淺析信息化在中職檔案管理中的應(yīng)用

倪冬輝　黑河市體育運(yùn)動技術(shù)學(xué)校

信息化時代的到來，給中職學(xué)校檔案管理工作提出了新的要求，運(yùn)用計算機(jī)等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志。因此中職學(xué)校必須創(chuàng)新思想，正確面對傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，比如書面文件比較容易損壞，也不容易檢索，甚至不能確保檔案信息的真實(shí)性，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案無法發(fā)揮其重要的作用。因此，我們必須給予高度的重視，為中職學(xué)校檔案信息管理創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的條件，將檔案保護(hù)與檔案信息處理融合為一體，使利用者在獲取檔案信息時可以不受時間和空間的限制。進(jìn)一步促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展速度，為學(xué)校的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化的重要性及必要性

我國信息化管理理念應(yīng)用比較晚，中職學(xué)校檔案管理長期受各種制約因素的影響，降低了學(xué)校的檔案管理水平，已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的信息時代。因此，增強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的信息化是非常必要的，不但能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需要，還能適應(yīng)檔案管理形式變化的需要。隨著中職學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息量越來越大，學(xué)校的檔案越來越多，庫容量也會逐漸加大。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查找文件的難度比較大，迫于時代發(fā)展的要求，我們必須運(yùn)用更多的信息技術(shù)手段，使檔案管理實(shí)現(xiàn)空間上資源共享。這樣有利于信息的保存和查找，有利于提高中職學(xué)校檔案管理工作效率。信息化的應(yīng)用是規(guī)范檔案信息的有效手段，建立具有檢索、掃描功能的檔案管理，能夠使中職學(xué)校檔案更加規(guī)范、統(tǒng)一，方便大家對信息的利用。

二、信息化在中職檔案管理中的具體應(yīng)用

(一)確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化理念，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。首先應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識，建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，避免系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、重復(fù)工作等問題的出現(xiàn)。按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理。重視信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點(diǎn)篩選，按照相關(guān)的規(guī)定完成信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對原有館藏的資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。應(yīng)根據(jù)管理的實(shí)際工作內(nèi)容，選擇最適合的現(xiàn)代化設(shè)備，保證檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理。同時相關(guān)的工作人員盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，提高服務(wù)質(zhì)量，敢于大膽實(shí)踐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平。

(二)正確認(rèn)識中職學(xué)校檔案管理信息化的重要性，通過數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容。中職學(xué)校的檔案管理工作在信息化的推進(jìn)下逐漸走向規(guī)范化。選擇有效的數(shù)據(jù)化工具，將復(fù)雜的內(nèi)容進(jìn)行不斷地更新，隨著時間的推進(jìn)而不斷發(fā)展。改變傳統(tǒng)的管理思想，引進(jìn)新技術(shù)，保證更新過程中的數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性。同時要營造檔案管理信息化的工作氛圍，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化宣傳力度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理的探索實(shí)踐。有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識別文件加密等手段，使得原有的內(nèi)容能夠備份保留，進(jìn)一步確保檔案信息資源的安全。

(三)培養(yǎng)中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化人才，發(fā)揮檔案信息化人才的重要作用?？萍家匀藶楸?，中職學(xué)校檔案管理工作不僅要加強(qiáng)系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)，學(xué)校還應(yīng)該重視管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，使工作人員能夠迅速了解檔案工作的內(nèi)容。提高管理人員的基本操作技能，使其能夠迅速掌握新型軟件技術(shù)，具備合理化應(yīng)用檔案信息的能力。著眼于信息檔案的應(yīng)用，保證隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫更新管理。還可以將檔案管理技能納入到考核之中，采用合理的用人制度，培養(yǎng)新時期檔案管理工作人才，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

(四)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定檔案管理一體化體系，建立檔案管理信息化的運(yùn)行機(jī)制。中職學(xué)校的檔案管理，要想加強(qiáng)信息化的應(yīng)用，必須建設(shè)高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，及時投入開發(fā)利用。不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù)，將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到整體信息的開發(fā)上，達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享?？梢岳貌煌姆?wù)器對待不同的檔案信息，加強(qiáng)對電子文件的收集，利用技術(shù)軟件，使學(xué)校的信息進(jìn)行精確的分類，確保信息的安全性。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足更多使用者的需求，使檔案管理部門向服務(wù)型轉(zhuǎn)便，從而減輕檔案管理人員工作上的壓力。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著檔案資源利用的不斷開放與深入，給我國中職學(xué)校檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，必須建設(shè)健全高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫才能更好的滿足發(fā)展的需要。我們必須明確中職學(xué)校的檔案管理工作重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，及時發(fā)現(xiàn)中職學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題并找出解決對策，解放思想、開拓前進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備，利用數(shù)字化工具更新中職學(xué)校檔案信息內(nèi)容。促使中職學(xué)校檔案信息化管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢，提高中職學(xué)校檔案管理的工作效率，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。