如何做好人事檔案管理工作

劉波

摘要：在提高全社會人事檔案意識和人事檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)上，維護(hù)人事檔案的真實性，建立和完善人事檔案管理規(guī)章制度，加大人事檔案信息資源的利用價值，人事檔案工作才能真正煥發(fā)新的生機(jī)和活力。人事檔案管理工作是一個具有復(fù)雜性、科學(xué)性的系統(tǒng)工程。在新形勢下，人事檔案管理工作必須抓住機(jī)遇，與時俱進(jìn)，在實踐中不斷探索出解決問題的新方法、新舉措，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；方法

人事檔案管理工作是一個具有復(fù)雜性、科學(xué)性的系統(tǒng)工程。在新形勢下，人事檔案管理工作必須抓住機(jī)遇，與時俱進(jìn)，在實踐中不斷探索出解決問題的新方法、新舉措，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。在提高全社會人事檔案意識和人事檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)上，維護(hù)人事檔案的真實性，建立和完善人事檔案管理規(guī)章制度，加大人事檔案信息資源的利用價值，人事檔案工作才能真正煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

1.強(qiáng)化法律意識，嚴(yán)格檔案管理。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，尤其是檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)通過對《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定的學(xué)習(xí)，把人事檔案管理工作放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，切實加強(qiáng)管理，使之能有效地服務(wù)于改革開放振興經(jīng)濟(jì)的大局。

2.強(qiáng)化隊伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。從事人事檔案工作的人員不僅具有要有較高的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的服務(wù)觀念，還必須具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。在加強(qiáng)隊伍建設(shè)方面可采取以下措施：一要確保檔案人員數(shù)量。按照有關(guān)規(guī)定，管理千卷以上檔案的單位，要配備一名專職檔案工作人員；千卷以下的要有兼職工作人員，并且要以主要精力從事干部人事檔案工作。二要嚴(yán)格挑選檔案管理人員。除了要注重選拔黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、事業(yè)心強(qiáng)、守紀(jì)律、守機(jī)密、具有一定工作能力和文字水平的黨員干部從事檔案工作外，還要根據(jù)新形勢的需要，選配比較年輕、學(xué)歷層次比較高并能熟練運用計算機(jī)的同志從事這項工作。三要建立檔案人員持證上崗制。檔案人員應(yīng)當(dāng)在通過人事檔案主管部門培訓(xùn)、考核取得崗位合格證后才能上崗。四要加大檔案管理人員的繼續(xù)教育、培訓(xùn)力度。通過舉辦專題培訓(xùn)班、在職自學(xué)、以整代訓(xùn)、開展研討等方式提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.加大投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。事業(yè)單位要對人事檔案工作加大投入，切實改變檔案管理不適應(yīng)工作需要的局面。與時俱進(jìn)，配備相關(guān)設(shè)施，檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理知識并學(xué)會新技術(shù)的運用，以便檔案管理實現(xiàn)動態(tài)化管理和維護(hù)，在條件許可的情況下，積極開發(fā)研制檔案管理軟件，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，實行聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。通過技術(shù)與管理創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息電子化，以充分發(fā)揮計算機(jī)功能，為提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

5.提高對人事檔案管理工作的認(rèn)識。人事檔案工作是一項艱苦細(xì)致、默默無聞的事業(yè)，不僅需要檔案工作人員自身努力，更需要各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全體員工的積極配合。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把人事檔案管理工作提上議事日程，把人事檔案管理工作作為重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，切實加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)，定期檢查，聽取匯報，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)人員及設(shè)備，及時制定相應(yīng)方針政策解決有關(guān)問題，為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利的工作條件和工作環(huán)境。同時，檔案管理工作人員要強(qiáng)化服務(wù)意識，要具有奉獻(xiàn)精神，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，切實提高自身素質(zhì)和工作水平。找準(zhǔn)檔案工作的切入點，把人事檔案工作延伸到工作內(nèi)部，積極探索人事檔案發(fā)展管理的新途徑和新方式。

6.增強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，要促進(jìn)高校人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，建設(shè)一支好的隊伍。隊伍建設(shè)可從以下三個方面著手：挖掘現(xiàn)有可用人才鼓勵現(xiàn)有的骨干人才進(jìn)行再學(xué)習(xí)、再教育。在不影響正常工作的情況下，通過自身學(xué)習(xí)和努力，提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)階段人事檔案管理工作發(fā)展的客觀要求。直接引進(jìn)所需人才。從應(yīng)屆畢業(yè)的高等院校畢業(yè)生中選擇優(yōu)秀人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，再讓他們到工作中積累經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)工作水平和管理能力。提高全員整體素質(zhì)。通過舉辦培訓(xùn)班、進(jìn)修班等方式，對工作人員進(jìn)行科學(xué)文化、崗位技能的知識更新教育，同時以點帶面，平時在開展正常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時加強(qiáng)基本業(yè)務(wù)技能和制度的掌控，使工作人員的整體素質(zhì)跟上現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的需求。

8.建立計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)管理。隨著信息時代的到來，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，勢必要求檔案管理工作的相應(yīng)變革。采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是檔案工作現(xiàn)代化的必要條件和重要標(biāo)志?，F(xiàn)階段的人事檔案管理工作必須采取先進(jìn)的、高起點的管理模式，建立有效的、規(guī)范的、科學(xué)的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)人事檔案信息的宏觀管理，提高現(xiàn)代化管理水平，拓寬人事檔案材料的信息來源和信息收集渠道及組織手段，并且充分利用現(xiàn)代化設(shè)備的高速、準(zhǔn)確和資源共享特點，切實提高人事檔案的利用水平和效率。采用現(xiàn)代化管理手段，提高人事檔案在工作中的利用效率，充分發(fā)揮人事檔案在人才資源開發(fā)中的積極作用。

9.加大人事檔案的利用價值。人事檔案的價值是潛在的，只有大力開發(fā)人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務(wù)，其價值才能得以實現(xiàn)。運用人事檔案信息資源，是發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道之一。在人事檔案開發(fā)利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關(guān)人事資料，為準(zhǔn)確選人用人、人才合理流動提供重要依據(jù)；同時又可以利用互聯(lián)網(wǎng)做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發(fā)揮人事檔案在員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用，當(dāng)好單位檔案的“管家”。

10.建立和完善檔案管理規(guī)章制度。完善規(guī)章制度是人事檔案工作健康發(fā)展的重要保證。在新形勢下，為推動人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程，人事檔案工作要吸取以前的經(jīng)驗和教訓(xùn)，繼承和發(fā)揚原來的規(guī)章制度中的科學(xué)合理部分，結(jié)合實際，建立一整套全新的合理統(tǒng)一的人事檔案管理工作模式，同時健全人事檔案管理的各項規(guī)章制度，一手抓目標(biāo)建立，一手抓制度落實。把重點放到制度落實上，采取有效措施逐級抓制度落實，既要考慮到工作中的一些必要的連續(xù)性，又能保證人事檔案工作的收集、鑒別、分類、歸檔以及保管、保密、傳遞、檢查和核對等各項任務(wù)工作的正?；谌粘９ぷ髦腥￠L補(bǔ)短，自我完善，自我提高，從而在根本上保證人事檔案工作符合時代的特征要求，以適應(yīng)時代的發(fā)展。