淺談基層檔案室資料歸納和利用

謝莉

摘要：隨著檔案資源的增長(zhǎng)和當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，人們對(duì)檔案的利用率越來(lái)越高，然而傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)很難滿足人們的逐漸增長(zhǎng)的需求。所以，能方便快捷的為人們提供所需要檔案的工作，尤其是能夠用現(xiàn)代化的方式管理檔案，在生活中就顯得尤其重要。當(dāng)然，檔案工作的重心也應(yīng)從檔案的存放轉(zhuǎn)移到新局勢(shì)下的現(xiàn)代化管理方面上，檔案儲(chǔ)存作為檔案工作中重要的部分，應(yīng)得到相應(yīng)的重視以及強(qiáng)化。

關(guān)鍵詞：檔案儲(chǔ)存;管理;資料歸納

中圖分類號(hào)：F273 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2019）16-0043-02

在檔案的管理上存在檔案的資源較多整理起來(lái)不容易，再加上隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案的使用率不斷的提高的問題，所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理的建設(shè)顯得十分重要。由于傳統(tǒng)模式的檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展模式不契合，使得檔案在利用起來(lái)時(shí)不方便，為了實(shí)現(xiàn)更方便快捷的方式，就需要做好檔案的現(xiàn)代化管理，使其發(fā)揮儲(chǔ)存資料的作用，提升資料的使用程度和效率，該篇文章主要從以下幾個(gè)方面淺談了資料的歸納和整理工作。

1 增強(qiáng)檔案儲(chǔ)存人員的檔案意識(shí)

提高檔案的管理工作，需要提高管理人員的自身素質(zhì)，更需要提高管理人員的知識(shí)儲(chǔ)存量，提高知識(shí)水平，在此之外，檔案管理人員也應(yīng)提高思想道德素質(zhì)，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其思想道德的培養(yǎng)。通過教育或者培訓(xùn)等多種方式培養(yǎng)出不僅有職業(yè)技巧的工作人員，更有道德素養(yǎng)高水平高質(zhì)量的工作人員。對(duì)于檔案的儲(chǔ)存人員來(lái)說(shuō)，提高自身的安全意識(shí)以及道德素養(yǎng)是非常有必要的，只有將道德素質(zhì)得到提高，才能有意識(shí)去加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保護(hù)以及儲(chǔ)存，提高對(duì)檔案管理工作的重視以及相關(guān)法律意識(shí)。

由此來(lái)看，想要提高檔案的管理制度以及實(shí)現(xiàn)圖書資料和提高檔案資料管理的效率需要明確管理人員自身的責(zé)任，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，做到定期進(jìn)行員工考核，有利于加強(qiáng)檔案的利用效率和提高檔案管理的質(zhì)量，使不同類型的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)更加方便快捷，有助于實(shí)現(xiàn)的管理。從歸檔的工作到儲(chǔ)存檔案資源，從相關(guān)資源的使用到資源的毀滅報(bào)廢有清楚明了的規(guī)定，這為相關(guān)單位在進(jìn)行檔案工作的開展時(shí)提供了有效的依據(jù)。

2 建立完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)管理模式一體化

在實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化的過程中，建立比較完善的管理制度是非常有必要的，比如說(shuō)，如果想要實(shí)現(xiàn)管理模式的規(guī)范化，那么就需要做到收集大量的資料以及相應(yīng)的檔案，了解檔案管理的范疇，限制相應(yīng)管理期限，與此同時(shí)，也需要在檔案的日常管理工作中做到落實(shí)管理制度以及相應(yīng)政策，通過工作人員管理不同的任務(wù)，明確自己本身的責(zé)任以及義務(wù)，并把這些責(zé)任和義務(wù)當(dāng)作員工平時(shí)考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員做事的效率和積極性，積極主動(dòng)的配合檔案部門的管理，完善檔案管理和儲(chǔ)存的相關(guān)制度，同時(shí)加強(qiáng)檔案靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的管理，不僅要在第一時(shí)間內(nèi)找到檔案的缺失，還要提高對(duì)檔案資源的完整性。

對(duì)于有些機(jī)關(guān)單位來(lái)講，由于自身比較特殊，因此在建立符合這些特殊單位的管理模式之前需要與相關(guān)單位的實(shí)際情況相符合，才能做到信息資源的一體化[1]。除此之外，在檔案資源的管理過程中，必須要提供準(zhǔn)確的信息，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)的判斷提供可靠的依據(jù)，使判斷最大程度上做到準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于檔案資料和圖書資料來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)兩者的一體化能促進(jìn)當(dāng)今現(xiàn)代化企業(yè)的管理，所以相關(guān)單位在建立檔案室時(shí)，都著力于實(shí)現(xiàn)圖書資料和檔案資料的一體管理，這樣既節(jié)省了人力和物力也很大程度上提高了工作管理效率，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的一體管理。

3 多種形式收集檔案材料，加強(qiáng)信息管理

加強(qiáng)檔案管理最終目標(biāo)就是發(fā)揮它在社會(huì)中應(yīng)有的作用，促進(jìn)社會(huì)資源管理的發(fā)展，為社會(huì)增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)利益。因此相關(guān)負(fù)責(zé)單位在進(jìn)行檔案資源的管理和儲(chǔ)存時(shí)需要最大程度的開采有用的資源，使檔案更便于企業(yè)單位的工作，尤其要提高工作人員管理檔案和使用檔案的能力，有效地為相關(guān)單位提供服務(wù)。當(dāng)然，收集并且合理的利用反饋的信息可以更加準(zhǔn)確的了解到檔案資源所發(fā)揮的作用，也能總結(jié)出工作中存在的不足之處，信息反饋的收集不僅能夠改正不足之處還能很快的提高工作的效率。

在進(jìn)行工作時(shí)，由于服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)不同，也應(yīng)就需要根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象準(zhǔn)備就符合特點(diǎn)的資料，所以說(shuō)資料存量的多少，價(jià)值的大小，能夠直接的影響到現(xiàn)代化管理方式檔案資料利用效率，為了從根本上確保檔案是從源頭收集的，相關(guān)企業(yè)做出不了很多相應(yīng)措施，比如說(shuō)多次修改歸檔的范疇，限制檔案的保管期限等多種方法，這些方法有效的使管理更加合理，同時(shí)也使得資料的載體豐富多樣，其保存形式除紙質(zhì)之外，還包括照片、攝像、錄影等其他形式。

4 在新局勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提不能只局限在設(shè)施工具是否現(xiàn)代化上，更應(yīng)注重加強(qiáng)對(duì)技術(shù)的管理，只有這樣才能更進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。對(duì)于相關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，在它們的相關(guān)檔案管理中最重要的以及最容易實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)管理水平的社會(huì)化，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理方式的社會(huì)化，只有做到這些才能夠適應(yīng)當(dāng)今快速發(fā)展的社會(huì)，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)基層檔案的管理和儲(chǔ)存。

在當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展過程中，做到檔案管理的現(xiàn)代化和社會(huì)化的必須條件就是實(shí)現(xiàn)設(shè)備的完整化，除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就需要保證工作人員在工作時(shí)應(yīng)保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，確保工作完成的規(guī)范化。在檔案工作加強(qiáng)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的組織方式和格式的管理方式，加強(qiáng)對(duì)分類規(guī)則的徹底落實(shí)，做好對(duì)文獻(xiàn)的管理。

5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培養(yǎng)

實(shí)施現(xiàn)代化的歸檔管理方案就需要加強(qiáng)員工對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的理解，如果缺乏現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)，缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)具有了解的工作人員，那么將來(lái)檔案管理的發(fā)展是非常艱難的，這就體現(xiàn)了掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)的重要性，因此相關(guān)企業(yè)應(yīng)意識(shí)到這一點(diǎn)并加強(qiáng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)知識(shí)的培養(yǎng)。當(dāng)然掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)之后要學(xué)會(huì)將其運(yùn)用到檔案管理中去，這樣不僅能夠提高檔案管理人員的工作效率，還能夠提高計(jì)算機(jī)的操作技能和掌握程度，便于以后再遇到現(xiàn)代化檔案管理時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)[2]。通過對(duì)工作人員培訓(xùn)力度的不斷提高，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員?？偠灾?，如果想要實(shí)現(xiàn)基層檔案資料的管理和歸納就需要發(fā)揮工作人員的積極性，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員電腦技術(shù)的培養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，創(chuàng)造人才，培養(yǎng)人才，建設(shè)人才不斷壯大檔案管理人員的人員數(shù)量，提高管理人員的技術(shù)水平，培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。

6 加快數(shù)據(jù)化準(zhǔn)備，推動(dòng)檔案儲(chǔ)存

在保證檔案管理的工作中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備是一個(gè)浩大的工程，顯得尤為重要，特別是對(duì)于建館時(shí)間較長(zhǎng)的檔案管理所來(lái)說(shuō)由于檔案數(shù)量較多，如果沒有一套規(guī)范合理的制度那么將會(huì)由數(shù)據(jù)缺乏而導(dǎo)致。檔案管理所在進(jìn)行工作時(shí)由于十分復(fù)雜而降低工作效率甚至無(wú)法進(jìn)行。因此在工作中需要分清孰重孰輕工作特點(diǎn)進(jìn)行，這樣會(huì)使檔案錄入的效率得到提高，更能更加完善有效的錄入信息。檔案管理的一個(gè)目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案為社會(huì)所使用，而采用計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化的方式是為了使錄入檔案時(shí)更加快速便捷，提高檔案的利用效率。在管理綜合性的檔案時(shí)，就需要根據(jù)檔案中各個(gè)部分的價(jià)值大小以及利用程度進(jìn)行依次整理，對(duì)于利用程度較高的部分采取優(yōu)先整理的方式，這樣既可以加快檔案整理的速度，也可以更加清晰明了的了解到整個(gè)檔案的組成部分，提高社會(huì)利用效率。

采用分級(jí)整理的方式，也可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備效率。比如說(shuō)，在進(jìn)行著錄時(shí)，可以將檔案分為三個(gè)方面，依次對(duì)其進(jìn)行整理。對(duì)于檔案中反映問題比較單調(diào)，參考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷著錄，對(duì)于那些參考價(jià)值重要且能夠從多個(gè)角度反映某個(gè)問題的檔案進(jìn)行文件著錄。這樣做不僅能夠更加清晰明了從多個(gè)層次反映問題，還能更加有效地揭示檔案資料的主題內(nèi)容，既節(jié)約了時(shí)間成本，又提高了工作效率。對(duì)于那些檔案層次較為清楚明了的案卷可以直接在目錄上進(jìn)行標(biāo)注，而對(duì)于一些特殊格式的檔案可以直接利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算成句，將人民地址直接錄入，然后再用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類符號(hào)，這樣既能有效的保持其原有的基礎(chǔ)還能夠提高檔案的錄入速度，減少一些不必要的麻煩。

7 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今信息發(fā)展如此快速的社會(huì)當(dāng)中，檔案資料發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，因此如何管理好檔案以及做好檔案的歸納和利用工作非常重要，這就需要相關(guān)檔案管理部門做到建立法律法規(guī)，建設(shè)較為完善的制度，同時(shí)管理人員也應(yīng)提高自身素質(zhì)，提升檔案管理的安全意識(shí)，由于當(dāng)前處在現(xiàn)代化的檔案管理模式中，因此計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)發(fā)揮著重要的作用，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)也是相關(guān)部門應(yīng)該要求工作人員所必備的技能之一，通過從多個(gè)方面入手來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理化與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展模式相融合，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的作用，該篇文章主要通過研究相關(guān)措施為技術(shù)人員以及檔案管理人員提供了可以借鑒的方式，這不僅有利于我國(guó)檔案管理的發(fā)展，也有利于提高資源的利用率。在以后的發(fā)展中也應(yīng)注重培養(yǎng)人才，發(fā)現(xiàn)人才，吸引人才，使檔案信息服務(wù)的隊(duì)伍逐漸強(qiáng)大起來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]韓美鳳.關(guān)于對(duì)基層檔案室資料歸納和利用的分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]. 《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院： 《科技與企業(yè)》編輯部，2016.

[2]張財(cái)榮.基層檔案室資料歸納和利用[J].赤子（上中旬），2015（21）：208.

（編輯：周安琪）