如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理

精細(xì)化是事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向，本文圍繞目前事業(yè)單位檔案管理工作中表現(xiàn)出弊端，闡述精細(xì)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要價(jià)值，以事業(yè)單位檔案管理為目標(biāo)，創(chuàng)新使用有效的事業(yè)單位檔案管理工作方法。

一、事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理存在的主要問題

(一)缺乏有效的規(guī)章制度

事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理缺乏有效的制度保障，現(xiàn)有的制度沒能從精細(xì)化管理的角度進(jìn)行有效要求，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作缺乏完善的制度用于日常操作參考，致使不少事業(yè)單位的部門沒能重視開展檔案的精細(xì)化管理工作。例如，事業(yè)單位現(xiàn)行檔案管理制度對(duì)檔案管理主體、客觀、項(xiàng)目、時(shí)間、形式與規(guī)格等標(biāo)注不完善，缺乏必要的檔案管理實(shí)例分析，不到有效突破傳統(tǒng)檔案管理方式阻礙，沒能在科學(xué)的制度保障下提高檔案管理的規(guī)范性，影響了檔案的質(zhì)量，同時(shí)也不利于給檔案管理提供指導(dǎo)依據(jù)，無法有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題。

(二)信息化應(yīng)用程度較低

事業(yè)單位檔案管理的信息化應(yīng)用程度較低，現(xiàn)有的管理手段不能夠符合其管理的要求，嚴(yán)重阻礙其進(jìn)行有效發(fā)展。第一，有些單位因資金問題或其他原因，沒有現(xiàn)金的檔案管理設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不利于提高檔案管理工作水平，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不能促進(jìn)檔案資源的深度挖掘。其次，事業(yè)單位在檔案管理設(shè)備的更新投入方面缺乏計(jì)劃性，不注重長(zhǎng)期經(jīng)常性的更新檔案管理設(shè)備，不能開發(fā)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備與軟件存在滯后問題。第三，當(dāng)前事業(yè)單位還缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理工作不能按照標(biāo)準(zhǔn)化的方式開展，這使得檔案管理工作的效率相對(duì)較低。

(三)檔案資源利用率較低

當(dāng)前事業(yè)單位檔案資源的利用率較低，不少事業(yè)單位的檔案管理沒能從提高利用率的角度進(jìn)行改進(jìn)，現(xiàn)有的檔案管理手段不滿足檔案使用服務(wù)的需求。例如，檔案管理的功能性發(fā)展滯后，這造成檔案管理工作理念的落后，沒能有效發(fā)揮各級(jí)檔案管理人員職能，影響了檔案管理工作的有效性。其次，檔案管理工作的流程優(yōu)化不足，傳統(tǒng)的檔案報(bào)送與傳遞方式影響了檔案提供的效率，不利于檔案管理部門及時(shí)有效的獲得相關(guān)信息。第三，有針對(duì)性的提供檔案資源，已經(jīng)成為促進(jìn)檔案精細(xì)化管理的重要手段，我國(guó)事業(yè)單位在個(gè)性化服務(wù)方面還處在初級(jí)起步階段。

二、精細(xì)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理價(jià)值

(一)實(shí)現(xiàn)服務(wù)利益最大化

精細(xì)化管理可以對(duì)事業(yè)單位檔案管理起到促進(jìn)作用，有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理價(jià)值的最大化，可以更好的引導(dǎo)其向著深層次發(fā)展，使檔案管理制度得以落實(shí)，培養(yǎng)良好檔案管理文化氛圍，保證檔案管理制度的有效落實(shí)。通過精細(xì)化的管理方式可以仔細(xì)審視檔案管理的全過程，找出其問題所在，強(qiáng)化工作人員管理意識(shí)，采用有針對(duì)性的管理方法。通過精細(xì)化管理打造的檔案運(yùn)行氛圍，可以促進(jìn)事業(yè)單位員工、事業(yè)單位服務(wù)對(duì)象認(rèn)識(shí)其價(jià)值，加速管理方法創(chuàng)新，以促進(jìn)其穩(wěn)定健康發(fā)展奠定必要基礎(chǔ)。

(二)推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

采用精細(xì)化管理模式，能夠提高其工作目標(biāo)，可以滿足事業(yè)單位更有效的收集數(shù)據(jù)信息需求。首先，在當(dāng)前公共服務(wù)供給要求不斷提高的情況下，在事業(yè)單位檔案管理中采用精細(xì)化的管理模式，對(duì)事業(yè)單位有項(xiàng)收集數(shù)據(jù)材料有重要價(jià)值，可以促進(jìn)事業(yè)單位更好的記載各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息資料，可以幫助事業(yè)單位更好的審視以往檔案工作的得失，并且在檔案中總結(jié)出各種有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，這對(duì)于完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，找出傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中的問題，為事業(yè)單位檔案管理工作與事業(yè)單位未來發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。其次，采用精細(xì)化的管理方式還可以明確事業(yè)單位檔案管理工作戰(zhàn)略，清晰的界定事業(yè)單位檔案管理發(fā)展思路，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量逐步提升，為事業(yè)單位檔案管理發(fā)展奠定良好必要的基礎(chǔ)。

(三)提高檔案管理人員的素質(zhì)

通過精細(xì)化的管理方式可以提高檔案管理人同的素質(zhì)，可以進(jìn)一步在精細(xì)化操作的基礎(chǔ)上改進(jìn)檔案管理工作制度，明確具體檔案管理人員的崗位職責(zé)。精細(xì)化的檔案管理方法對(duì)檔案管理人員的操作有明確的要求，可以運(yùn)用相應(yīng)的制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要約束，這對(duì)于提高檔案管理工作效率，提升其質(zhì)量有著無法比擬的作用。精細(xì)化的檔案管理方法不僅對(duì)檔案管理人員有硬性要求，而且也可以更好的調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，可以改進(jìn)傳統(tǒng)工作強(qiáng)度大，工作效率低的操作方式，可以有效的解放檔案管理人員的時(shí)間與空間，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)快速發(fā)展。通過精細(xì)化的方式可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升。

三、事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化的策略

(一)管理制度精細(xì)化

首先注重通過有效的修訂落實(shí)精細(xì)化檔案管理工作的原則和措施。首先，明確檔案管理工作制度，根據(jù)國(guó)家的檔案管理工作法規(guī)制度事業(yè)單位的檔案管理工作制度，切實(shí)提高檔案管理工作制度的科學(xué)性。其次，實(shí)現(xiàn)因地制宜的制定事業(yè)單位檔案管理工作制度，注重從事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，有效修訂檔案管理制度與實(shí)際不符的問題，保證檔案管理資源、數(shù)據(jù)信息的完善性和真實(shí)性。第三，在豐富檔案管理制度的前提下，運(yùn)用檔案專業(yè)的各種法規(guī)，來提高其管理水平，再具體工作時(shí)，可以參照相關(guān)管理制度，不斷對(duì)其加以完善，以達(dá)到事業(yè)單位檔案管理工作制度的水平和有效性不斷提高到目的。

(二)管理技術(shù)精細(xì)化

事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化與檔案管理科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是有密切關(guān)聯(lián)性的。技術(shù)已經(jīng)成為決定事業(yè)單位檔案管理水平重要因素，應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的趨動(dòng)下促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作快速發(fā)展。第一，以當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為契機(jī)，逐步提高檔案管理工作水平，解決其現(xiàn)實(shí)存在的效率與質(zhì)量方面的問題。其次，運(yùn)用智能化、數(shù)字化的理念提代事業(yè)單位檔案的服務(wù)水平，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)接收，借助優(yōu)質(zhì)的資源管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)平臺(tái)、安全檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)，提高數(shù)字化事業(yè)單位檔案的供給力度。第三，檔案管理工作的技術(shù)更新應(yīng)當(dāng)成為常態(tài)，能夠在精密計(jì)劃、精神控制與精心操作中更好的在事業(yè)單位檔案管理中體現(xiàn)出技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

(三)管理流程精細(xì)化

針對(duì)事業(yè)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的流程進(jìn)行精細(xì)化管理，有效提高其工作質(zhì)量，解決目前存在的問題，使其管理水平上一個(gè)新臺(tái)階。首先，圍繞著電子檔案管理的一般流程制定具體的管理措施與步驟，切實(shí)強(qiáng)化收集、整理、鑒定、保管與移交等幾個(gè)環(huán)節(jié)的精細(xì)化，科學(xué)審視上述環(huán)節(jié)的問題，不斷的提高具體檔案管理水平。其次，根據(jù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，在上級(jí)檔案局的統(tǒng)一要求，著力加強(qiáng)檔案的總目錄、卷目錄、類目錄的管理，注重開展好檔案數(shù)據(jù)掃描工作，從而提高檔案的信息利用率。第三，加強(qiáng)電子文件的流通管理，重點(diǎn)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下保證電子檔案安全，保證傳遞的安全性和完整性，滿足現(xiàn)代化進(jìn)程下檔案管理工作需求，避免其現(xiàn)實(shí)問題影響工作進(jìn)程。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位開展檔案管理的精細(xì)化工作，應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，圍繞著事業(yè)單位檔案管理工作的需求，改善著眼點(diǎn)，全面落實(shí)檔案管理工作要求，提高檔案管理工作有效性。

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