企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題與對(duì)策探討

高榮欣

中交一航局第三工程有限公司 遼寧大連 116083

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)中的各個(gè)企業(yè)也逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，同時(shí)企業(yè)中也逐漸建立起現(xiàn)代化的管理制度，從而使企業(yè)中的檔案資源管理也更加科學(xué)化、規(guī)范化。進(jìn)行企業(yè)檔案管理的目的除了將檔案資料準(zhǔn)確完整地保存下來(lái)之外，還需對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)與利用，但目前我國(guó)各個(gè)企業(yè)在開(kāi)發(fā)利用檔案資源的過(guò)程中還存在各種各樣的問(wèn)題，本文就此進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析。

一、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)程度不足

在企業(yè)進(jìn)行檔案資源信息開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，管理人員一般存在兩種想法，一種是檔案資源無(wú)用論，認(rèn)為企業(yè)中的檔案資源不過(guò)是一種過(guò)時(shí)的材料，從而檔案工作人員主要工作就是看守那一堆資料，只需要保證檔案不會(huì)短缺就可以，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用。另一種就是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的危險(xiǎn)論，部分管理人員擔(dān)心對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用會(huì)使企業(yè)中的檔案資源出現(xiàn)泄漏或是失密的問(wèn)題，嚴(yán)重情況下，可能還會(huì)導(dǎo)致檔案開(kāi)發(fā)人員的過(guò)度利用，從而形成一陣失控場(chǎng)面，擔(dān)心對(duì)檔案資源進(jìn)行過(guò)度的開(kāi)發(fā)利用會(huì)給企業(yè)帶來(lái)更大的麻煩，增加企業(yè)負(fù)擔(dān)，從而阻礙檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

（二）信息統(tǒng)計(jì)過(guò)于簡(jiǎn)單

企業(yè)中的檔案資源管理部門為了充分掌握檔案資源的使用情況，需要檔案管理人員利用各種數(shù)據(jù)信息，例如使用人數(shù)、檔案數(shù)量以及復(fù)印情況等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，但是卻沒(méi)有了解到對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的具體效益，包括開(kāi)發(fā)利用檔案資源所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)所進(jìn)行的檔案資料收集工作雖然在一定程度上也能將檔案資源的使用情況充分反映出來(lái)，但是統(tǒng)計(jì)方式過(guò)于簡(jiǎn)單，從而無(wú)法將檔案資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與具體作用充分顯現(xiàn)出來(lái)。

（三）沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行深度加工

目前企業(yè)在開(kāi)發(fā)利用檔案資源的過(guò)程中存在著檔案深入加工不足的問(wèn)題。企業(yè)中各個(gè)部門中都記錄有準(zhǔn)確、詳細(xì)的檔案資源，同時(shí)還采集了各種檔案有效利用的具體案例，但沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行整理編發(fā)，從而使這些檔案資源能夠重返社會(huì)，重新應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，為企業(yè)提供借鑒，從而促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。部分檔案管理部門雖然比較重視檔案資源的重新利用與反饋，但是在采集了各種優(yōu)秀的檔案利用信息之后，卻沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行深入的加工，從而重新應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，在一定程度上也阻礙了企業(yè)的發(fā)展，檔案部門在管理開(kāi)發(fā)利用檔案資源的過(guò)程中，大部分管理人員都將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案借閱中來(lái)，從而沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行深度加工，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r沒(méi)有進(jìn)行全面的考察分析，甚至在管理過(guò)程中都沒(méi)有結(jié)合檔案收藏實(shí)際，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案資源管理的混亂，有的企業(yè)甚至都沒(méi)有制定出科學(xué)具有指導(dǎo)性的規(guī)劃方案，就進(jìn)行編研工作，從而企業(yè)中的檔案資源開(kāi)發(fā)管理不能有效的成為一種發(fā)展的推動(dòng)力。

二、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的具體措施

（一）強(qiáng)化對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重視

首先企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該對(duì)檔案資源利用管理有一個(gè)充分地認(rèn)識(shí)，改善檔案資源無(wú)用的想法[1]。要了解檔案資源對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)工作，例如經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)研究以及文化建設(shè)的重要意義，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造出更多的財(cái)富，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。為此企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案資源就是企業(yè)發(fā)展中的重要寶貴財(cái)富，是企業(yè)的信息資源，從而主動(dòng)進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)，提高檔案資源利用的自覺(jué)性，其次企業(yè)需要改善檔案資源的危險(xiǎn)論，企業(yè)在開(kāi)發(fā)利用檔案資源的過(guò)程中需要以檔案資源內(nèi)容和使用方式的不同來(lái)進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)利用，從而提高檔案資源的使用效率。為此只需要相關(guān)的檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)方針政策，國(guó)家政策許可范圍內(nèi)處理好檔案利用和保密之間了聯(lián)系，在利用檔案資源的過(guò)程中就不會(huì)發(fā)生失密的問(wèn)題。

（二）健全借閱制度

在檔案資源進(jìn)行查閱的過(guò)程中是不會(huì)直接出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的，一般情況下，都需要同通過(guò)具體的實(shí)踐，才能將檔案資源的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，從而為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。為此企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家所制定的檔案法中的相關(guān)規(guī)定來(lái)建立完善的檔案借閱制度，從而更好地管理企業(yè)中的檔案資源借閱工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)利用，完善各項(xiàng)審批程序、嚴(yán)格遵守相關(guān)的登記規(guī)定來(lái)借閱檔案資料。在統(tǒng)計(jì)相關(guān)的檔案利用信息時(shí)，要保證遵守兩個(gè)同時(shí)的要求，一個(gè)是在檔案資料的借閱過(guò)程中，將相關(guān)的檔案資料利用表展示給借閱者，另一個(gè)就是在檔案資料歸還時(shí)，要求借閱者同樣填寫(xiě)好檔案資料的利用效果表。

首先在表中應(yīng)該表明檔案利用的現(xiàn)實(shí)目的，不能填寫(xiě)一些過(guò)于泛泛的原因，例如工作考查等原因，而是應(yīng)該將工作考查的屬性表明出來(lái)，例如是在哪項(xiàng)工作中進(jìn)行考查，企業(yè)中的哪一項(xiàng)房產(chǎn)案件糾紛、經(jīng)濟(jì)案件審查以及工程項(xiàng)目投標(biāo)等工作，同時(shí)還要標(biāo)注出檔案資料在使用過(guò)程中所產(chǎn)生的具體經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值作用，同時(shí)還要將工作的具體內(nèi)容表明出來(lái)。其次就是將檔案資料的使用成效清晰地表現(xiàn)出來(lái)，例如具體的事件、利用人物、使用時(shí)間以及使用地點(diǎn)等信息，從而促進(jìn)資料的持續(xù)積累，將企業(yè)檔案資源的利用價(jià)值真實(shí)地記錄下來(lái)。

（三）加強(qiáng)檔案史料的編纂

加強(qiáng)企業(yè)中檔案史料的編撰工作，企業(yè)中的史料編撰工作其實(shí)就是根據(jù)資料題目的分類，使用科學(xué)的編輯整理手法，將一些比較關(guān)鍵的檔案資料整合在一起，從而將其打印成書(shū)，并印發(fā)出版，有利于讀者的查閱。史料編纂也是比較系統(tǒng)、廣泛的工作方式，目的就是為社會(huì)中的各行各業(yè)提供服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展提供各項(xiàng)檔案資源，同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)中的重要工作。為此企業(yè)在進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)工作中，應(yīng)該將檔案資源潛在的各種價(jià)值進(jìn)行深入的挖掘，從而將檔案資源的價(jià)值充分激發(fā)出來(lái)[2]。從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求出發(fā)，深入加工企業(yè)中的檔案信息資源，將檔案資源編制成各種電子文件匯集、政策指令匯編、檔案綜述介紹、檔案史料專題叢編和匯編等資料，從而為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的查閱服務(wù)。將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)的形式，轉(zhuǎn)化為主動(dòng)提供服務(wù)的模式。其中的檔案資源編輯、出版等工作是一項(xiàng)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作，具有多種作用。不但在建設(shè)現(xiàn)代化社會(huì)主義社會(huì)中發(fā)揮著巨大的作用，同時(shí)還可以為人們進(jìn)行藝術(shù)、文化、科研、政治等工作提供各種信息材料。同時(shí)還可以將社會(huì)中較為珍貴的材料完整地保存下來(lái)，從而為后代子孫留下一份寶貴的史料，為將來(lái)社會(huì)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（四）使用信息化手段開(kāi)發(fā)檔案資源

隨著科技的不斷發(fā)展，各種信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相繼出現(xiàn)，并逐漸應(yīng)用到社會(huì)中的各行各業(yè)，同時(shí)企業(yè)中進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作也開(kāi)始使用各種信息化手段，企業(yè)已經(jīng)將檔案利用工作轉(zhuǎn)移到通過(guò)網(wǎng)絡(luò)電子查閱上來(lái)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存的模式[3]。針對(duì)時(shí)代的變化，企業(yè)應(yīng)該將計(jì)算機(jī)普及到檔案資源利用中來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化利用管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞各種檔案信息，利用光學(xué)技術(shù)提高信息儲(chǔ)存密度。從而擴(kuò)大檔案利用的輻射范圍，提高檔案的利用效率。為了滿足企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展需求，應(yīng)該創(chuàng)新檔案資源的開(kāi)發(fā)利用模式，加快企業(yè)的信息化建設(shè)工作，在記錄相關(guān)的檔案資料時(shí)，通過(guò)管理軟件對(duì)檔案資源進(jìn)行自動(dòng)分類，并自動(dòng)整理出檔案目錄，提高檔案資源的管理效率。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)檔案管理工作水平的重要依據(jù)。企業(yè)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)利用，轉(zhuǎn)變檔案被動(dòng)服務(wù)模式，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供高效精準(zhǔn)的服務(wù)，提升企業(yè)業(yè)績(jī)，宣揚(yáng)企業(yè)文化，傳承企業(yè)精神，對(duì)企業(yè)具有深遠(yuǎn)的意義。