企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題及措施

只政楠

天津市自來(lái)水集團(tuán)靜海水務(wù)有限公司 天津 301600

正文：

一、前言

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，電子化的檔案管理方式可以大幅度提高企業(yè)管理的水平和能力，減少人工管理投入的巨大費(fèi)用，通過(guò)電子化的將文件輸入、保存，一方面，存儲(chǔ)和使用的效率都可以大幅度的提高，另一方面，在存儲(chǔ)時(shí)間上也更加長(zhǎng)久，當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案管理電子化的應(yīng)用還存在諸多問(wèn)題，難以適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力和快速發(fā)展的需要，因此，做好企業(yè)檔案電子化管理是十分必要而迫切的。

二、企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題

1、檔案電子化管理程度不高。許多企業(yè)在文件管理方面沒(méi)有完善的管理體系，也沒(méi)有迫切需要的電子文件管理。人們認(rèn)為電子文件管理浪費(fèi)了財(cái)務(wù)資源。這種對(duì)檔案電子管理模式的偏見(jiàn)導(dǎo)致企業(yè)檔案電子政策的實(shí)施不夠徹底，導(dǎo)致 “電子入門(mén)，紙質(zhì)歸檔，僅使用計(jì)算機(jī)輸入重要文件的目錄，但最終不會(huì)創(chuàng)建電子檔案，而是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔。這似乎是用電子管理，但實(shí)際只是“半電子管理”，這種現(xiàn)象產(chǎn)生的主要原因是對(duì)檔案的電子管理知之甚少。檔案的電子化管理有自己的表，文件管理人員的技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)不夠強(qiáng)，導(dǎo)致文件管理的電子化管理使用。即使將其作為顯示器，這也可能在計(jì)算機(jī)運(yùn)行管理系統(tǒng)時(shí)造成不便。

2、電子化檔案管理有待完善。信息技術(shù)在企業(yè)文件管理中的應(yīng)用可以提高企業(yè)文件管理的質(zhì)量和效率，但在提高企業(yè)文件管理的質(zhì)量和效率的同時(shí)，企業(yè)還必須加強(qiáng)文件管理。然而，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響下，中國(guó)企業(yè)已經(jīng)形成了相對(duì)固定的檔案管理理念。企業(yè)文件管理員在短時(shí)間內(nèi)改變管理概念和更改管理表單是不現(xiàn)實(shí)的。因此，這導(dǎo)致了當(dāng)前中國(guó)企業(yè)檔案管理人員仍在摸索如何改變檔案管理的概念，推動(dòng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。由于一些企業(yè)文件管理人員對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏了解，企業(yè)文件的電子管理技術(shù)仍存在許多問(wèn)題。 因此，可以看出，需要一定的時(shí)間來(lái)改進(jìn)電子文件的管理。

3、文件電子管理的安全性不足。信息技術(shù)快速發(fā)展的關(guān)鍵是資源共享。與此同時(shí)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的概念逐漸模糊，隱私保護(hù)在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代是一個(gè)值得關(guān)注的問(wèn)題。電子文件管理的實(shí)現(xiàn)可以連接到公司網(wǎng)絡(luò)，這使得存檔不再是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)。對(duì)于不法分子來(lái)說(shuō)，這是竊取檔案的切入點(diǎn)，這反過(guò)來(lái)影響了公司的正常運(yùn)作，給公司帶來(lái)了不可估量的損失。安全問(wèn)題不是小問(wèn)題，信息和機(jī)密性的損失對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是無(wú)法估量的。硬件設(shè)施不足企業(yè)文件的電子管理需要硬件設(shè)施的完整性。保留文件是一個(gè)永久性問(wèn)題，新文件的輸入不會(huì)與舊文件沖突。存儲(chǔ)庫(kù)的硬件設(shè)施非常重要，而其他硬件設(shè)施同樣重要。

三、企業(yè)檔案電子化管理問(wèn)題的解決措施

1、加大對(duì)企業(yè)電子檔案管理的投入。做好企業(yè)檔案管理電子化工作需要有經(jīng)費(fèi)保障、專人負(fù)責(zé)和技術(shù)支撐，只有如此才能夠使檔案管理質(zhì)量更高、利用率更高，一是要加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)保障，從企業(yè)的預(yù)算中列支專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于檔案管理電子化，使得企業(yè)電子化檔案管理能夠滿足各項(xiàng)基本的需要，比如采購(gòu)與檔案電子化管理相匹配的電子設(shè)備，落實(shí)培訓(xùn)人員的經(jīng)費(fèi)等，二是加強(qiáng)人才支撐，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，程序繁瑣，要求嚴(yán)格，特別是企業(yè)進(jìn)行電子化的檔案管理更需要管理人員掌握相關(guān)的技術(shù)和管理規(guī)范，因此，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作要安排專人負(fù)責(zé)，確保將企業(yè)的檔案管理目標(biāo)落到實(shí)處，對(duì)于一些大企業(yè)或者特殊要求的企業(yè)，也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)服務(wù)，委托專業(yè)的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作。三是要家挨槍技術(shù)引進(jìn)，當(dāng)前電子化檔案管理主要要使用信息技術(shù)、安全保障技術(shù)、專業(yè)的電腦軟件等工具，由于市場(chǎng)相對(duì)不成熟，市面上技術(shù)開(kāi)發(fā)者開(kāi)的的產(chǎn)品質(zhì)量層次不齊，企業(yè)在選擇的時(shí)候要廣泛進(jìn)行調(diào)查、對(duì)比，咨詢同類型的公司，確保企業(yè)引入最適合的技術(shù)，另一方面，當(dāng)前電子化檔案管理容易存在泄密文體，企業(yè)要引進(jìn)保密電腦和保密技術(shù)，確保機(jī)密文件不至于泄露，給企業(yè)造成不必要的損失。

2、增強(qiáng)電子化檔案管理的真實(shí)性和實(shí)效性。要達(dá)到目標(biāo)，首先要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理電子化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用和安全技術(shù)支撐。建立一套系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理流程和電子文件管理機(jī)制，政府相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)軟件正版化的管理，提高對(duì)計(jì)算機(jī)防止病毒、防入侵的保護(hù)能力，對(duì)于利用黑客技術(shù)竊取企業(yè)檔案商業(yè)機(jī)密的網(wǎng)絡(luò)犯罪分子，根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定，嚴(yán)肅處理，確?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境總體安全，為企業(yè)檔案管理提供良好的環(huán)境，最后，要對(duì)企業(yè)檔案管理制定適應(yīng)于企業(yè)發(fā)展需要，符合檔案管理相關(guān)政策的管理規(guī)則，實(shí)行雙規(guī)制管理，即電子化文檔和紙質(zhì)文檔，同步存儲(chǔ)、管理的制度，建立檔案管理的分級(jí)分類制度，根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)，將檔案管理的范圍、重要程度、存儲(chǔ)年限等作出明確規(guī)定，比如說(shuō)企業(yè)的財(cái)務(wù)文件、合同、產(chǎn)品技術(shù)資料等重要的文件采取不同的管理措施，提高企業(yè)檔案管理電子化的針對(duì)性和效率。

3、加強(qiáng)電子文件信息的安全性和機(jī)密性。計(jì)算機(jī)管理電子文件的應(yīng)用必須具有足夠的安全性和保密性措施。首先，電子文件應(yīng)設(shè)置為與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的機(jī)密級(jí)別，并根據(jù)機(jī)密性級(jí)別存儲(chǔ)在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中。其次，有必要建立不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)分段，并對(duì)特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問(wèn)控制措施。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)電子化檔案管理對(duì)企業(yè)管理和企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，電子化的檔案管理有利于提升檔案管理水平，提高檔案的利用率，為企業(yè)考核和企業(yè)決策提供依據(jù)，當(dāng)前，我國(guó)檔案管理還存在不足，要加快推進(jìn)企業(yè)電子化檔案管理，使檔案管理更加高效、便捷。