

第一，定期組織宣傳檔案保密工作的重要性，由于高校的檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，這就要求高校需要根據(jù)目前對(duì)檔案保密工作的進(jìn)度，對(duì)阻礙檔案保密工作的因素進(jìn)行分析排除，通過宣傳活動(dòng)來強(qiáng)化高校檔案保密工作人員的保密意識(shí)，在《檔案法》和《保密法》的指導(dǎo)原則下，將高校的檔案保密工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

第二，由于檔案的信息量十分龐大，資料的種類繁多，需要檔案保密人員根據(jù)檔案的主體、利用方式、重要程度等對(duì)不同的檔案采取不同的檔案保密機(jī)制。

第三，強(qiáng)化對(duì)檔案的保密工作，不僅應(yīng)當(dāng)用社會(huì)規(guī)范和道德來對(duì)人員進(jìn)行制約，還應(yīng)當(dāng)借助于法律的權(quán)威強(qiáng)化對(duì)檔案的保密工作力度。

第四，在對(duì)高校的檔案實(shí)際進(jìn)行管理時(shí)，需要在各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)方案的保密工作進(jìn)行約束，價(jià)格機(jī)密信息、一般信息按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，以時(shí)限等為劃分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行解密或降密。

（三） 強(qiáng)化高校大干保密工作人員的綜合素質(zhì)

第一，高校檔案保密工作人員應(yīng)當(dāng)全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理方面的相關(guān)知識(shí)，對(duì)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)國(guó)家安全法》進(jìn)行學(xué)習(xí)，高校的管理者應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在對(duì)其宣傳相關(guān)的檔案保密工作制度規(guī)范的同時(shí)，不斷對(duì)其引導(dǎo)，強(qiáng)化其檔案保密意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和工作自覺性，制定嚴(yán)格的懲獎(jiǎng)制度，避免檔案管理工作人員存在懈怠工作的僥幸心理。

第二，由于檔案保密工作與檔案管理工作人員之間具有直接關(guān)聯(lián)，提升人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案保密工作具有十分重要的意義，對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)具備以下幾方面的素質(zhì)：對(duì)檔案管理工作充滿熱情，具備高度的責(zé)任意識(shí)；擁有較高的職業(yè)技能，能夠靈活應(yīng)對(duì)檔案管理工作的突發(fā)狀況；有解決實(shí)際問題的能力，具備敏銳的洞察力，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的不正?，F(xiàn)象并采取恰當(dāng)?shù)牟呗赃M(jìn)行修正。

（四） 調(diào)整檔案管理系統(tǒng)

在高校當(dāng)中，匯集了大量的高素質(zhì)人才，在日常的管理和教育當(dāng)中，往往會(huì)伴隨著大量的秘密資料產(chǎn)生，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校的特殊性與檔案保密工作的原則，根據(jù)實(shí)際工作情況對(duì)檔案管理工作制度不斷進(jìn)行完善修正，將原有的封閉式檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理模式，同時(shí)應(yīng)當(dāng)將高校的部分管理人員納入檔案管理工作當(dāng)中，共同完善檔案管理工作制度，推動(dòng)檔案保密工作。

（五） 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，完善檔案保密水平

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展在提升高校檔案信息利用率的同時(shí)，為檔案的保密工作增添了很大的難度，從目前的情況來看，對(duì)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的任務(wù)，涉及面廣泛，應(yīng)用到的信息技術(shù)種類繁多，對(duì)檔案管理人員的技能要求不斷提升，鑒于此，需要高校不斷地強(qiáng)化檔案管理人員的技能水平。

一方面，高校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)教育培訓(xùn)，使檔案管理人員具備對(duì)檔案的保密意識(shí)，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的泄露信息隱患問題能夠及時(shí)地采取措施進(jìn)行處理。

另一方面，需要管理人員不斷地通過自身的努力提升自己的業(yè)務(wù)能力，積極地參加信息技術(shù)培訓(xùn)和再教育，在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

另外，高校應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升高校檔案管理人員的水平，根據(jù)實(shí)際中存在的問題對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案保密工作系統(tǒng)全面地進(jìn)行分析和研究，為高校檔案保密工作的順利進(jìn)行做好鋪墊。

（六） 處理好高校檔案保密與開放利用之間的關(guān)聯(lián)

對(duì)高校的檔案充分進(jìn)行利用具有十分重要的意義，近年來各個(gè)高校對(duì)檔案資料的開發(fā)也越來越深入，但是對(duì)檔案信息的利用必須建立在嚴(yán)格的制度規(guī)范之下，對(duì)檔案心理的開放做好相關(guān)的審查，將檔案的開放程度限定在一定范圍之內(nèi)，在進(jìn)行詳細(xì)的審查之后方可對(duì)其進(jìn)行資源的共享，真正實(shí)現(xiàn)將高校檔案資源的利用與保密相結(jié)合。

五、結(jié)束語

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，高校檔案保密工作呈現(xiàn)出了十分重要的價(jià)值，不僅對(duì)高校的科研、學(xué)生教育以及日常管理產(chǎn)生影響，同時(shí)與國(guó)家的現(xiàn)實(shí)利益息息相關(guān)，本文基于目前我國(guó)高校檔案保密工作存在的不足之處，基于現(xiàn)有條件，對(duì)如何提高高校檔案保密工作提出了相關(guān)性建議。但仍需專家學(xué)者和高校的管理人員共同努力、積極思考，不斷地提高高校檔案保密工作質(zhì)量。