水利檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策

周紅梅

（河北省桃林口水庫管理局，河北 盧龍 066400）

水利工程的檔案管理是對(duì)水利工程建設(shè)過程中形成的材料進(jìn)行收集整理而形成的檔案工作，所收集整理的資料應(yīng)含有工程建設(shè)過程中所形成所有原始記錄，將這些檔案材料進(jìn)行存檔以備后期維護(hù)提供原始記錄作為參考作用，是工程質(zhì)量溯源的手段之一。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)的普遍應(yīng)用，水利工程檔案管理數(shù)字化信息化管理逐步成為其主要發(fā)展方向，所以工程檔案歸檔時(shí)應(yīng)增加相應(yīng)的數(shù)字化檔案的收集工作，為檔案信息化管理提供必不可少的基礎(chǔ)工作，但是由于部分主管原因及部分客觀因素的影響，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理在向信息化管理前進(jìn)的道路上出現(xiàn)了不同的羈絆，針對(duì)所存在的問題，在處理時(shí)應(yīng)增加溝通，響應(yīng)社會(huì)進(jìn)步，立足于時(shí)代發(fā)展，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)路信息技術(shù)，把握信息化建設(shè)的基本要求，推動(dòng)檔案信息化管理繼續(xù)前進(jìn)。

1 信息化技術(shù)對(duì)水利工程檔案管理的影響

1.1 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式

信息化的技術(shù)可以打破以前的純紙質(zhì)檔管理模式，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，將工程文檔進(jìn)行電子檔存儲(chǔ)，可以有效地進(jìn)行文檔的查詢和輸送。通過信息化技術(shù)在水利工程中更為廣泛地應(yīng)用，可以進(jìn)行更深層次的檔案管理，實(shí)現(xiàn)全面的工程檔案管理、系統(tǒng)化的管理。

1.2 提高檔案管理效率

信息化的技術(shù)應(yīng)用可以提高水利工程檔案管理效率。水利工程是比較復(fù)雜的水利工程，里面涉及的資料文檔很多，種類繁雜。通過信息化技術(shù)應(yīng)用可以進(jìn)行高效管理。利用信息技術(shù)將這些數(shù)據(jù)分門別類，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的信息管理。利用計(jì)算機(jī)、軟件技術(shù)，對(duì)整個(gè)水利工程文檔信息進(jìn)行搜集整理，可以建立起屬于自己的數(shù)據(jù)庫，從而可以更為方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲(chǔ)和分析，讓整個(gè)水利工程文檔管理變成一個(gè)程序化的模式，從而可以提高文檔管理的工作效率，達(dá)到更高的文檔管理質(zhì)量。

1.3 提升水利工程管理水平

水利工程的文檔管理通過信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、程序化、科學(xué)化的管理。摒棄了人工管理的方式，人工處理不僅效率低，而且出錯(cuò)率高，通過信息技術(shù)可以有效減少出錯(cuò)率，提高水利工程文檔管理水平。

1.4 實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)化

水利工程可以在進(jìn)行文檔管理中，去利用計(jì)算機(jī)、軟件還有通信這些技術(shù)去搭建網(wǎng)絡(luò)，對(duì)整個(gè)水利工程的資料文檔進(jìn)行系統(tǒng)化整理，通過多媒體技術(shù)建立自己的工程網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，不僅僅可以明確工程建設(shè)的法律動(dòng)態(tài)及管理責(zé)任，而且網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺(tái)，可以實(shí)時(shí)了解社會(huì)最新的水利工程相關(guān)信息，從而使水利工程的檔案管理能夠及時(shí)了解和掌握社會(huì)發(fā)展信息，跟上社會(huì)的步伐。

2 工程檔案管理的信息化系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理的基本功能是重要基石，主要包括：

2.1.1 基礎(chǔ)信息設(shè)置功能

通過對(duì)工程檔案信息的參數(shù)設(shè)定、權(quán)限設(shè)定的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與維護(hù)。

2.1.2 信息化采集和整理

通過信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)的工程檔案電子化，在智能識(shí)別系統(tǒng)的依托之下，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的全時(shí)分析、實(shí)時(shí)更新、數(shù)據(jù)交流和共享。

2.1.3 文件日常管理

對(duì)工程檔案的日常管理要注重對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的管理、綜合管理及對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定等管理內(nèi)容，使檔案文件及時(shí)更新，與工程建設(shè)同步，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地反映出工程建設(shè)的內(nèi)容。

2.1.4 工程檔案文件利用功能

通過對(duì)工程檔案的借閱管理模塊、編輯模塊、信息服務(wù)子模塊等，更好地發(fā)揮出工程檔案的利用價(jià)值和效能。

2.2 擴(kuò)展功能

工程檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)對(duì)功能的拓展，具有可兼容或可移植性。通過數(shù)據(jù)一體歸檔接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的歸檔整理、全文檢索擴(kuò)展。在實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化擴(kuò)展功能的同時(shí)，要保持業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

2.3 數(shù)據(jù)庫

在工程檔案的信息化技術(shù)運(yùn)用過程中，數(shù)據(jù)庫是關(guān)鍵性的內(nèi)容，涉及工程檔案數(shù)據(jù)的訪問規(guī)則、安全管理、存儲(chǔ)備份、系統(tǒng)擴(kuò)展等方面，通過建構(gòu)E-R模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的收發(fā)、整理和編輯。

3 水利檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 缺少健全的檔案管理制度

目前雖然在相關(guān)規(guī)章制度中已經(jīng)明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，但在水利某些部門中，管理層沒有足夠重視檔案信息化建設(shè)的重要性，同時(shí)也沒有根據(jù)建設(shè)需求，制定相應(yīng)的管理制度。這樣一來，檔案管理部門工作人員缺少責(zé)任感，工作存在較大的隨意性，其結(jié)果是水利資料不能及時(shí)得到整理、歸納，造成資料缺失等問題，這樣直接限制著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2 檔案信息化及人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

由于水利工程檔案資料的復(fù)雜程度不同，難以尋找到適合于各種不同規(guī)模的水利工程建設(shè)信息收集歸檔的方法，主要表現(xiàn)在某些檔案管理人員僅僅是將紙質(zhì)文件掃描轉(zhuǎn)變成電子文檔，從而實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理，并不對(duì)各種資料進(jìn)行分析研究之后再歸檔；其次，水利工程檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)上投入不夠，對(duì)檔案管理工作資金投入不足，將會(huì)造成檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)滿足不了檔案管理工作的需要。實(shí)際上檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)及信息管理能力差，嚴(yán)重影響了水利工程檔案工作的有效性。

3.3 存在安全隱患

所謂的實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理，就是要將紙質(zhì)的實(shí)體檔案整理為電子文檔，將相關(guān)內(nèi)容錄入電腦中，利用相應(yīng)的管理軟件進(jìn)行管理。但電腦網(wǎng)路時(shí)刻存在著系統(tǒng)漏洞，偷盜信息資源進(jìn)行盈利的機(jī)構(gòu)或個(gè)人大有人在，電子信息檔案便處于隨時(shí)可能被泄漏、外流的風(fēng)險(xiǎn)中。然而，水利工程一般都是民生工程，是我國的基礎(chǔ)工程，一旦數(shù)據(jù)泄露被不法分子獲取可能會(huì)直接關(guān)乎國計(jì)民生，從而影響社會(huì)安定和國家安全，所以水利工程檔案的信息化管理也存在著一定安全隱患。

4 新時(shí)期水利檔案管理信息化建設(shè)思考

4.1 加強(qiáng)重視，完善管理制度

水利工程檔案管理信息化系統(tǒng)的建立與完善，首先需要有良好的管理理念，將信息化管理的總體思路貫穿始終。

（1）隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，水利檔案管理的水平也再逐步提高，管理系統(tǒng)也在不斷完善。同時(shí)也就為檔案管理人員提高出了更高要求，這就要求水利檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高服務(wù)意識(shí)。

（2）水利檔案信息化建設(shè)的最終目的就是將所有紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)字化，便于管理及查閱，使之能夠更好地為社會(huì)服務(wù)，才能更好地實(shí)現(xiàn)其本身應(yīng)有的意義。

（3）為了提高水利工程檔案的便利及利用率，管理人員應(yīng)逐步摒棄原有傳統(tǒng)管理模式，將工程檔案信息最大程度地信息化，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)資源的發(fā)展成果，使之更好地為社會(huì)服務(wù)。

（4）水利檔案信息化制度的建立與領(lǐng)導(dǎo)的支持是分不開的，所以應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度逐步匯總存在問題，通過討論進(jìn)行修改和完善，同時(shí)也可以通過不同單位或不同管理層人員對(duì)檔案管理檢查進(jìn)行相互之間的查漏補(bǔ)缺，提高人員管理能力，完善管理制度。

4.2 注重水利檔案整理工作

在水利檔案管理中，最關(guān)鍵的是整理和歸檔各種水利資料，為了有效解決整理不及時(shí)、歸檔混亂等問題。在采集水利檔案的時(shí)候，按照水利工程的實(shí)際情況，對(duì)檔案采集手段進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

（1）對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)周期比較短，可使用追蹤采集法，這樣不僅能夠提高采集速度，同時(shí)檔案質(zhì)量也能夠得到保證。

（2）如果工程項(xiàng)目建設(shè)周期比較長，可采取分階段采集法，在保證檔案完整性的同時(shí)，檔案采集內(nèi)容和時(shí)間也能夠有效明確，以免發(fā)生資料丟失問題。

（3）在歸檔過程中，還應(yīng)該及時(shí)編制檔案的分類號(hào)、工程代號(hào)等，并加強(qiáng)對(duì)電子文檔的應(yīng)用，為后期查閱帶來方便。

4.3 統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范的尺度與保障，只有制訂了統(tǒng)一的水利檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，各水利工程才能形成完備清晰的檔案資料，水利工程檔案信息化管理建設(shè)才能最大程度上統(tǒng)一開發(fā)，形成較完善的管理工具或軟件。

在現(xiàn)有的檔案管理規(guī)范中存在著不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或整理規(guī)范，因此在進(jìn)行檔案整理存放時(shí)便出現(xiàn)了不同的歸檔方式，不利于后期查閱及利用，從而降低了檔案的利用率，失去了水利工程檔案的實(shí)際意義。具有統(tǒng)一的檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)才能在檔案管理軟件開發(fā)時(shí)有據(jù)可查、有規(guī)可依，從而提高檔案利用率，查閱資料的高效性，降低人為因素，減少檔案管理工作中的失誤。

4.4 軟硬件投入

要實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的數(shù)字化，必須要有一定的資金投入，配備基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備，如購置服務(wù)器、交換機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備，開發(fā)或購置系統(tǒng)軟件等。借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技新成果與新手段，才能顯著提升建設(shè)工程檔案管理工作的效率。

4.5 提升電子信息化工程檔案管理的安全性

（1）在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子信息化工程檔案建設(shè)還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案資料信息的保管質(zhì)量。

（2）基于傳統(tǒng)紙質(zhì)工程檔案向電子信息化工程檔案轉(zhuǎn)變過程中的不穩(wěn)定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識(shí)，建構(gòu)工程檔案的紙質(zhì)化和無紙化并用的管理模式，采用雙項(xiàng)備份的方式，較好地防御網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒感染現(xiàn)象和網(wǎng)絡(luò)攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。

（3）還要定期對(duì)已備份的電子工程檔案信息進(jìn)行再備份，形成一份“備忘錄”。

（4）完善工程檔案信息化管理的安全保護(hù)措施和保密制度，依循涉密不上網(wǎng)的原則和理念，使工程檔案數(shù)據(jù)庫信息安全通暢，實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案管理效果。

4.6 營造良好的電子檔案存放環(huán)境

4.6.1 保證電子檔案的原始性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案均為工程建設(shè)期所形成的原始記錄，紙質(zhì)檔案的真實(shí)性是很容易確定的，存在著真實(shí)性、唯一性。信息化的電子檔案在形成時(shí)也具有原始性，可電子文件檔案的真實(shí)性容易被破壞。雖然電子檔案便于修改但無法追溯其真實(shí)性。因計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案均為電子數(shù)據(jù)使用的都是計(jì)算機(jī)統(tǒng)一語言及表述方式無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，所以電子檔案信息的原始性、真實(shí)性無法確保，一旦被刪改，內(nèi)容很難被識(shí)別。

4.6.2 保證電子檔案載體的物理安全

通常情況下電子檔案存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，比如電腦、U盤、光盤等，那就需要建設(shè)一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，嚴(yán)格控制環(huán)境的溫濕度等，從而確保電子檔案字體的物理安全。

4.6.3 定期對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效地檢查與維護(hù)

應(yīng)查保存的電子檔案載體，查驗(yàn)電子文檔的可用性，電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，存在的問題應(yīng)及時(shí)處理，以保證電子檔案的安全性。

4.6.4 做好備份工作

由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件的可變性特點(diǎn)，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實(shí)做好以下兩個(gè)方面?zhèn)浞荩?/p>

（1）要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞。

（2）針對(duì)電子檔案載體壽命短的特點(diǎn)，最好每隔3年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。

5 結(jié)語

近年來，社會(huì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子信息化管理的飛速發(fā)展，要求檔案管理工作也應(yīng)適時(shí)代而變，將水利工程檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展技術(shù)進(jìn)步的必然趨勢，若想推動(dòng)信息化管理繼續(xù)進(jìn)步，必須配備專業(yè)技術(shù)人才并培養(yǎng)檔案信息化管理專業(yè)人才，才能更有利于檔案信息化建設(shè)推進(jìn)，確保水利檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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