環(huán)境監(jiān)測檔案中電子文件管理的思考

文/馬亞妮

針對環(huán)境監(jiān)測檔案工作中電子文件管理存在的問題，要全面提升檔案專業(yè)管理人員的整體素質(zhì)，建立科學(xué)合理的電子文件檔案管理措施，采取有效技術(shù)手段保障電子文件長期保存，更好地發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及環(huán)境保護(hù)建設(shè)中的重要作用。

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測檔案工作中的儲存介質(zhì)也由傳統(tǒng)的紙張向電子文件轉(zhuǎn)變，電子文件能夠進(jìn)一步提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理水平，更好地發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及環(huán)境保護(hù)建設(shè)中的核心價(jià)值。

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）可復(fù)制性

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，檔案就是原件，一旦丟失將無法找回。而電子文件與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別就是其可以不斷地進(jìn)行復(fù)制，可以通過計(jì)算機(jī)從一個(gè)存儲載體復(fù)制到另外一個(gè)或多個(gè)存儲載體，也能夠通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，而它的存儲信息卻不會發(fā)生任何變化。

（二）便捷性

檔案管理人員可通過計(jì)算機(jī)將檔案信息快速記錄下來，并且形成圖片、影像、語音、光盤等各類電子文件，再依據(jù)歸檔的相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)化成為電子檔案。查檔者可以通過網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息系統(tǒng)直接調(diào)閱所需的檔案信息，可以根據(jù)個(gè)人的不同需求，多方位、多角度進(jìn)行檔案信息檢索，進(jìn)一步提高檔案利用率。

(三)經(jīng)濟(jì)性

紙質(zhì)檔案需要大型的專用房間進(jìn)行存放，占據(jù)大量的空間，并且受環(huán)境影響較大，需要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)，造成在管理過程中耗費(fèi)了較多的人力物力。電子文件利用計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等載體進(jìn)行存放，而這些載體能夠容納大到驚人的信息量，但是占用空間較小，檔案室建設(shè)資金投入較少，保管成本進(jìn)一步降低。

二、存在問題

(一)檔案管理人員素質(zhì)與電子文件的飛速發(fā)展不相適應(yīng)

檔案管理專業(yè)隊(duì)伍人員技術(shù)能力參差不齊，部分人員存在思想落伍、學(xué)歷不高、專業(yè)知識陳舊、知識面狹隘等問題，特別是對網(wǎng)絡(luò)安全、信息化傳輸、計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識知之甚少。許多人長期跟紙質(zhì)檔案打交道，思想還停留在傳統(tǒng)的觀念上，對電子文件檔案的推廣有一定抵觸心理，對檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展造成了很大制約。

(二)信息技術(shù)的快速更新使得電子文件難以長期保存

電子文件在各類載體上以數(shù)碼形式實(shí)現(xiàn)儲存，在后期應(yīng)用過程中，首先需要把電子文件內(nèi)容還原成可以直接閱讀的格式進(jìn)行顯示，這對于電子文件而言是一個(gè)復(fù)雜過程。一般情況下電子文件是在不同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，而且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差別，會導(dǎo)致在后期還原時(shí)所采用的技術(shù)、方法也有所不同。但是電子文件在形成當(dāng)時(shí)所使用的技術(shù)，日后會是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)，保存階段可能已經(jīng)無法讀出相關(guān)的電子文件信息，這是信息技術(shù)的快速更新帶來的必然結(jié)果。

（三）電子文件檔案的安全問題不容忽視

隨著全球互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，開放、共享的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速發(fā)展，大量的電子文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送、接收、保存、歸檔，在這種情況下任何人都可以自由獲取電子文件檔案信息。但是，電子文件在流轉(zhuǎn)的同時(shí)也面臨著人為篡改、黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)安全問題。并且電子文件被篡改后沒有任何痕跡，采用一般技術(shù)手段難以復(fù)原，使得它失去了應(yīng)有的真實(shí)性和原始性。環(huán)境監(jiān)測檔案中記錄了大量大氣、水質(zhì)等重要的環(huán)境質(zhì)量數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、篡改或者遭到破壞，將會給環(huán)境保護(hù)工作帶來難以估計(jì)的損失。

三、提升措施

（一）全面提升檔案專業(yè)管理人員的整體素質(zhì)

一是積極提升檔案管理人員的政治思想素質(zhì)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、開拓創(chuàng)新的工作態(tài)度，時(shí)刻保持良好的心態(tài)，樹立全體人員的服務(wù)意識和大局意識。二是強(qiáng)化檔案管理人員的后續(xù)學(xué)歷教育管理，全面優(yōu)化隊(duì)伍機(jī)構(gòu)，鼓勵(lì)進(jìn)修高層次學(xué)歷學(xué)位，針對不同層次的人員，有計(jì)劃地開展相應(yīng)的學(xué)歷教育。三是加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流學(xué)習(xí)，適時(shí)組織人員去系統(tǒng)內(nèi)檔案工作優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和成功做法，取長補(bǔ)短，舉一反三，不斷促進(jìn)自身和單位共同發(fā)展。四是進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能水平，有針對性地開展信息儲存技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公自動化管理等相關(guān)知識培訓(xùn)，不斷更新、完善個(gè)人專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，確保能夠熟練應(yīng)用信息化、自動化、數(shù)字化等現(xiàn)代技術(shù)手段，盡快適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的發(fā)展需求。

（二）建立科學(xué)合理的電子文件檔案管理措施

一是電子文件制作過程要劃清參加人員的責(zé)任，禁止無關(guān)人員進(jìn)入其他人的責(zé)任區(qū)域，必要時(shí)允許用只讀形式進(jìn)行資料調(diào)閱，防止操作失誤、刻意篡改等各種意外因素引起電子文件信息的變化。二是歸檔過程中對電子文件全面、細(xì)致檢查，重點(diǎn)核查電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性，以及跟相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件內(nèi)容是不是保持一致。三是嚴(yán)格落實(shí)電子文件檔案保管制度，歸檔電子文件的存儲介質(zhì)原則上使用光盤，并且要進(jìn)行寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。組織人員定期檢查電子文件的安全性和有效性，及早發(fā)現(xiàn)有損傷的載體或者信息，并立即采取相關(guān)措施進(jìn)行維修。四是電子文件入庫后載體不可外借，只能以拷貝形式提供使用，并且對電子文件的使用實(shí)施權(quán)限控制，防止無關(guān)人員對系統(tǒng)進(jìn)行一些非法訪問，防止使用過程中發(fā)生泄密或者損傷。

（三）采取有效技術(shù)手段保障電子文件長期保存

一是歸檔過程中把屬于一般性的電子文件轉(zhuǎn)換成各類平臺上都能適用的文本格式，清除由于技術(shù)更新造成的影響。二是在現(xiàn)有通用數(shù)據(jù)平臺上建立電子文件，實(shí)現(xiàn)便捷有效利用。三是使用和自行研發(fā)對應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，當(dāng)所應(yīng)用的技術(shù)和儲存的電子文件在技術(shù)條件上的一致性出現(xiàn)變化時(shí)對所儲存的電子文件進(jìn)行相應(yīng)轉(zhuǎn)換，使其始終保持同新技術(shù)的兼容性。

（四）利用信息安全技術(shù)維護(hù)電子文件的真實(shí)性、原始性

電子文件的安全問題首當(dāng)其沖就是網(wǎng)絡(luò)安全問題，要充分利用多種信息安全技術(shù)，提高電子文件檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全防護(hù)水平，目前主要采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、防火墻等安全技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對黑客攻擊和病毒侵入的安全防護(hù)。電子文件在傳遞、儲存過程中，上述技術(shù)措施對于它的安全、保密體現(xiàn)出良好效果，同時(shí)對于它的非法訪問和肆意篡改能夠有效抑制，可以保障電子文件的真實(shí)性、原始性。 （作者單位：榆林市環(huán)境監(jiān)測總站）