關(guān)于加強人事檔案信息化管理工作的探討

趙雅杰

摘要：在當(dāng)前信息化環(huán)境下，人們的生活方式發(fā)生了較大的變化，信息技術(shù)在各行各業(yè)中開始應(yīng)用。在人事檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可以有效的提高人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。文中分析了人事檔案信息化管理的重要性，并進一步對加強人事檔案信息化管理工作的措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越無法與當(dāng)前時代發(fā)展需求相適應(yīng)，這也促使人事檔案加快了信息化建設(shè)的進程。通過將先進的科學(xué)技術(shù)在人事檔案管理工作中進行應(yīng)用，為人事檔案信息化管理打下了堅實的基礎(chǔ)，同時也對人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此在實際工作中需要積極采取有效的措施來提高人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案信息化管理的重要作用，積極促進人事檔案信息的開發(fā)利用。

一、人事檔案信息化管理的重要性

（一）改變管理工作方式，提高管理水平

通過對人事檔案實施信息化管理，可以打破傳統(tǒng)人事檔案管理模式的束縛，改變?nèi)耸聶n案管理工作方式，不僅有利于降低人事檔案管理人員的工作強度，而且全面提高了人事檔案管理自動化水平。而且人事檔案實現(xiàn)信息化管理后，增加新的檔案信息也更具便利性，有利于單位領(lǐng)導(dǎo)隨時對員工工作的表現(xiàn)進行考察，能夠積極促進員工工作的積極性。

（二）保證檔案信息的完整與真實

人事檔案信息化管理實現(xiàn)后，利用先進的計算機技術(shù)來對檔案信息進行管理，可能有效的防止檔案信息丟失情況的發(fā)生，有利于保證檔案信息的完整性和真實笥。而且紙質(zhì)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，所形成的電子檔案信息更便于使用者查詢，有效的保證了原始檔案信息的安全性。

（三）提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理實現(xiàn)后，單位內(nèi)部具備查詢權(quán)限的人員可以隨時對檔案信息進行查閱，有利于提高檔案信息的利用率。而且在檔案信息化管理工作中，通過一次的檔案信息錄入，將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可能實現(xiàn)檔案信息的高效查詢，明顯的提高人事檔案信息的利用率。

二、加強人事檔案信息化管理的措施

（一）加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

基礎(chǔ)設(shè)施欠缺已經(jīng)成為限制單位人事檔案信息化管理工作落實的主要因素。正是由于基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，各單位人事檔案管理人員應(yīng)該提高對于人事檔案信息化建設(shè)的重視，充分認(rèn)識到人事檔案信息化管理對發(fā)揮人事檔案價值的重要意義。并在實際工作中加大投入力度，積極配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息化管理提供重要的物質(zhì)保障。而且對于配置的基礎(chǔ)設(shè)施，還要重視日常的維護和保養(yǎng)工作，為人事檔案信息化管理工作的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

基于計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，在當(dāng)前人事檔案信息化管理工作中，需要積極構(gòu)建一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，全面提高人事檔案信息化管理水平，促進人事檔案信息的共享和滿足檔案信息的更新要求，實現(xiàn)人事檔案信息的高效存儲，實現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量管理及便捷利用。

（三）建立健全檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的根本原則，一旦規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失，則會導(dǎo)致在檔案的移交、整理、存儲、目錄錄入、信息檢索、信息安全性方面存在較多的問題，無法實現(xiàn)信息資源的整合和高效利用，信息之間缺乏兼容性和開放性。為此，要進一步完善檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，要從檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系、應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系三個方面來進行構(gòu)建，從而為人事檔案信息化管理工作的有序開展提供重要的保障。

（四）進一步加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

在開展人事檔案信息化管理工作中，首先就應(yīng)該根據(jù)單位內(nèi)每一位工作員工的實際情況創(chuàng)建一份人事檔案，進而保證人事檔案信息內(nèi)容的完整，以人事檔案信息創(chuàng)建單位內(nèi)部的檔案信息平臺。其次，人事檔案數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用過程中，還應(yīng)該定期檢測維護信息化設(shè)備，保證基礎(chǔ)設(shè)施的安全及穩(wěn)定，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機技術(shù)所具有的優(yōu)勢，推動人事檔案信息化管理工作建設(shè)速度。最后，創(chuàng)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，提高人事檔案服務(wù)高效，保證單位工作人員能夠充分利用人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)人事檔案信息內(nèi)容。

（五）構(gòu)建完善的檔案信息化安全保障體系

良好的檔案信息安全保障體系是最堅硬的屏障，而一旦出現(xiàn)檔案信息的泄露，其后果是不可控、無法預(yù)知且無法補救的。首先要從硬件設(shè)施的安全性能上強化安全問題。不定期的巡查設(shè)備的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運行狀態(tài)，防止因線路老化及設(shè)備老化而導(dǎo)致的安全隱患，還要做好同步的信息備份工作，將備份數(shù)據(jù)與檔案信息化數(shù)據(jù)庫進行隔離，以保證發(fā)生危險時備份數(shù)據(jù)的安全性。其次要注重強化對惡意病毒、木馬等網(wǎng)絡(luò)危害源的防范和控制，加強對木馬程序、鏈接網(wǎng)站以及黑客攻擊等問題的重視和防范。最后還要建立起安全的用戶防護平臺，并以訪問權(quán)限、身份驗證、數(shù)據(jù)庫日志檢測等技術(shù)來強化應(yīng)用系統(tǒng)的安全。

（六）打造一支復(fù)合型高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍

在人事檔案信息化管理工作中，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有較高的要求?；趥鹘y(tǒng)人事檔案管理工作無法滿足檔案信息的隨時調(diào)取及遠(yuǎn)程服務(wù)需求，因此通過加強檔案信息化建設(shè)，這就需要打造一支專業(yè)的檔案信息化人才隊伍。因此在日常工作中要重視對檔案管理人員的信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員對信息技術(shù)水平，使其在實際工作中能夠充分的運用各種信息化管理軟件，實現(xiàn)對檔案信息的高效管理。同時還要重視后備人才的培養(yǎng)，充分的將專業(yè)理論與專業(yè)技能相結(jié)合，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)束語

當(dāng)前人事檔案信息化管理已成為各單位現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，因此在現(xiàn)階段，需要加強人事檔案信息化管理工作，全面提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，在日常工作中需要強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案信息化管理規(guī)范和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，加強人才隊伍建設(shè)，為人事檔案信息化管理工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。

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