建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

郭珊珊

(福建省建筑科學研究院福建省綠色建筑技術重點實驗室， 福建 福州 350025)

當前隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市化的進程不斷加快，建筑工程的發(fā)展也呈現(xiàn)快速增長的趨勢。在建筑工程的管理過程中，檔案的管理是十分重要的，建筑工程中涉及到很多的檔案內容，而且建筑工程中的檔案管理對于整體的工程建設起到重要的作用，重視對建筑工程檔案的管理也是當前管理中的一項重要內容，需要利用先進的技術加強對檔案的管理。

1 建筑工程檔案管理的內容

建筑工程檔案管理的內容涉及到整個建筑工程的管理中，包括建筑工程初期的設計、施工階段的內容以及竣工階段的資料，每一個階段的工程內容都是十分重要的，需要做好對每一個階段的檔案管理。（1）建筑工程設計階段的工程內容包括對于地形的勘測和設計；（2）施工階段的工程內容涉及到建筑材料的選擇和施工方法和技術等；（3）竣工階段的工程內容包括工程造價的結算、工程的檢查等的內容，每一個階段的工程資料都是十分重要的，做好每一個階段建筑工程檔案的記錄，對于建筑工程后期的發(fā)展有著重要的作用。

2 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

我國建設部下發(fā)了《建筑工程文件檔案整理規(guī)劃》等的行業(yè)標準，對施工企業(yè)的檔案管理信息化建設提出了更高的要求，而且對于建筑工程檔案管理提供了相應的參考規(guī)范，促進建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調發(fā)展，建立相應的檔案管理工作體制，為檔案管理提供一定的保障。當前隨著項目工程建設的不斷發(fā)展，建筑工程檔案管理的數(shù)量越來越多，檔案管理的信息化建設也在不斷發(fā)展，檔案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用數(shù)據(jù)庫技術，實現(xiàn)對工程建設檔案的錄入、瀏覽和檢索，實現(xiàn)對檔案的全過程管理，利用現(xiàn)代化的計算機技術實現(xiàn)對檔案的管理，我國當前建筑工程信息化建設不斷發(fā)展，建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫比較大，檔案信息相對比較分散，很難實現(xiàn)規(guī)范化和統(tǒng)一化的管理，不能滿足經(jīng)濟發(fā)展的需求，而且檔案信息化管理過程中缺乏一定的目標，對檔案管理的隨意性比較大，導致檔案發(fā)展緩慢。

3 建筑工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識不強

在建筑工程施工建設中，只是重視對工程的建設，忽視了對建筑工程檔案的管理，對于檔案管理意識淡薄，在檔案管理方面的投資比較少。當前信息技術在檔案管理中的廣泛應用，但是在建筑檔案管理中，應用到的信息技術比較少，而且信息化的檔案管理還沒有普及，存在檔案管理滯后的現(xiàn)象。建筑工程檔案管理是一項長期的檔案管理工作，在整個項目建設中發(fā)揮著重要的經(jīng)濟效益，項目工程建設部門只是將大量的人力、物力和財力投入到工程建設中，忽視了對工程項目中檔案的管理，導致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關的規(guī)范標準進行操作。

3.2 對于檔案管理的質量不高

在工程檔案管理中，存在對檔案管理的不到位，而且工程檔案管理中管理人員的業(yè)務素質不高，對于檔案的收集不完整，導致一些重要的檔案文件資料缺失，還有對于一些隱蔽的工程記錄不全，導致檔案記錄文件不能真實反映工程的質量，導致工程檔案的質量不高，也就會相應影響檔案后期的利用。國家已經(jīng)出臺了有關項目檔案管理的規(guī)定，制定了專門的規(guī)范性文件，但是在實際執(zhí)行的過程中，很多工程建設單位忽視了對一些制度的學習，不能嚴格執(zhí)行相關的規(guī)章制度，導致檔案管理工作沒有充分做到位。

3.3 檔案管理人員的業(yè)務素質不高

在對建筑工程檔案管理的過程中，從事建筑工程檔案管理的人員缺乏加強的業(yè)務素質和專業(yè)技術能力，建筑工程項目管理中，沒有安排專門的管理人員對檔案進行管理，檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能，對于檔案的管理都是一些非檔案專業(yè)人員。而且在當前數(shù)字化和信息化發(fā)展的背景下，熟悉計算機和管理專業(yè)知識的人員相對較少，檔案管理人員還采取傳統(tǒng)的手工操作模式，管理的工作效率相對比較低，不利于檔案后期的查閱和利用，對于檔案的管理還缺乏一些優(yōu)秀的專業(yè)人員。

3.4 檔案的編制和使用不夠規(guī)范

當前建筑工程檔案管理中存在對資料的使用不到位，建筑檔案是建筑發(fā)展中重要的記錄，但是人們對于檔案的重視度不夠，缺乏專業(yè)的技能，導致檔案資料的收集不到位，對于檔案資料的編制不規(guī)范，缺乏一定的完整性和系統(tǒng)性。對于建筑檔案資料的搜集、整理和歸檔工作都不夠完善，不能反映建筑的真實性和系統(tǒng)性，而且檔案的記錄查詢不能反映建筑建造中各個環(huán)節(jié)的運行情況，對檔案的利用率不高，而且很多建筑在出現(xiàn)問題之后，不能從檔案中查找一些原因，導致建筑檔案失去了應有的作用，不能為以后建筑的建造提供相應的作用。

4 建筑工程檔案管理措施

4.1 認識到檔案管理的重要性

在建筑工程建設的過程中，任何一個項目工程的建設單位都需要充分認識到檔案管理的重要性，加強對檔案管理中人力、物力和財力的投入，不僅要重視工程項目的建設，而且要重視對檔案的管理。建筑工程項目的管理者需要將檔案管理納入到工程項目建設中。對于建筑工程中歸檔的內容主要包括合同和委托書、檢測方案、檢測記錄以及委托方的相關資料，需要歸檔整理的材料也是相對比較多，要注重檔案管理的自動化水平，將檔案管理中的經(jīng)費納入到當年的工程預算中，加大對檔案管理方面的資金投入，配備一些必要的設施設備，結合工程項目的實際特點，應用檔案管理方面的各種軟件，提升檔案管理的自動化水平，提升檔案管理的效率。

4.2 加強對建筑工程檔案管理的質量

建筑工程中的檔案對于建筑工程以后的發(fā)展有著重要的借鑒作用，建筑工程的檔案管理需要嚴格按照工程建筑行業(yè)中檔案管理的需求，注重對檔案的收集、整理工作，要能夠充分提升建筑工程檔案管理的質量，為后期檔案的歸檔奠定良好的基礎。例如，建筑工程在竣工之后，都會有工程竣工圖紙，竣工圖也是對項目工程建設的實際反映，是工程項目建設中的重要內容，因此，對于竣工圖的驗收和整理也是檔案管理中的重要一部分。就需要相關的資料管理人員及時做好對檔案的歸檔收集和整理，做好對相關檢測報告的蓋章和整理。檢驗部門需要對竣工圖紙的相關技術性資料進行整理歸檔，填寫好歸檔的清單，資料管理人員進行編目保存。其中主要包括施工環(huán)節(jié)和后期工程竣工環(huán)節(jié)的檔案管理，有工程建設過程中相關的文字、圖紙等資料等

4.3 注重加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業(yè)的管理人員進行管理，要提升檔案管理人員的專業(yè)素質和個人技能，通過引進一些具備專業(yè)知識的人才，做好對相關人員的培訓，包括有關檔案管理方面的專業(yè)知識，工程施工內容以及計算機技術等，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質，要讓相關的檔案管理人員能夠學會利用先進的信息技術進行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點以及檔案的處理，要適應當前信息化發(fā)展的需要，提升檔案管理人員的責任意識，使檔案管理工作能夠適應當前的發(fā)展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術完成，對于檢測報告的審核需要建立一個電子平臺，實現(xiàn)在線審批，也就會減少找領導簽字的這一項流程，提升了檔案管理的效率，增強個人的專業(yè)技能和管理水平，學習一些新的管理理念，要注重整個建筑行業(yè)中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認識。

結語

綜上所述，建筑工程檔案管理是對建筑工程發(fā)展的重要記錄，對于建筑工程以后的建造有著很大的借鑒作用，做好建筑工程的檔案管理工作需要專業(yè)的人員進行管理。認識到檔案管理的重要性，學習先進的信息技術管理手段，提高檔案管理人員的責任意識，認識到檔案管理的重要性，將各種先進的管理理念和管理方法應用到檔案管理中，提高建筑工程檔案管理的水平。

[1]田海紅. 建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J]. 檔案管理,2016(4):90-91.

[2]蘇麗莉. 建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J]. 科研,2017(1):00244-00244.

[3]陳偉明. 淺談目前建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀與對策[J]. 科學中國人, 2017(5).

[4]王聰, 臧迅. 淺析建筑工程資料管理問題[J]. 商業(yè)文化月刊, 2012(12).