信息化發(fā)展下的檔案管理改革研究

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261021）

二十一世紀被稱為是信息化世紀，信息技術(shù)已經(jīng)真正開始走進人們的生活，并在各個領(lǐng)域發(fā)揮其不可替代的作用。就檔案來說，信息化同樣在深刻地影響著檔案管理改革的進程。對于社會來說，檔案的重要性毋庸置疑，如何有效地對檔案進行管理也一直是檔案工作者們面臨的頭等大事，與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)的檔案管理在保存方式、安全性、查詢效率等方面都不盡如人意，因此，在深化改革開放的大背景下，檔案管理工作者也應(yīng)該看到信息技術(shù)所帶來的巨大優(yōu)勢，對這一技術(shù)認真進行學習和領(lǐng)會，將其真正融入檔案管理工作中，提高檔案管理的安全與效率，滿足社會對檔案工作的要求。

一、信息化發(fā)展下檔案管理改革的必要性分析

（一）加強信息資源的整合力度

傳統(tǒng)模式下的檔案管理較為單一，只要把相關(guān)的資料影印保存然后分類歸檔即算完成，每一個單位或者每一個領(lǐng)域都是相互割裂的，相互之間幾乎沒有什么聯(lián)系，這就造成人們在進行檔案的查詢時往往極為零散，甚至難以下手，缺乏完整性，為了找一份檔案而各地奔波的情況極為常見。但這一切在信息化改革下都可以改變，以信息技術(shù)為平臺，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強檔案信息資源的整合力度，滿足廣大群眾的需求。

（二）提高檔案管理的工作效率

傳統(tǒng)檔案的錄入保存工作量非常龐大，完全由人工錄入完成，一不認真就會出現(xiàn)錯誤，效率很低。通過引入信息技術(shù)，可以簡化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。

（三）增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案首先要確保其安全性，這是檔案管理的先決條件之一，傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，雖然可以很好地防止不法分子盜竊信息，但保存材質(zhì)易受溫濕度、鼠害、火災(zāi)等影響，導(dǎo)致破損或遺失，不利于更好地進行保存。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過引進各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

（四）適應(yīng)社會發(fā)展的需求

當前信息技術(shù)快速發(fā)展，并在深刻地改變?nèi)藗兊纳钴壽E，目前國內(nèi)已經(jīng)有超過70%的人開始使用網(wǎng)絡(luò)，信息技術(shù)與社會發(fā)展已然聯(lián)系在一起。在檔案管理中，通過引入信息技術(shù)，讓社會上的人們可以更好地體會到互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的作用，積極運用相關(guān)的技術(shù)，從而更好地為自身發(fā)展而服務(wù)。

二、信息化發(fā)展下檔案管理改革路徑分析

面對信息技術(shù)所帶來的沖擊與機遇，正確地應(yīng)用信息技術(shù)用于檔案管理是當下最為迫切的任務(wù)，只有真正把信息技術(shù)切實用到具體的檔案工作管理過程中，解決過去在傳統(tǒng)模式下無法解決或者解決起來比較困難的問題，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，才能符合檔案改革的要求。具體來說，本文認為應(yīng)該做好以下幾方面的工作。

（一）提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

在信息化時代背景下，隨著工作效率的提升，人的要素作用正在不斷被放大，優(yōu)秀的工作人員可以借助于信息化技術(shù)發(fā)揮出更大的作用，甚至能有數(shù)倍的提升，因此，面對檔案管理的信息化改革，首先做好人員的培訓，不僅要使其能對信息化技術(shù)有著基本的了解，更應(yīng)該熟練應(yīng)用各種技術(shù)用于工作的開展和完成。

那么在具體的工作中如何提高工作人員的素質(zhì)呢？本文認為首先要加強工作人員的培訓，社會在變化和發(fā)展，人的知識總是在不斷落后，只有不斷學習才能不斷掌握新技術(shù)并跟上時代發(fā)展，所以相關(guān)部門應(yīng)該為工作人員提供培訓和進修的機會，尤其在資料的錄入和信息化檢索等應(yīng)用較為頻繁的方面，更應(yīng)該讓所有人都能熟練掌握起來。其次，要加強工作人員的責任感，加強其對檔案管理工作重要性的認識，明白檔案對于社會每一個人的重要性，不能玩忽職守，對于一些涉密的檔案文件更應(yīng)該清楚地意識到其重要性，做好保密工作。

（二）制定檔案管理的具體工作標準

信息技術(shù)的發(fā)展極為快速，用日新月異來形容一點不為過，而與之相對的，一旦將其應(yīng)用到檔案管理中，也必然會因為其發(fā)展速度過快而出現(xiàn)各種各樣的問題，應(yīng)對這些問題的最好辦法是建立起統(tǒng)一標準，這樣才能更好地發(fā)揮出信息技術(shù)的效率與功能。在最開始管理檔案時，單位應(yīng)該首先就如何進行檔案管理的信息化改革做一個總的指導(dǎo)方針，確定要完成和達到的目標，然后建立或者完善相應(yīng)的組織與管理制度，確保最終的結(jié)果能夠達到標準，符合期望值。信息化檔案管理的一個重要內(nèi)容就是如何實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，這是提高檔案管理的重要舉措，能夠極大程度地提高檔案的檢索效率，降低運輸風險，也能更好地幫助工作人員實現(xiàn)對檔案的管理與保護。另一個重要的改革方向就是檔案管理的自動化與智能化，通過各種新式軟件的使用，檔案可以更快地更準確地實現(xiàn)分類、標記，極大地節(jié)約了過去人工模式下所出現(xiàn)的高成本問題，也減少了出錯率，而人工智能的存在與發(fā)展則更不可忽視，目前來看人工智能的發(fā)展與使用代表了未來新的生活工作趨勢，所以檔案管理部門也應(yīng)該重視人工智能的應(yīng)用，能在自動化基礎(chǔ)上更進一步地做好檔案管理。最后，檔案的信息化管理標準建立以后，一定要遵照規(guī)章制度按照標準定期抽查檢查，確保工作落到實處，保障檔案管理改革的成效。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度

在現(xiàn)有的社會體制下，檔案關(guān)系到每一個人，所有檔案管理部門都應(yīng)該加強對這一問題的重視，確保檔案管理工作真正地造福所有人?；谶@樣的目標，檔案管理部門要認清楚自己作為服務(wù)部門的職責，進行檔案管理的信息化改革目的也是為了為人們提供更好的服務(wù)，由此轉(zhuǎn)變自己的工作態(tài)度。作為單位來講，很多領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的重視，認為只是在人事變動的時候才需要檔案，因此對檔案管理部門不重視，這也是極為錯誤的思想，對于檔案的社會性、價值性、文化性、政治性都認識不足，檔案管理是企事業(yè)發(fā)展的一部分，同時也是見證者，一旦檔案體系出了問題對單位的影響是非常大的。所以從領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該加強對檔案管理員工的重視，為其提供進修培訓機會，并幫助其完成信息化改革。

（四）結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧

需要注意的是，在進行檔案管理的信息化建設(shè)的同時，也不能完全擯棄傳統(tǒng)檔案管理手段，因為傳統(tǒng)檔案管理手段在某些領(lǐng)域依然不能替換，比如一些涉密資料，是不能進行信息化處理與保存的，一旦通過系統(tǒng)進入網(wǎng)絡(luò)而被不法分子攻擊并截獲的話，帶來的危害不可想象，因此采用紙質(zhì)資料保存安全性更高。所以在類似于這樣有限制的情況下，信息化管理不需要對其完全取代，但可以進行借鑒，提高應(yīng)有的技巧。

三、結(jié)語

當今社會的信息化改革已經(jīng)深入各行各業(yè)，對社會的影響也是巨大的，尤其是年輕人，已經(jīng)基本實現(xiàn)了基礎(chǔ)信息技術(shù)的掌握，并逐漸對其產(chǎn)生依賴，所以，信息化是所有單位都不得不面對的趨勢，積極應(yīng)對且完成自身的改變才是今后要做的主要工作。當然，僅僅依靠自己本部門進行閉門造車是不夠的，一是容易出現(xiàn)誤差，二是不能與其他部門同步，因此信息化技術(shù)需要多個部門的配合，從而保證其信息化改革的準確性和價值性。作為檔案管理部門來說，本身就是一個保存信息的部門，因此如何做好檔案的信息化管理更有實際意義，檔案管理部門應(yīng)該加強對信息資源的建立、篩選、整合，確保檔案信息在改革過程中沒有遺漏，提高其安全性和準確性，進而提高整個系統(tǒng)的運行效率，這對于檔案管理部門來說是極為重要的任務(wù)。要想方設(shè)法不斷提高員工的工作素質(zhì)，建立工作標準，完善考核機制，敦促他們的成長。單位高層要改變對檔案管理工作的態(tài)度，積極予以支持，多給檔案管理工作人員提供提高自身能力的機會，使其可以更好地完成自身工作。