水庫(kù)管理部門建設(shè)智慧檔案管理系統(tǒng)設(shè)想

薄雪萍

（河北省崗南水庫(kù)管理局，石家莊 050400）

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的管理手段和管理水平有了很大改善和提高，已由原來(lái)的僅依靠計(jì)算機(jī)輔助管理，逐漸發(fā)展為以先進(jìn)的綜合管理理念為引領(lǐng)和提供多方面?zhèn)€性化服務(wù)為目的的智慧檔案管理系統(tǒng)。

1 各行業(yè)進(jìn)行智慧建設(shè)的現(xiàn)狀

智慧城市以解決城市發(fā)展過程中遇到熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題為突破口，將集約、低碳、生態(tài)、智慧等先進(jìn)理念融合到城鎮(zhèn)化的過程中，實(shí)現(xiàn)智慧地規(guī)劃城市、建設(shè)城市、管理城市，智慧地配置城市資源，優(yōu)化城市宜居環(huán)境，提升城市文化的傳承和創(chuàng)新，最終增強(qiáng)市民的幸福感，推動(dòng)城市可持續(xù)發(fā)展［1］；智慧旅游可以主動(dòng)感知旅游資源、經(jīng)濟(jì)等各方面的信息，使旅游者提前輕松獲取資訊、及時(shí)規(guī)劃出行和食宿，制定個(gè)性化的景區(qū)旅游方案，門票識(shí)別，基于地理位置的周邊服務(wù)信息智能化和虛擬與現(xiàn)實(shí)的自動(dòng)講解，實(shí)時(shí)流控告警及應(yīng)急指揮和職能調(diào)度；智慧泊車為有車一族開啟全新的智慧生活方式，通過APP可查閱某處公共停車場(chǎng)還有多少個(gè)停車泊位，并在導(dǎo)航軟件指引下停車并自助繳費(fèi)；智慧水務(wù)以更加精細(xì)和動(dòng)態(tài)的方式管理水務(wù)系統(tǒng)的整個(gè)生產(chǎn)、管理和服務(wù)流程，從而達(dá)到“智慧”的狀態(tài)，并做出相應(yīng)的處理結(jié)果輔助決策建議。

2 水庫(kù)管理部門建設(shè)智慧檔案面勢(shì)在必行

2.1 技術(shù)的飛速發(fā)展為智慧檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，一個(gè)行業(yè)、一個(gè)地區(qū)、乃至一個(gè)國(guó)家已經(jīng)被網(wǎng)絡(luò)緊密連接為一個(gè)不可分割的整體，能夠快速便捷地實(shí)現(xiàn)信息交互［2］；云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展為模擬人腦思維、揣摩使用者需求和精確模擬計(jì)算提供了技術(shù)保障［3］；大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及應(yīng)用為海量信息采集和精準(zhǔn)推送成為可能；三者技術(shù)的結(jié)合真正實(shí)現(xiàn)了由“數(shù)字”“智能”向“智慧”的轉(zhuǎn)變。

2.2 政策支持為建設(shè)智慧水庫(kù)提供了保障

1999年國(guó)家檔案局頒布了 《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為檔案電子化的實(shí)現(xiàn)提供了政策依據(jù)，并得以規(guī)范。同時(shí)水利行業(yè)各部門也相繼制定與之相配套的規(guī)章制度，對(duì)檔案的電子化做出了明確規(guī)定，為水利行業(yè)電子檔案的建立和發(fā)展鑒定的有利保障。2016年國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展、改革委員會(huì)聯(lián)合頒布了 《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，將電子文件的歸檔和電子檔案的管理納入了項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和驗(yàn)收管理，并明確了資金支持和專項(xiàng)驗(yàn)收責(zé)任部門。彌補(bǔ)了水利行業(yè)建設(shè)電子檔案管理的短板，為全面實(shí)現(xiàn)水利檔案的電子信息化提供了政策保障。

2.3 基層水庫(kù)管理人員多途徑獲取先進(jìn)信息

隨著信息技術(shù)和國(guó)家互聯(lián)互通工程的建設(shè)，地理位置和距離已不再是阻礙信息獲取的障礙，水管單位已經(jīng)打破以前封閉、偏遠(yuǎn)、閉塞的局面，管理人員獲得信息和先進(jìn)理念的途徑和手段已與社會(huì)同步。依靠先進(jìn)的管理理念、手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理已成為常態(tài)，為智慧檔案的建設(shè)提供了可能。

2.4 辦公條件極大改善

隨著防汛專網(wǎng)、雨水情自動(dòng)測(cè)報(bào)等業(yè)務(wù)專網(wǎng)的普及和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化程度的提升。先進(jìn)的管理手段和便捷的管理方式已被管理人員所接受，這些變化是智慧檔案的建設(shè)和利用成為可能，也是管理人員迫切需要的。

2.5 行業(yè)管理的特殊性亟需智慧檔案的支持

水庫(kù)管理部門具有鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，涉水事件具有突發(fā)性和綜合性，事件形成時(shí)間短、決策時(shí)間緊、后果危害大，如不穩(wěn)妥處理將造成嚴(yán)重的社會(huì)影響，經(jīng)濟(jì)損失也不可估量。

發(fā)生洪澇災(zāi)害時(shí)，要求隨時(shí)提供海量、及時(shí)的檔案信息數(shù)據(jù)，為科學(xué)決策提供服務(wù)；降雨和洪水調(diào)度過程中需要隨時(shí)采集過程數(shù)據(jù)形成檔案資料，并時(shí)刻做好被利用的準(zhǔn)備，檔案具有隨時(shí)形成、隨時(shí)采集、隨時(shí)利用的特點(diǎn)；水庫(kù)管理工作中的這些特殊性，也迫使水庫(kù)決策者必須高度重視智慧檔案，檔案只有利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3 水庫(kù)管理部門建設(shè)智慧檔案的框架構(gòu)建

3.1 具有鮮明的時(shí)代特性，有別于數(shù)字圖書館

智慧檔案具有檔案信息感知和協(xié)同處置功能，其宗旨是提高檔案管理與檔案運(yùn)行的效率和服務(wù)水平，這一點(diǎn)與傳統(tǒng)意義上的數(shù)字圖書館有本質(zhì)區(qū)別。

不單單是利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)，而是綜合利用各類技術(shù)手段，對(duì)檔案資源進(jìn)行管理與開發(fā)，對(duì)檔案運(yùn)行的各類信息進(jìn)行感知、挖掘，并綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于服務(wù)于決策、管理和服務(wù)。

(2)受眾勞動(dòng)論。把受眾定義為商品之后，斯邁斯進(jìn)一步指出，受眾一天24小時(shí)除了睡眠時(shí)間以外，其余時(shí)間都是為廣告商和大眾媒介勞動(dòng)的時(shí)間。受眾的主要?jiǎng)趧?dòng)就是一方面學(xué)會(huì)購(gòu)買特定的商品，另一方面接受廣告商對(duì)產(chǎn)品的營(yíng)銷宣傳。這種受眾勞動(dòng)不僅花費(fèi)了受眾的收入，同時(shí)也創(chuàng)造了新的商品需求。《盲點(diǎn)》一文發(fā)表之后，受眾商品及其勞動(dòng)問題引起傳播學(xué)界的廣泛關(guān)注，并成為傳播政治經(jīng)濟(jì)學(xué)批判領(lǐng)域的主要問題。傳播政治經(jīng)濟(jì)學(xué)界對(duì)其研究主要聚焦于媒介內(nèi)容、受眾群體及其受眾商品的商品化等問題。

3.2 具有開放性的信息識(shí)別與采集網(wǎng)絡(luò)［4］

充分利用各類信息識(shí)別技術(shù)、智能程序識(shí)別和PC或智能移動(dòng)終端采集設(shè)備，將生產(chǎn)或管理過程中形成的信息加以采集，并識(shí)別出有價(jià)值的檔案信息，經(jīng)過檔案專職管理人員確認(rèn)后自動(dòng)分類匯總，存貯于固定的單元，同時(shí)生成紙質(zhì)信息載體。檔案信息隨時(shí)生成，隨時(shí)采集存儲(chǔ)。這與傳統(tǒng)檔案形成過程有著本質(zhì)區(qū)別，不再等事件完成后或按年度集中形成檔案信息，這是智慧檔案的核心功能之一，是一個(gè)質(zhì)的飛躍。同時(shí)智慧檔案管理系統(tǒng)具有多端口、蜘蛛網(wǎng)式的信息采集終端，極大地保障了采集檔案信息的范圍和時(shí)效，使檔案信息更加齊全。

3.3 具有科學(xué)的信息分類和高效地處理功能

傳統(tǒng)的檔案受載體份數(shù)限制，檔案的分類和檢索具有很大局限性，只能根據(jù)信息載體中最主要的信息進(jìn)行分類，制定檢索目錄，這樣就忽視了其他非重要信息。這部分非重要信息利用率不高，但在特殊情況下卻能起到重要作用。智慧檔案管理系統(tǒng)具有多元分類和檢索功能，檔案管理人員只要將檔案載體中認(rèn)為有價(jià)值的，能為某項(xiàng)工作，哪怕是極微小的工作服務(wù)的信息，都可以提取出來(lái)，制定對(duì)應(yīng)的檢索目錄，當(dāng)特定的服務(wù)對(duì)象通過目錄或其他信息檢索時(shí)，就會(huì)方便快捷地發(fā)現(xiàn)需要的信息。這樣，在智慧檔案管理系統(tǒng)中，在檔案載體份數(shù)不增加的情況下，所有的檔案信息均被采集，極大地提高了檔案信息的利用率和檔案的價(jià)值。

隨著技術(shù)的高速發(fā)展，智慧檔案管理系統(tǒng)甚至可以通過全方位掃描，提取對(duì)使用者有價(jià)值的任何微小信息。

3.4 具有開放性的信息查詢終端

隨著國(guó)家 “三網(wǎng)融合”技術(shù)的推廣和普及，4G、5G等大流量智能網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，智慧檔案管理系統(tǒng)配置PC客戶端、手持PDA移動(dòng)查詢終端、手機(jī)移動(dòng)查詢終端等多樣化的智能查詢終端成為可能，檔案利用率和服務(wù)功能將更加突出。使用者可以在會(huì)議室、搶險(xiǎn)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)用全部所需要的檔案信息，檔案的服務(wù)功能將覆蓋到使用者能到達(dá)的任何地方。智慧檔案管理系統(tǒng)使檔案在管理者和決策者心中的地位越來(lái)越重要，工作中對(duì)檔案的依賴將愈加深入。

3.5 具有人腦分析功能和模糊分析功能

水庫(kù)管理部門查詢和利用檔案的目的相對(duì)專一，大致可分為行政管理需求、防洪調(diào)度需求、運(yùn)行管理需求或搶險(xiǎn)救災(zāi)決策需求，目的明確，需求者固定。水庫(kù)管理部門的智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備人腦分析功能，能夠根據(jù)用戶身份和偏好精準(zhǔn)預(yù)測(cè)使用者可能需要的檔案信息，并通過模糊分析和查找功能及時(shí)推送。這個(gè)功能是智慧檔案的精髓所在，是與“數(shù)字檔案”和“智慧檔案”的最大差別，實(shí)現(xiàn)了檔案信息由被動(dòng)查找到主動(dòng)推動(dòng)，是質(zhì)的飛躍。

3.6 能夠提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)

水庫(kù)管理的重要工作之一是對(duì)工程設(shè)施的管理和維護(hù)，各類工程攔、蓄、排水設(shè)施因地設(shè)置在不同的地點(diǎn)。通過將水庫(kù)的“天眼”工程和防洪調(diào)度等系統(tǒng)介入智慧檔案信息采集平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)時(shí)檔案信息的采集和分析。通過在各工程區(qū)建筑物設(shè)置二維碼、條形碼等輸出終端，可以將針對(duì)某一工程建筑物的檔案信息加載到二維碼或條形碼中，使用者或管理者通過移動(dòng)終端掃碼，可以方便地獲取特定對(duì)象的檔案信息。檔案?jìng)€(gè)性化、差別化服務(wù)的特點(diǎn)將日益顯現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

智慧檔案系統(tǒng)建設(shè)，不僅僅是檔案資源原理與開發(fā)平臺(tái)的建設(shè)，更是智慧水庫(kù)、智慧水務(wù)的重要組成部分，將在整個(gè)水庫(kù)體系建設(shè)中發(fā)揮極為廣泛而重要的作用。同時(shí)，建設(shè)智慧檔案也是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，更是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術(shù)和非技術(shù)的問題，必須做好頂層設(shè)計(jì)，積極爭(zhēng)取政策支持，科學(xué)謀劃，避免走先建設(shè)后規(guī)范、先應(yīng)用后完善的老路子［5］。

參考文獻(xiàn)：

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［3］劉舒翼.大數(shù)據(jù)時(shí)代政府治理創(chuàng)新研究［D］.昆明：云南大學(xué)，2016.

［4］羅軍剛.水利業(yè)務(wù)信息化及綜合集成應(yīng)用模式研究［D］.西安：西安理工大學(xué)，2009.

［5］楊冬權(quán).電子檔案安全亟須警惕［N］.中國(guó)檔案報(bào)，2016-09-08（003）.