人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對(duì)策

摘要：人事檔案是人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中，用于記錄詳細(xì)調(diào)動(dòng)信息的資料檔案，同時(shí)也是個(gè)人經(jīng)歷、工作狀態(tài)、德才的重要體現(xiàn)，而人事檔案管理工作則是通過(guò)采用多種有效方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的收集、整理、儲(chǔ)存，具有重要現(xiàn)實(shí)意義。然而，該項(xiàng)工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，通常并不會(huì)受到企業(yè)重視，加之受到儲(chǔ)存環(huán)境、管理流程、工作人員等多方面因素的影響，無(wú)法充分保證人事檔案管理工作的有效性。本文將結(jié)合實(shí)際情況，闡明人事檔案管理工作的重要性，分析其工作現(xiàn)狀，并提出新時(shí)期下優(yōu)化人事檔案管理工作的具體對(duì)策，為今后開(kāi)展的各項(xiàng)工作提供有力參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；對(duì)策

人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、品德的重要標(biāo)準(zhǔn)與參考依據(jù)，其準(zhǔn)確性對(duì)于人員調(diào)動(dòng)與人事安排等，具有最為直接的影響。然而，從目前情況來(lái)看，企業(yè)在人事檔案管理工作這一方面的關(guān)注度明顯不足，缺乏對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，加之企業(yè)沒(méi)有為人事檔案提供單獨(dú)、專(zhuān)門(mén)的儲(chǔ)存場(chǎng)所，導(dǎo)致人事檔案損毀相對(duì)嚴(yán)重，缺乏可信度。這些均是人事檔案管理工作中較常出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)也說(shuō)明了優(yōu)化檔案管理工作的重要性。因此，對(duì)人事檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出優(yōu)化對(duì)策具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案管理工作的重要作用

人事檔案是個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、調(diào)動(dòng)等方面的詳細(xì)記錄，一般情況下通常是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄與保存，是員工調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)。因此，人事檔案管理工作，是企業(yè)日常工作中的重要組成部分，應(yīng)得到相應(yīng)的重視。科學(xué)有效的檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的有機(jī)調(diào)配與運(yùn)用，使得人員分配更加符合員工自身的實(shí)際工作狀況，從而有效提高企業(yè)、部門(mén)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。然而，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)的用人需求不同程度增加，而在檔案管理這一方面，人才也相對(duì)緊缺，影響到了該項(xiàng)工作的有效性。因此，檔案管理問(wèn)題是企業(yè)亟待解決的一項(xiàng)重要問(wèn)題。

二、人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）輕視人事檔案管理工作重要性

雖然，人事檔案管理工作，并沒(méi)有直接對(duì)企業(yè)日常工作造成影響，但是由于檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)企業(yè)人員調(diào)動(dòng)與分配產(chǎn)生影響，若是其管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致人員調(diào)用情況無(wú)法得到有效控制[2]。然而，現(xiàn)階段企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中并沒(méi)有重視這一工作內(nèi)容，相反存在一定輕視態(tài)度，沒(méi)有意識(shí)到認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，缺乏較為良好的管理意識(shí)。這就使得當(dāng)前人事檔案自身的積極作用，無(wú)法被充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而為企業(yè)相關(guān)工作帶來(lái)較大的工作阻礙。此外，在實(shí)際工作的過(guò)程中，還存在工作人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)的情況，存在僥幸心理，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，而信息補(bǔ)充、說(shuō)明、歸檔等工作有效性更是無(wú)法得到保證，這就導(dǎo)致人事檔案管理混亂這一消極情況，各項(xiàng)檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等，均無(wú)法得到保證，對(duì)于企業(yè)日常工作、員工人事調(diào)動(dòng)等方面均產(chǎn)生了較大的影響[3]。

（二）管理方式落后

由于人事檔案是記錄人員工作變化、經(jīng)歷等方面的政治性材料，具有一定的保密性質(zhì)。在科技時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的管理方式不再是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的唯一手段與方法，而在信息化的影響下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也正逐漸朝著電子化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)。然而，就目前企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，紙質(zhì)檔案仍然是檔案的主要形式，電子化檔案的普及率相對(duì)較低，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息建設(shè)。在人事檔案管理方面，工作人員并沒(méi)有將檔案資料錄入電腦，仍然是采用手工方式進(jìn)行記錄，為檔案及時(shí)更新、保存等帶來(lái)一定困難。此外，企業(yè)并沒(méi)有為人事檔案提供專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)空間。大部分情況下，人事檔案會(huì)與辦公室其他材料混雜在一起，而員工也可以隨意接觸到這些機(jī)密資料，使得人事檔案篡改、丟失等情況屢見(jiàn)不鮮，甚至還會(huì)出現(xiàn)材料信息來(lái)源不明、信息損毀、紙質(zhì)檔案殘缺不全等，最終導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作無(wú)法形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系，無(wú)法為企業(yè)人員調(diào)用提供有力參考依據(jù)。

（三）主動(dòng)服務(wù)意識(shí)缺失

雖然，人事檔案管理被作為企業(yè)日常工作中的一部分主要內(nèi)容，但是事實(shí)上，這一工作通常是局限在管理層面，更加注重的資料管理，在利用方面明顯不足。在管理過(guò)程中，管理人員始終是將個(gè)人工作集中在收集、歸納、整理這幾個(gè)方面，并不會(huì)主動(dòng)利用人事檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)、信息與資料，而檔案動(dòng)態(tài)規(guī)律也被忽視，加之員工主觀服務(wù)意識(shí)的缺失，在日常工作的過(guò)程中，無(wú)法形成主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供參考資料、有效依據(jù)的潛在工作意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)員工的實(shí)際工作狀況、人員分配情況、人員調(diào)動(dòng)情況等信息，無(wú)法真實(shí)、及時(shí)、有效的體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)較大挑戰(zhàn)與威脅。

（四）管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

專(zhuān)業(yè)從事人事檔案管理工作的技術(shù)人才缺失，是企業(yè)完善人事檔案管理過(guò)程中，所面臨的最主要問(wèn)題。大部分員工在上崗之前，并沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)相關(guān)知識(shí)，且對(duì)管理工作認(rèn)知尚不明確，通常是由于職位需要臨時(shí)調(diào)用，或是一人身兼數(shù)職，因此無(wú)法針對(duì)人事檔案管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行更為及時(shí)有效的處理，使得檔案管理工作有效性無(wú)法充分發(fā)揮。與此同時(shí)，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作內(nèi)容、工作方式均在不斷更新，而由于管理人員自身缺乏較強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，加之企業(yè)對(duì)檔案管理工作的忽視態(tài)度，使得大部分管理人員無(wú)法系統(tǒng)的學(xué)習(xí)信息技術(shù)，因此檔案仍然是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，電子化檔案并沒(méi)有普及，限制了檔案管理工作的進(jìn)一步完善。此外，員工缺乏責(zé)任感也是限制檔案管理工作進(jìn)一步完善的關(guān)鍵性?xún)?nèi)容。由于管理人員主觀責(zé)任意識(shí)的缺失，在實(shí)際工作的過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)命令，從而影響到人事檔案管理工作的有效性。

三、人事檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)檔案管理意識(shí)

在當(dāng)下，人事調(diào)度與分配已經(jīng)成為現(xiàn)階段影響企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而人事檔案管理則是可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)認(rèn)識(shí)安排提供最為直接、有效的參考依據(jù)，使得領(lǐng)導(dǎo)決策更加具有實(shí)效性。因此，在今后發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)個(gè)人工作內(nèi)容、工作性質(zhì)、工作重要性等方面有著更為全方位的認(rèn)知，及時(shí)更新思想觀念，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高個(gè)人工作意識(shí)，從根本上進(jìn)行改變，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代變化為其工作帶來(lái)的新要求，從而有效提高工作質(zhì)量。不僅如此，企業(yè)也應(yīng)該給予人事檔案管理相應(yīng)的重視，并及時(shí)采取有效措施對(duì)其存儲(chǔ)環(huán)境、調(diào)取流程、監(jiān)督等方面進(jìn)行完善，充分保證檔案的安全性與真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，不僅有助于企業(yè)優(yōu)化工作流程、提供工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)收集與整理。因此，信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于企業(yè)發(fā)展是較為關(guān)鍵的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。人事檔案，作為人事調(diào)度的直接參考資料，同樣也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化，檔案資料準(zhǔn)確性才可以得到進(jìn)一步提升。為了達(dá)到這一目標(biāo)，企業(yè)首先應(yīng)重視人事檔案管理這一工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，并且加大投資力度，對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等進(jìn)行檢查與維修，保證機(jī)械設(shè)備的正常使用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化提供根本保障。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)海英建立起完善的人力資源信息化系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)的基本特征，對(duì)檔案數(shù)據(jù)、信息資料進(jìn)行收集、整理、歸納與存儲(chǔ)，既可以減輕工作人員自身的工作壓力，同時(shí)還可以有效提高工作質(zhì)量，減少人工操作可能造成的各項(xiàng)工作失誤，加強(qiáng)信息建設(shè)，保證人事檔案資料真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）提高檔案資料的有效利用率

人事檔案利用率低下，是檔案管理工作所面臨的一項(xiàng)主要問(wèn)題。針對(duì)這一情況，企業(yè)需要真正認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，在今后開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中，重視人事檔案資料內(nèi)容的及時(shí)更新與處理，使得人事檔案可以更加全面、充分的反映出一個(gè)人真實(shí)的生平記錄，進(jìn)而根據(jù)這一記錄，進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)工作，有效提高人事檔案的有效利用率與自身價(jià)值。

（四）提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

員工自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是影響該項(xiàng)工作的最直接因素，為了從根本上提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)從多方面著手開(kāi)展相關(guān)工作。首先，定期對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。為了使管理人員的思想觀念更加符合企業(yè)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，企業(yè)必須對(duì)員工自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行綜合系統(tǒng)的培訓(xùn)，使得員工具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。其次，對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。信息化已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，可以提升管理人員自身的工作能力、工作技巧，以避免管理人員操作失誤而造成檔案資料損毀。最后，完善監(jiān)督管理。良好的外在監(jiān)督環(huán)境，可以為員工營(yíng)造一種良好的工作氛圍，使得管理人員的工作行為可以得到進(jìn)一步約束，促使其工作逐漸朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，全方位提升工作質(zhì)量與工作效率，保證檔案管理工作的順利落實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，作為企業(yè)日常管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其工作質(zhì)量對(duì)于人事調(diào)動(dòng)有著最直接的影響。因此，重視人事檔案管理工作、強(qiáng)化工作人員素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)信息化管理，已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)優(yōu)化工作流程的一種必行之策。在新時(shí)期下，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作，針對(duì)其在實(shí)際工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化方案，使得檔案管理工作更為有效，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展以及人員調(diào)配工作的順利進(jìn)行提供有力保障。

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作者簡(jiǎn)介：張楊（1982，1-），湖南人，廣東省中山市科學(xué)館工作。