大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)研究

陳敬暖

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校數(shù)字檔案隨之出現(xiàn)，數(shù)字檔案共享服務(wù)受到的關(guān)注也在逐漸增加。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極使用數(shù)字檔案，打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念束縛，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提升高校數(shù)字檔案應(yīng)用價(jià)值，促使高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。本文主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)，希望能給高校檔案管理部門提供一些工作借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校數(shù)字檔案 共享服務(wù)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）09（c）-0124-02

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為高校數(shù)字檔案的出現(xiàn)提供了契機(jī)，也為高校檔案現(xiàn)代化管理提供了新的途徑。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校數(shù)字檔案共享勢(shì)在必行，這不僅是高校擴(kuò)大教育范圍的有效途徑，也是滿足公眾數(shù)字檔案使用需求的重要方式。高校檔案管理部門要重視數(shù)字檔案共享，創(chuàng)新數(shù)字檔案共享服務(wù)模式，提升數(shù)字檔案共享服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理朝著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義

1.1 滿足高?？沙掷m(xù)發(fā)展需求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校數(shù)字檔案管理工作至關(guān)重要，影響著高校的發(fā)展方向。數(shù)字檔案共享服務(wù)滿足高?？沙掷m(xù)發(fā)展需求，對(duì)高校的發(fā)展起到非常重要的作用。數(shù)字檔案是一種信息資源，它的共享實(shí)質(zhì)上是信息資源的一種交互，高校之間通過數(shù)字檔案共享來進(jìn)行交流，從而互相借鑒辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，互換教學(xué)資源，共同構(gòu)建高校教育平臺(tái)，提高了高校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)，高校之間的數(shù)字檔案共享促使高校尋求新的教學(xué)模式，滿足了高校的教學(xué)資源需求，促使高校進(jìn)行內(nèi)部變革，有利于高校長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 滿足用人單位查證需求

學(xué)生在畢業(yè)后會(huì)進(jìn)入用人單位，而用人單位會(huì)核實(shí)學(xué)生的檔案信息，檢測(cè)學(xué)生是否真正完成了學(xué)校教育，從而找出高素質(zhì)、高技術(shù)人才。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，用人單位可以通過數(shù)字檔案共享服務(wù)來驗(yàn)證學(xué)生的真實(shí)身份，不僅能夠找出學(xué)歷作假的員工，而且能夠挑選出員工中的高水平人才。數(shù)字檔案共享服務(wù)是一項(xiàng)便捷的服務(wù)，用人單位無需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，只需要在網(wǎng)上查驗(yàn)即可，能夠快速得出結(jié)果，節(jié)約了大量的人力資本。學(xué)校只需要將學(xué)生的信息輸入到數(shù)字檔案庫中即可，工作效率得到了提升，工作流程得到了簡(jiǎn)化，減輕了檔案管理部門的工作負(fù)擔(dān)。

1.3 滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，多種多樣的信息資源已經(jīng)成為了一種社會(huì)資源，對(duì)社會(huì)發(fā)展有著重要的影響。高校作為信息資源的重要集合地，蘊(yùn)含著豐富的科學(xué)、文化、藝術(shù)信息，具有非常高的信息價(jià)值。高校數(shù)字檔案共享服務(wù)滿足了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要，拓展了高校的信息輻射范圍，讓更多的人能夠查閱、使用信息，有利于社會(huì)資源共享，促進(jìn)了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展。同時(shí)，高校中檔案信息能夠滿足社會(huì)群體多元化信息需求，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供不可或缺的信息支持。社會(huì)公眾能夠充分利用信息資源建設(shè)社會(huì)，不僅能夠加快社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)，而且保證了自身享有的知情權(quán)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)存在的問題

2.1 數(shù)字檔案服務(wù)意識(shí)缺失

檔案管理部門是數(shù)字檔案的主要管理部門，也是共享服務(wù)的主要服務(wù)部門。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校數(shù)字檔案不僅要服務(wù)于全校師生，還要服務(wù)于社會(huì)公眾，這樣才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案存在的意義。但是在實(shí)際的生活中，檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)存在問題，主要由兩個(gè)原因造成：第一，高校缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督機(jī)制即監(jiān)督檔案管理部門工作的機(jī)制，但是高校沒有建立這種機(jī)制，這就造成檔案管理部門的員工服務(wù)意識(shí)差的問題，不僅影響了數(shù)字檔案共享，而且影響了數(shù)字檔案管理。第二，高校宣傳工作沒有做好。高校沒有引導(dǎo)檔案管理部門服務(wù)大眾，沒有告知檔案管理部門共享服務(wù)的益處，阻礙了數(shù)字檔案共享服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.2 數(shù)字檔案管理人才不足

數(shù)字檔案管理人才是數(shù)字檔案共享服務(wù)的主要推動(dòng)力量，也是高校數(shù)字檔案的主要管理人員。數(shù)字檔案管理工作是一個(gè)非常復(fù)雜的工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和很高的信息技術(shù)水平，但是在實(shí)際的生活中，許多檔案管理人員不符合這些條件，主要由兩個(gè)原因造成：第一，高校的招聘工作沒有做好。高校在招聘檔案管理人員時(shí)過于重視應(yīng)聘者的學(xué)歷，不了解應(yīng)聘者的技術(shù)水平，招收的應(yīng)聘者無法滿足實(shí)際工作需要，不僅延誤工作進(jìn)度，而且影響他人工作。第二，高校的培訓(xùn)工作中沒有做好。高校對(duì)于培訓(xùn)活動(dòng)并不重視，交付給檔案管理人員過多工作，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.3 數(shù)字檔案共享服務(wù)體系落后

數(shù)字檔案共享服務(wù)體系是數(shù)字檔案共享服務(wù)成效的重要保障，直接決定著數(shù)字檔案共享服務(wù)的成敗。在實(shí)際的生活中，數(shù)字檔案共享服務(wù)體系落后是一個(gè)常見現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，管理制度不適用。管理制度的主要作用就是約束檔案管理人員的言行舉止，讓檔案管理人員服務(wù)社會(huì)公眾，但是高校在設(shè)計(jì)管理制度時(shí)沒有考慮實(shí)際的員工情況，致使管理制度無法發(fā)揮出實(shí)際作用。第二，獎(jiǎng)懲機(jī)制缺失。獎(jiǎng)懲機(jī)制是提升檔案管理人員工作熱情的重要方式，但是高校卻沒有設(shè)立這種機(jī)制，致使檔案管理人員出現(xiàn)了一系列的工作問題。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)實(shí)施策略

3.1 培養(yǎng)數(shù)字檔案共享服務(wù)意識(shí)

高校要培養(yǎng)檔案管理部門的共享服務(wù)意識(shí)，要讓檔案管理部門主動(dòng)服務(wù)社會(huì)公眾。高校要從兩個(gè)方面入手：第一，建立健全的監(jiān)督機(jī)制。高校要通過監(jiān)督機(jī)制來監(jiān)督檔案管理部門，讓檔案管理部門的員工正視數(shù)字檔案共享工作，提升員工的服務(wù)意識(shí)，讓員工建立新的服務(wù)形象，發(fā)揮出數(shù)字檔案的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，面向社會(huì)公眾提供數(shù)字檔案共享服務(wù)。第二，做好宣傳工作。高校要做好數(shù)字檔案共享服務(wù)宣傳工作，讓檔案管理部門了解共享服務(wù)的意義，提升檔案管理部門工作的主動(dòng)性和積極性，充分利用數(shù)字檔案共享的便利性和快捷性，滿足社會(huì)公眾的需求，提高數(shù)字檔案共享服務(wù)的質(zhì)量。高校要引導(dǎo)檔案管理部門服務(wù)社會(huì)公眾，要鼓勵(lì)檔案管理部門服務(wù)社會(huì)公眾，保障數(shù)字檔案共享服務(wù)的重要價(jià)值。

3.2 構(gòu)建數(shù)字檔案管理人才隊(duì)伍

高校要構(gòu)建數(shù)字檔案管理人才隊(duì)伍，提升數(shù)字檔案共享服務(wù)質(zhì)量。高校要從兩個(gè)方面入手：第一，提升招聘標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員的指標(biāo)包括知識(shí)、技術(shù)、能力3個(gè)方面的指標(biāo)，高校要基于這3項(xiàng)指標(biāo)開展考核，只有基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、大數(shù)據(jù)技術(shù)熟練、職業(yè)能力強(qiáng)的應(yīng)聘者才能進(jìn)入到數(shù)字檔案管理人才隊(duì)伍當(dāng)中。另外，高校要優(yōu)先招收具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘者，滿足實(shí)際工作需要。第二，增加培訓(xùn)活動(dòng)。高校要通過培訓(xùn)活動(dòng)來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員能夠快速、高效完成工作?？梢耘汕矙n案管理人員去外校進(jìn)修，也可以邀請(qǐng)檔案管理專家來學(xué)校講座，豐富檔案管理人員的知識(shí)，提升檔案管理人員的技術(shù)水平。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校數(shù)字檔案共享服務(wù)建設(shè)是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是高校提升信息資源利用率的重要途徑。高校要培養(yǎng)檔案管理部門的共享服務(wù)意識(shí)、構(gòu)建數(shù)字檔案管理人才隊(duì)伍、建立先進(jìn)數(shù)字檔案共享服務(wù)體系，提升高校的教育功能，為高校發(fā)展提供新的契機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉暢.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案資源管理研究[J].南方農(nóng)機(jī)，2018，49（16）：134，139.

[2] 王麗莎.高校數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)研究[J].黑河學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，9（5）：205-206.

[3] 葉文玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案資源管理的思考[J].檔案天地，2017（9）：49-51.