公文版頭部分格式要素淺析

隋立揚 沈穎

《黨政機關(guān)公文格式》國家標準將版心內(nèi)的公文格式要素劃分為版頭、主體、版記三部分。其中，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人六個格式要素。版頭部分的格式要素排布在公文首頁，堪稱公文的“門面”。版頭部分的格式要素標注得準確、規(guī)范、美觀，能夠顯示公文的嚴肅性和權(quán)威性；反之，如果標注得錯誤、無序、散亂，就會使讀者對公文的第一印象大打折扣，甚至導致處理上的偏差。本文結(jié)合公文處理工作實踐，對公文版頭部分的格式要素進行分析解讀，供讀者參考。

一、份號

涉密公文應當標注份號。收文單位根據(jù)份號批抄分發(fā)公文，可以準確定位公文的受文對象，掌握每一份公文的流向。標注份號，對于公文的分發(fā)、查詢、借閱、統(tǒng)計、清退、銷毀等工作很有幫助，有利于加強公文的管理和利用。份號一般用六位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

份號的常見錯情有：1. 涉密公文未標注份號。2. 位置標注錯誤，如標注在版心右上角。3. 份號不足六位或超出六位，如“0003”。4. 隨意手寫份號。

二、密級和保密期限

涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限，并按照相應涉密等級嚴格管理。保密期限應當根據(jù)公文的內(nèi)容，按照維護國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)。正確標注密級和保密期限，既是對公文涉密內(nèi)容的保護，也是對接觸公文人員的提醒。密級和保密期限一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

密級和保密期限的常見錯情有：1. 涉密公文未標注密級，如某單位學習貫徹某個涉密公文情況的報告未標注密級。2. 位置標注錯誤，如標注在版心右上角。3. 保密期限中的數(shù)字用漢字標注，如“秘密★十年”。

三、緊急程度

緊急程度是指公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文處理工作實踐中，應根據(jù)公文內(nèi)容實事求是、準確合理地確定公文是否標注緊急程度，標注哪種緊急程度。內(nèi)容為常規(guī)的工作安排、總結(jié)或?qū)W習貫徹上級文件、領(lǐng)導講話、會議精神等非緊急事項的公文，不應標注緊急程度。緊急程度一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

緊急程度的常見錯情有：1. 不急的公文卻標注緊急程度。2. 位置標注錯誤，有的甚至隨意在版頭區(qū)域加蓋“特急”印章。3. 紙質(zhì)公文錯用電報的緊急程度，如標注“特提”等。4. 緊急程度表述不規(guī)范，如標注“緊急”“急”等。

錯情圖例1：份號不足六位；保密期限中的數(shù)字用漢字標注；紙質(zhì)公文錯用電報的緊急程度。

四、發(fā)文機關(guān)標志

發(fā)文機關(guān)標志主要有兩種形式：一是由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；二是發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標志一般用紅色小標宋體字居中排布，其字間距應適中，不宜太密。發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為35mm。

聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

發(fā)文機關(guān)標志的常見錯情有：1. 發(fā)文機關(guān)標志與標題、發(fā)文機關(guān)署名、印章不一致。如發(fā)文機關(guān)標志用“××市財政局”，發(fā)文機關(guān)署名或印章卻是“××市財政局黨組”或“××市財政局辦公室”。2. 位置不規(guī)范。如發(fā)文機關(guān)標志上空距離過大，或距離下方的發(fā)文字號過遠。

錯情圖例2：發(fā)文機關(guān)標志與標題、發(fā)文機關(guān)署名不一致。

五、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。公文標注發(fā)文字號，可以表明公文出自哪個單位、形成的年度及順序，既便于分類管理、查詢檢索，又便于公文引用。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、精練、無歧義、易識別，要避免與上級機關(guān)、同級機關(guān)的機關(guān)代字雷同。一個表述準確的機關(guān)代字，應該與行文性質(zhì)相匹配，有的單位不管上行文還是下行文，機關(guān)代字都用一個“發(fā)”字，這是不合適的，應該加以區(qū)分。發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

發(fā)文字號的常見錯情有：1. 發(fā)文機關(guān)代字概括不準確。有的機關(guān)代字太長，多的甚至超過十個字，如某市重大生態(tài)項目建設(shè)領(lǐng)導小組辦公室的機關(guān)代字為“×重大生態(tài)項目小組辦發(fā)”；有的機關(guān)代字黨政不分，如以××市財政局名義下發(fā)的公文卻標注為“財黨發(fā)”。2. 年份標注錯誤。如2016年擬制的公文，其發(fā)文字號中的年份仍錯標為“2015”，這種錯誤在每年1月初經(jīng)常出現(xiàn)；有的標注不規(guī)范，如2016年標注為“〔16〕”；有的不使用六角括號，卻使用方括號、圓括號。3. 位置標注錯誤。如上行文發(fā)文字號居中標注，發(fā)文字號與紅色分隔線相隔過大。

錯情圖例3：上行文發(fā)文字號居中排布，未標注簽發(fā)人；2016年擬制的公文，發(fā)文字號中的年份錯標為“2015”。

六、簽發(fā)人

上行文應當標注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關(guān)負責人已對所簽發(fā)的公文審核把關(guān)。聯(lián)合發(fā)文應由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

簽發(fā)人的常見錯情有：1. 上行文未標注簽發(fā)人。2. 簽發(fā)人不是發(fā)文機關(guān)主要負責人或由其授權(quán)的負責人。3. 聯(lián)合上行文的簽發(fā)人只標注主辦機關(guān)負責人，未標注其他機關(guān)負責人。4. 位置標注錯誤，聯(lián)合行文時，“簽發(fā)人”三字應與第一個簽發(fā)人姓名處在同一行，有的卻將“簽發(fā)人”三字放在簽發(fā)人姓名的中間行或與最后一個簽發(fā)人姓名排在同一行。5. 簽發(fā)人姓名使用的字體錯誤。6. 簽發(fā)人應只標注姓名，有的還標注了簽發(fā)人所在的機關(guān)名稱或職務。

錯情圖例4：“簽發(fā)人”三字位置標注錯誤；簽發(fā)人姓名使用的字體錯誤；標注簽發(fā)人所在機關(guān)名稱。

（摘自《秘書工作》）