淺談檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策

曹春英 施國芬

太倉市人民檢察院 江蘇蘇州 215400

隨著信息技術(shù)在社會生活中的廣泛應(yīng)用，其強(qiáng)大功能也直接影響到檔案界，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是歷史的必然。因?yàn)闄n案是信息，是富有現(xiàn)實(shí)價值和歷史價值的原生信息。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化也必然影響到檢察檔案信息化建設(shè)。筆者擬通過對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，談?wù)剻z察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策。

一、對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

2005年12月，繼全國性的“金檔工程”提出以來，各地檢察機(jī)關(guān)都加緊了數(shù)字檔案建設(shè)。通過創(chuàng)建等級檔案室等形式來建設(shè)規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、電子文件歸檔管理等系統(tǒng)來適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。

信息化概念可以定義為：人們憑借高速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，通過提高開發(fā)和利用檔案信息資源的能力，全面推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)工業(yè)社會向信息社會轉(zhuǎn)變的系統(tǒng)工程。而檢察檔案信息化就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檢察檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

二、檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）在檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備更新速度過于緩慢。隨著地方經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，各基層檢察院的業(yè)務(wù)總量呈上升趨勢，在人員沒有大量增編的情況下，業(yè)務(wù)量的遞增使得檢察內(nèi)勤（兼職檔案員）工作量也在遞增。在三級網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫擴(kuò)容、數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的不斷升級要求下，檢察機(jī)關(guān)各部門的計算機(jī)使用經(jīng)過一定年限就需要及時更新，否則檢察檔案的信息化速度就可能與檢察業(yè)務(wù)工作不相適應(yīng)。但由于種種原因，實(shí)際工作中各部門的計算機(jī)難以全部及時更新到位。

（二）在檢察檔案信息資源建設(shè)方面，主要是電子文件的歸檔管理和傳統(tǒng)檢察檔案的數(shù)字化工作存在難度。由于電子文件在檔案界是一個新生事物，大量電子文件不斷產(chǎn)生，出于命名等原因，部分兼職檔案員在理解上還存在偏差，所以在移交電子文件時就會有重復(fù)移交或者遺漏移交，這給專職檔案人員清理、歸檔電子文件增加了難度。在傳統(tǒng)檢察檔案的數(shù)字化工作中，既要考慮檔案數(shù)字化的利用率，又要考慮信息化后的網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)。

（三）在檢察檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面，缺少具體可行的操作標(biāo)準(zhǔn)。雖然全國性的研究和制訂電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章已經(jīng)初具雛形，但檢察檔案的標(biāo)準(zhǔn)包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面規(guī)范大多是沿用地方檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)，還缺少包含檢察特色的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，要真正落實(shí)還有很長的路要走。

（四）在檢察檔案人才隊(duì)伍建設(shè)方面，新技術(shù)、新知識更新過慢。檔案數(shù)字化建設(shè)不光是檔案信息的數(shù)字化，更多的是對檔案人員信息化素質(zhì)要求的提高，檔案在信息化建設(shè)中對編研要求也在不斷提高，在保證原有編研成果的基礎(chǔ)上還要每年完成2篇經(jīng)三次加工而成的富有實(shí)用效果的編研成果。

三、針對檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的問題應(yīng)采取的對策

（一）要盡可能多的爭取基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)。在解決人手一臺計算機(jī)的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化計算機(jī)質(zhì)量，實(shí)行資源最優(yōu)化配置，在技術(shù)、檔案、內(nèi)勤上實(shí)行優(yōu)先更新。要加強(qiáng)檔案局域網(wǎng)建設(shè)（包括與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)的聯(lián)通）。要把增添高性能的服務(wù)器和存儲設(shè)備逐年列入預(yù)算開支，不斷滿足日益增長的數(shù)據(jù)庫擴(kuò)容、數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的需要。在以“信息化促進(jìn)執(zhí)法規(guī)范化，全面提升法律監(jiān)督能力”的三位一體建設(shè)中，檢察機(jī)關(guān)一方面要重視信息技術(shù)的現(xiàn)代化建設(shè)，一方面也要對檢察檔案的信息化建設(shè)加強(qiáng)。隨著檔案等級考核標(biāo)準(zhǔn)修整變化，檢察檔案工作建設(shè)也要不斷深入。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)上利用運(yùn)行的檔案綜合管理信息系統(tǒng)，建立網(wǎng)絡(luò)借檔服務(wù)平臺，提高檔案查詢效率。實(shí)踐證明，通過網(wǎng)絡(luò)查檔用檔，履行檢察職能，能夠不斷提高執(zhí)法水平和辦案質(zhì)量。

（二）要突破檔案資源數(shù)字化帶來的各方面難題。首先要進(jìn)一步明確檔案員與兼職檔案員在電子文件移交上的責(zé)任范圍，統(tǒng)一檢察電子文件移交范圍，要具體落實(shí)到平時的收集整理過程中去。在過渡階段，電子文件交接和管理上則實(shí)行檔案員總把關(guān)，全體內(nèi)勤和干警配合的方式。其次在軟件使用上，應(yīng)當(dāng)由檢察院和地方檔案局協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案管理軟件。三是逐步做好傳統(tǒng)檢察檔案的數(shù)字化工作。一方面要做好到期檔案的歸檔工作，另一方面還要按照數(shù)字化具體任務(wù)的整體安排按計劃分批次進(jìn)行檔案的掃描工作。檢察機(jī)關(guān)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實(shí)、完整、有效。同時，還要嚴(yán)格電子文件和電子檔案歸檔范圍的監(jiān)督和管理，根據(jù)財力盡可能配備先進(jìn)的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，做好交接檔案的各項(xiàng)工作。

（三）要加緊完善檢察檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系方面，我們檢察機(jī)關(guān)需要集中力量按照江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《電子文件歸檔與管理辦法》等各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，研究制訂一批適應(yīng)檢察檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)。要通過廣泛調(diào)研，針對基層檢察檔案實(shí)際工作中遇到的難點(diǎn)熱點(diǎn)，優(yōu)先制訂出具有檢察特色的電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)和可行性操作方法。實(shí)踐證明，只有這樣，檢察檔案管理才能真正走上信息化管理的道路。

（四）要加緊檢察檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。要堅持注重引進(jìn)與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合，要引進(jìn)檢察檔案人員進(jìn)修制度，加強(qiáng)對檔案人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，使檔案人員參加檔案信息化等知識培訓(xùn)的時間逐步增多。應(yīng)當(dāng)推行全省性的檔案信息化知識的應(yīng)用考核制度。