新形勢(shì)下做好水利檔案工作應(yīng)注意的問題

屈建春，馬玉彪，臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟(jì)南 250100）

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要記錄和歷史再現(xiàn)，是水利事業(yè)發(fā)展的必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)的重要工作之一，做好新形勢(shì)下水利工程檔案工作應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。

1 提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性

檔案是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的有效記憶工具，檔案是重要水利工程建設(shè)與管理過程的原始的歷史記錄和憑證，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。水利工程檔案，涉及工程建設(shè)及前期工作的各個(gè)方面，記載水利工程立項(xiàng)、勘測(cè)、可研、批復(fù)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及運(yùn)行等各方面的自始至終全過程，凝結(jié)著水利人的智慧、辛勞、汗水和輝煌，為水利人今后做好各項(xiàng)工作提供寶貴的借鑒經(jīng)驗(yàn)和工程管理、利用依據(jù)，做好水利工程檔案工作，舉足輕重。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制

2.1 層層落實(shí)水利工程檔案工作責(zé)任

要做好水利工程文件資料的歸檔工作，必須進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全工作機(jī)制。及時(shí)成立水利工程或項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及具體的工作機(jī)構(gòu)，明確年度或檔期工作要點(diǎn)和具體方案，研究制定措施，層層落實(shí)責(zé)任，確保責(zé)任明確、任務(wù)到人，部署安排工作到位，落實(shí)措施可行有力，時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確，文件資料收集、整理分類、立卷歸檔等各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

2.2 檔案工作與工程建設(shè)管理等工作同步開展

在水利工程建設(shè)與管理中，檔案工作應(yīng)隨各項(xiàng)工作同部署、同開展、同檢查，各種文件資料及時(shí)收集、整理、歸檔。如果檔案工作與工程建設(shè)與管理工作不同步，水利工程檔案中的前期工作檔案、建設(shè)與管理檔案、竣工驗(yàn)收檔案和運(yùn)行（使用）檔案等，既不符合檔案管理工作的規(guī)定和工程建設(shè)與管理的有關(guān)要求，也難以保證工程質(zhì)量和工程進(jìn)度，各種重要的文件資料、聲像等也難以收集齊全，更不會(huì)為今后的開發(fā)利用提供保障。

3 夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范水利工程檔案管理

3.1 嚴(yán)格制度，用規(guī)章制度規(guī)范檔案工作

遵守制度是做好工作的前提和保障。用制度約束人和事，用制度理順工作程序，用制度規(guī)范工作，所有的問題都會(huì)迎刃而解。做好新形勢(shì)下的水利工程檔案工作，應(yīng)及時(shí)制定并嚴(yán)格遵守《水利工程檔案人員崗位責(zé)任制度》《水利工程檔案歸檔制度》和《水利工程檔案管理工作責(zé)任追究制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范水利工程檔案工作，提升工作水平。

3.2 夯實(shí)基礎(chǔ)，完整收集文件資料

水利工程檔案管理工作是水利工程基礎(chǔ)管理工作的一個(gè)重要組成部分，是反映水利工程綜合管理水平的一個(gè)重要窗口。從水利工程檔案工作的規(guī)范化程度可以看出一個(gè)工程、一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)分部工程、一個(gè)單元工程的管理是否科學(xué)有序，建管機(jī)構(gòu)的工作是否得力、扎實(shí)。完整齊全的水利工程檔案資料，是記錄各有關(guān)建設(shè)管理單位工作成績(jī)的主要依據(jù)，是凸顯工作亮點(diǎn)的有力支撐，是銜接工作任務(wù)的主要載體。歷史上各個(gè)輝煌的水利工程，都是通過完備的水利工程檔案保存來展現(xiàn)的。因此，從某種程度上說，水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的“業(yè)績(jī)成績(jī)單”。各有關(guān)單位和部門應(yīng)及時(shí)完整的收集整理工作中所有應(yīng)歸檔的文件資料、實(shí)物檔案、圖紙以及聲像（照片、錄像、錄音、光盤、磁盤）、電子文件資料等，所有歸檔文件資料最好一式兩份，其中的備份檔案主要用于今后的查找利用服務(wù)。

4 團(tuán)結(jié)協(xié)作，有序推進(jìn)檔案建設(shè)

4.1 凝心聚力，科學(xué)做好分類立卷歸檔工作

水利工程檔案工作不是孤立的，做好檔案工作離不開各建管機(jī)構(gòu)、施工部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作；文件資料的齊全完整更離不開每位工作人員的配合支持。一是需要水利工程建設(shè)與管理人員的配合。水利工程檔案工作的特點(diǎn)是各環(huán)節(jié)的專業(yè)化程度較強(qiáng)，不從事具體業(yè)務(wù)的工作人員，很難界定，哪些資料需要?dú)w檔、哪些資料需要保存、保存期限多長(zhǎng)，最了解業(yè)務(wù)工作的，往往是各有關(guān)部門的一線工作人員，因此在水利工程文件資料的收集階段，要依賴各部門做大量的前期工作。二是需要所有檔案人員密切合作。檔案的分類、立卷、錄入、編目、掃描、入庫(kù)以及科學(xué)保管和有效利用需要所有檔案工作人員地密切配合，要嚴(yán)格按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、團(tuán)結(jié)協(xié)作、資源共享”的原則夯實(shí)工作基礎(chǔ)、整合信息資源、創(chuàng)新工作方法、加強(qiáng)信息化建設(shè)，真正做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、科學(xué)合理、規(guī)范高效。

4.2 壓茬推進(jìn)，檔案信息化工作有序推進(jìn)

水利工程檔案工作者在認(rèn)真落實(shí)上級(jí)水利工作主管單位和檔案主管部門提出的歸檔工作要求、嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔制度的前提下，根據(jù)新形勢(shì)下具體水利工程建設(shè)與管理的實(shí)際情況，在水利工程文件資料歸檔的同時(shí)，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的發(fā)展要求，全面加強(qiáng)檔案信息化和數(shù)據(jù)化工作，注重?cái)?shù)字檔案資源的規(guī)范化管理，壓茬開展信息化工作，在確保檔案信息原始性和真實(shí)性的前提下，及時(shí)完成紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案工作，實(shí)現(xiàn)雙規(guī)制歸檔，建立數(shù)字檔案室，完善數(shù)字檔案系統(tǒng)，為今后的編研、開發(fā)、利用提供便利和保障，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理方式和手段由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代信息型的徹底轉(zhuǎn)變。

5 保障到位，確保檔案工作有序開展

5.1 組織保障到位

水利工程檔案工作者要在檔案整理全程采用流水作業(yè)，一個(gè)部門沒有按時(shí)完成，將影響整個(gè)整理歸檔工作的進(jìn)度。一是單位組織有力。各有關(guān)單位、部門的負(fù)責(zé)人要認(rèn)真組織開展本單位、部門的檔案工作，并督促檔案工作人員按時(shí)完成檔案整理工作任務(wù)。二是負(fù)責(zé)單位及時(shí)督導(dǎo)。水利工程檔案工作負(fù)責(zé)單位要做好檢查、跟蹤和協(xié)調(diào)工作，確保整檔工作的順利完成。

5.2 人員保障到位

水利工程檔案工作是工程建設(shè)與管理工作大系統(tǒng)中的一個(gè)重要的分系統(tǒng)，各有關(guān)單位、部門要在安排工程建設(shè)各項(xiàng)工作時(shí)，切實(shí)保障專兼職檔案人員收集整理歸檔的工作時(shí)間和工作需要。檔案人員因工作臨時(shí)變動(dòng)時(shí)，各有關(guān)單位、部門要及時(shí)調(diào)配其他工作人員接替其工作，做好工作銜接，確保水利工程檔案工作任務(wù)按要求如期高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的順利完成。

5.3 檔案消防安全工作到位

水利工程檔案工作責(zé)任單位和工作人員，要認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于安全生產(chǎn)的系列重要講話精神和工程建設(shè)安全生產(chǎn)要求，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案消防安全工作的重要性和緊迫性，履職盡責(zé)，及時(shí)建立健全檔案消防安全機(jī)制，研究制定強(qiáng)有力的檔案消防安全措施并落實(shí)到位，切實(shí)提高防控減災(zāi)能力，全面進(jìn)行消防安全隱患排查，及時(shí)做好水利工程檔案的消防安全工作，確保水利工程檔案安全萬無一失，夯實(shí)水利工程檔案事業(yè)和水利事業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)。