關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位檔案服務(wù)能力的探討

高大鵬

摘要：檔案服務(wù)主要指的是檔案的開發(fā)利用，作為一項(xiàng)具體的檔案利用活動，主是要通過運(yùn)用檔案資源來更好的滿足公眾需求，實(shí)現(xiàn)檔案的價值。在事業(yè)檔案工作中，通過提高檔案服務(wù)能力，可以使檔案更好的服務(wù)于需求個體，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，進(jìn)一步推進(jìn)檔案服務(wù)社會的能力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案服務(wù)；業(yè)務(wù)流程；服務(wù)機(jī)制；信息化；條件效果

在當(dāng)前信息化時代，社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對檔案的需求也不斷增加，這也對新時期檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位作為國家服務(wù)于社會的組織，在發(fā)展過程中需要利用到檔案信息資源，因此在檔案工作中，需要重視檔案資源利用服務(wù)能力的提升，使其更好的履行好服務(wù)職能，從而為公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會起到積極的促進(jìn)作用。在事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作中，需要通過全面強(qiáng)化管理，保證檔案的完整性和可行性，從而使檔案信息能夠更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案服務(wù)方法

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案服務(wù)理念與檔案服務(wù)工作的建設(shè)工作息息相關(guān)，因此需要樹立正確的服務(wù)觀念，并不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容，為公眾提供高質(zhì)、優(yōu)效的檔案服務(wù)，更好的滿足公眾日益增長的檔案服務(wù)需求，全面提高事業(yè)單位檔案服務(wù)能力。在事業(yè)單位檔案日常工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案服務(wù)工作給予充分的重視，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，全面提高檔案工作的效率和質(zhì)量。通過開展積極的檔案服務(wù)活動，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，進(jìn)一步提高檔案的社會影響，樹立檔案在公眾中的形象，提高檔案窗口的服務(wù)質(zhì)量，從而激發(fā)廣大群眾對檔案信息的各種利用需求，更好的發(fā)揮出檔案的利用價值。

二、重組檔案業(yè)務(wù)流程

在事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)流程重組過程中，需要以信息化作為切入點(diǎn)，并對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行客觀分析，及時找出工作中存在的問題，并運(yùn)用信息技術(shù)來重新規(guī)劃和整合檔案資源，使檔案業(yè)務(wù)流程能夠更好的滿足信息化要求。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位需要通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，即要根據(jù)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)流程，通過對檔案工作內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時跟蹤，做好檔案數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作。并針對需求者對檔案信息的需求，制定具有針對性的流程，使其能夠更好的滿足檔案利用者的各種需求。同時還要推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，即要確保制定的業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，確保業(yè)務(wù)流程具有較好的使用價值和可行性，以此來推動檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

三、不斷優(yōu)化和創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

檔案的核心價值在于利用。因此，要樹立“最好的服務(wù)就是最好的管理”的工作理念，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，強(qiáng)化服務(wù)意識，并積極主動地為單位加強(qiáng)檔案管理、科學(xué)發(fā)展提供準(zhǔn)確、全面、可靠的信息資料支持。在服務(wù)態(tài)度方面，相關(guān)工作人員要細(xì)致、耐心且堅(jiān)持原則，以便更好地滿足利用者的需求；在服務(wù)時機(jī)方面，要與時俱進(jìn)地開發(fā)開放檔案信息資料為單位所用；在服務(wù)方式方面，可以實(shí)行自助查詢、單位內(nèi)部目錄共享等多種形式和多種的檢索方式，為檔案利用者盡可能地提供更多的渠道和方式進(jìn)行查閱；在服務(wù)體驗(yàn)方面，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案室的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施和管理制度建設(shè)，改善利用環(huán)境和服務(wù)態(tài)度，給利用者提供更為舒適、便捷的服務(wù)。

四、加強(qiáng)檔案信息化工作，拓展檔案服務(wù)手段

事業(yè)單位檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，通過推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，有利于進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，需要對檔案服務(wù)手段進(jìn)行拓展，加快推動檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的高效檢索。同時還要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化系統(tǒng)的檢索功能，提高電子檔案管理系統(tǒng)的查詢效率。還要進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)的解密功能，提供更多可利用檔案資源。另外，還要做好電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間的銜接工作，將電子文件直接在兩個系統(tǒng)之間進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同步完成檔案的收集和歸檔工作，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)手段，提高檔案信息的利用率。

五、注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結(jié)，提高利用效果，切實(shí)加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)。首先在檔案利用時督促利用者認(rèn)真填寫檔案利用（借閱）登記表；其次定期對檔案利用狀況進(jìn)行分析，找出利用規(guī)律、利用側(cè)重點(diǎn)、重點(diǎn)利用部門、主要利用目的等，做到心中有數(shù)，以便利用時能快捷提供服務(wù)；第三要不定期調(diào)查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時問詢、發(fā)放利用效果反饋表、征集檔案利用實(shí)例等方式，收集利用效果，并進(jìn)行匯總分析；第四要定期召開座談會，調(diào)查需求、利用效果和希望改進(jìn)方向，更好地提高利用水平。

六、提高檔案工作者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案服務(wù)能力

為了能夠有效的提高事業(yè)單位檔案服務(wù)能力，則要求檔案工作者要具備較紗的綜合素質(zhì)，通過全面提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和能力，以此來推動檔案服務(wù)能力的提升。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要注重自身服務(wù)意識的提高，及時轉(zhuǎn)變自身的觀念，積極推動檔案服務(wù)工作。同時在檔案服務(wù)工作中，還要變被動為主動，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，以此來推動檔案資源的開發(fā)利用。同時還要通過不斷提高檔案管理人員的自身的素質(zhì)，提高檔案管理人員對檔案資源綜合管理能力，通過對檔案資源不斷整合開發(fā)，為檔案利用工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，還要重視對檔案管理人員的信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，全面提高其對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能力，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)能力。

七、結(jié)束語

基于當(dāng)前信息社會，人們對檔案服務(wù)需求更具多元化。在這種新形勢下，事業(yè)單位檔案管理人員需要樹立起積極、主動的檔案服務(wù)意識，并能夠在實(shí)際工作中更好的履行好自身職責(zé)，加快推動檔案服務(wù)理念和服務(wù)方法的創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，使檔案資源能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和健康，為事業(yè)單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

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