柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作淺析

盧 妮

(四川美姑河水電開發(fā)有限公司，四川 成都 610094)

1 概 述

柳洪水電站位于四川省涼山彝族自治州美姑縣境內(nèi)，是美姑河流域水電規(guī)劃“一庫五級”中的第四級水電站。工程區(qū)距西昌市166 km，距美姑縣城69 km，距美姑河匯入金沙江的匯入口27 km。工程的開發(fā)任務(wù)為發(fā)電，利用落差392 m(高程1 305～913 m)，設(shè)計發(fā)電引用流量為57 m3/s，電站為低閘引水式，裝機容量3×60 MW，具有日調(diào)節(jié)能力，單機保證出力34.5 MW，設(shè)計年發(fā)電量8.45億kW·h。

柳洪水電站工程采用以設(shè)計為龍頭的EPC總承包管理模式，在該管理模式下的工程建設(shè)檔案管理工作與常規(guī)工程建設(shè)管理模式下的檔案管理工作一樣，其貫穿于整個工程項目的立項、可行性研究、設(shè)計、采購、施工、試運行以及項目竣工驗收全過程，其具有較常規(guī)管理模式優(yōu)越的方面，同時也存在一些不足之處。

2 柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理的工作內(nèi)容

工程檔案應(yīng)真實記錄工程建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，真實、客觀地反映項目的建設(shè)情況和建設(shè)過程，工程建設(shè)過程中檔案管理質(zhì)量的高低將直接影響到檔案后期的利用價值和對工程施工過程的追溯性，無論作為項目業(yè)主，還是項目承包商，在工程建設(shè)過程中，都應(yīng)高度重視工程檔案的管理工作。其主要工作內(nèi)容包括：

2.1 工程前期檔案

工程前期檔案的內(nèi)容主要包括：規(guī)劃報告、可行性研究報告(預(yù)可研報告)、項目立項審批文件、報告等。在柳洪水電站項目工程前期檔案資料中，項目規(guī)劃報告、可行性研究報告(預(yù)可研報告)等資料由項目勘測設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；項目的立項審批文件和資料由柳洪水電站項目業(yè)主單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。這些資料的收集和整理對于項目開工和項目合規(guī)性的備查具有較重要的意義。

2.2 工程施工過程檔案

柳洪水電站工程項目在取得立項批準(zhǔn)開工后，由項目業(yè)主與工程總承包單位就項目總承包費用、項目設(shè)計、施工、采購等具體實施工作進(jìn)行策劃、談判并簽訂總承包合同。在總承包合同簽訂前，與項目公司有關(guān)的文件由項目公司自行管理；與總承包方有關(guān)的文件由總承包方負(fù)責(zé)管理。

在柳洪水電站項目施工建設(shè)過程中，項目的總承包商按照總承包合同所包含的具體內(nèi)容負(fù)責(zé)收集和整理工程施工、工程驗收、設(shè)備采購、設(shè)備安裝調(diào)試等與工程實施有關(guān)的所有檔案、資料。項目業(yè)主負(fù)責(zé)整理與工程有關(guān)的業(yè)主活動所產(chǎn)生的檔案資料。在工程施工完成后，總承包方需按照總承包合同約定，將工程建設(shè)過程中形成的檔案資料移交給項目公司檔案管理部門。

2.3 工程檔案的專項驗收

工程檔案驗收工作是國家規(guī)定的水電工程專項驗收工作之一。柳洪水電站按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》要求對工程檔案進(jìn)行了整理、歸檔和專項驗收工作。按照水電工程驗收管理規(guī)范，工程檔案專項驗收工作由項目業(yè)主牽頭，工程總承包方、監(jiān)理和各參建方配合予以完成。

3 柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作存在的問題

柳洪水電站工程采用總承包管理模式，在這種管理模式下，總承包方代替業(yè)主對工程的概算、設(shè)計以及后期的施工進(jìn)行統(tǒng)一管理，對工程設(shè)計方、施工方和監(jiān)理進(jìn)行統(tǒng)一管理，代替業(yè)主從事項目的管理工作。柳洪水電站工程建設(shè)檔案的管理工作也是在總承包方的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)下，各參建單位按照工程檔案管理的統(tǒng)一要求，根據(jù)工程實際施工進(jìn)度，有計劃、有步驟、有選擇地做好圖紙資料的收集、整理和歸檔工作。但在實際工作中，該模式下的檔案管理工作存在一些不足之處。

3.1 總承包方在工程建設(shè)初期缺乏對檔案工作的整體規(guī)劃

工程一旦開工建設(shè)，其建設(shè)檔案資料便隨之產(chǎn)生。而柳洪電站總承包方在工程建設(shè)進(jìn)度、工程建設(shè)質(zhì)量、工程建設(shè)安全等方面均在工程開工前做了比較好的規(guī)劃和布置；但在檔案工作方面，卻未在開工前建立檔案管理工作整體規(guī)劃，未明確檔案工作管理模式，未編制完善的、符合國家和工程需要的檔案管理、檔案收集整編制度，也未配置專職的檔案管理人員。導(dǎo)致各施工單位的檔案管理人員在檔案收集整理過程中無標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可依，出現(xiàn)了部分工程檔案收集不完善、整編不規(guī)范的情況，在后續(xù)的檔案專項驗收過程中，出現(xiàn)了部分檔案重新整編的情況。

3.2 工程檔案收集完成度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程施工進(jìn)程

柳洪水電站工程建設(shè)前后歷時5 a，其建設(shè)周期較長，涉及的范圍較廣，而工程檔案的產(chǎn)生又是伴隨著工程進(jìn)度不斷累積起來的。在柳洪水電站工程建設(shè)過程中，總承包方以及各參建方都把主要的精力放在了工程施工質(zhì)量、施工進(jìn)度、施工安全方面，而忽略了施工過程中的檔案收集工作，出現(xiàn)了工程施工過程中的檔案資料丟棄、甚至出現(xiàn)丟失的情況。特別是對于廠家提供的圖紙資料未能及時收集，出現(xiàn)了在工程后期再次要求廠家重新寄送圖紙資料的情況，使工程檔案的收集、整理進(jìn)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)進(jìn)度，從而大大降低了檔案的時效性和后期使用的真實度。

3.3 各單位對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理工作體制機制不健全

總承包方及各參建方在工程開工初期均未配置專門的檔案管理人員，未建立完善的工程檔案管理組織機構(gòu)和制度，也未考慮過采取先進(jìn)的信息化手段規(guī)范檔案管理工作，將工程檔案管理工作放到了所有工作的末端，均認(rèn)為工程檔案是工程完工后的事情，而非貫穿于工程整個過程的一項重要工作。

4 針對柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作提出的建議

4.1 加強項目業(yè)主對檔案管理工作的主導(dǎo)權(quán)

柳洪水電站工程項目雖然采取了以設(shè)計為龍頭的總承包管理模式，但由于該總承包方是以設(shè)計院為依托的單位，其主要強項是在項目設(shè)計而非項目管理，其更未具有項目業(yè)主的管理經(jīng)驗。同時，由于總承包方也是施工方，其主要重心均放在如何把工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程安全搞好，工程一旦投產(chǎn)發(fā)電，其便認(rèn)為合同內(nèi)容和工作均已完成。而對于檔案管理工作，由于是由項目業(yè)主牽頭負(fù)責(zé)的專項驗收工作之一，總承包方對其的重視度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。對檔案的利用價值進(jìn)行分析得知，工程檔案服務(wù)的對象實際上是項目業(yè)主，而非總承包方或分包商。因此，在總承包管理模式下，應(yīng)建立以項目業(yè)主為主導(dǎo)權(quán)的檔案管理制度，形成由項目業(yè)主主導(dǎo)、總包方和各參建方配合的檔案管理體系。

4.2 由項目業(yè)主牽頭建立統(tǒng)一的工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

柳洪水電站工程的參建單位多達(dá)12家，而每個參建單位對檔案規(guī)范的理解也不完全一致，在對工程檔案應(yīng)收集的內(nèi)容和整編方式上均存在一定的差異。柳洪水電站屬于國家大中型項目，其檔案歸檔要求更為嚴(yán)格。在這種參建單位多、要求高的情況下，為確保檔案信息的完整性、有效性和一致性，項目業(yè)主應(yīng)牽頭建立符合工程實際的檔案歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范整個工程檔案收集、整理、歸檔、驗收的所有細(xì)節(jié)和要求，使得所有單位均按照統(tǒng)一的一套檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來完成相應(yīng)的工作，防止單位間的檔案工作出現(xiàn)較大的差異性。

4.3 項目業(yè)主應(yīng)加強對各施工單位檔案工作的過程監(jiān)督和檢查

為了確保工程檔案最后的整編歸檔質(zhì)量，項目業(yè)主應(yīng)在所建立的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，加強對各參建單位日常檔案收集整理工作的監(jiān)督和檢查，及時解決各單位在檔案收集、整理中出現(xiàn)的問題，確保檔案歸檔的質(zhì)量水平。

4.4 利用現(xiàn)代化信息手段，提高檔案信息化水平

隨著國家關(guān)于電子化檔案移交規(guī)范的出臺以及國家關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的有關(guān)意見。檔案信息化水平將是下一步水電工程建設(shè)檔案提升的重點。在工程建設(shè)過程中，完成檔案的信息化或直接形成電子化檔案，將大大提高工程檔案的信息化水平。項目業(yè)主應(yīng)借助現(xiàn)代化信息手段和技術(shù)，提高工程檔案的信息化水平，從而避免紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中的丟失、損壞等問題。

5 結(jié) 語

柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理是諸多水電工程建設(shè)中的一例，其主要特點在于該工程采取了總承包管理模式，在該管理模式下，項目業(yè)主、總承包方、各參建方如何在將工程施工做好的同時，也把工程檔案工作做好，將是檔案人員不斷探索的方向。同時，如何使工程檔案更好地為工程建設(shè)服務(wù)，亦是檔案人員應(yīng)思索的問題。