事業(yè)單位人事檔案管理措施分析

趙紅梅

【摘 要】人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理中十分重要的內(nèi)容，人事檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，如不進行統(tǒng)一的專人管理很容易造成檔案的遺漏和缺失，人事檔案的缺失為事業(yè)單位進行人員調(diào)動和考核造成困難，因而提高事業(yè)單位人事檔案管理效率，對人事檔案進行有效的管理，對提高人事管理能力進行人力資源分配，具有重要意義。本文就事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)措施進行分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；管理措施

人力資源管理是事業(yè)單位進行工作人員管理的重要內(nèi)容，而管理人事檔案對于保證人力資源信息的準確和信息不斷更新等具有重要意義。事業(yè)單位的人事檔案管理在進行人力資源調(diào)配以及人員整合方面發(fā)揮著巨大的作用?，F(xiàn)代事業(yè)單位管理中人事檔案管理更傾向于信息化，系統(tǒng)化，但仍有很多事業(yè)單位對人事檔案管理認識落后，沒有有效的人事檔案管理措施，導致人事檔案雜亂無序不能起到良好的人員管理效果[1]。為了最大限度的發(fā)揮人力資源管理的效率，需要綜合性的對人事檔案等重要相關(guān)資料進行系統(tǒng)而有效的管理。

一、人事檔案管理意義

事業(yè)單位人事檔案管理是人事管理中十分重要的組成部分，人事檔案管理工作是人事管理工作的基礎(chǔ)，在進行人事管理中通過對人事檔案進行系統(tǒng)整合，除了能夠保證員工資料的完整性以及人員審核的必要性外，對事業(yè)單位的整體發(fā)展也有重要意義。人事檔案負責登記單位員工的詳細信息，關(guān)系著單位員工的個人隱私，而還有部分檔案中記錄著員工的重要經(jīng)歷，不論是商業(yè)工作還是政府工作都需要對事業(yè)單位人事檔案管理做好充足保密措施，保證人事資料不被泄露，保障員工和事業(yè)單位雙方的利益。事業(yè)單位人事檔案的相關(guān)資料能夠幫助領(lǐng)導了解人員的相關(guān)信息，為管理人員進行職工的調(diào)動和安排提供充足的基礎(chǔ)資料，也為員工的發(fā)展和轉(zhuǎn)業(yè)提供條件。把握好事業(yè)單位的人事檔案，能夠充分了解各部門各人員的具體情況，為事業(yè)單位合理規(guī)劃各項工作，進行人員調(diào)配做好充足的準備。事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義，良好的人事檔案管理能夠保證人事檔案的隱蔽性，同時也保證了人事檔案的完整性，方便相關(guān)工作人員在第一時間了解自己所需了解的人員相關(guān)信息，更好的進行人力資源分配[2]。有序的人事檔案管理和良好的人力資源分配能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供更高效的人力支持，促進事業(yè)單位未來發(fā)展。

二、人事檔案管理問題

近年來人事檔案管理內(nèi)容逐漸得到管理者的重視，但在具體運行方面還存在種種缺陷，使得人事檔案管理效率過低，影響了單位的發(fā)展。人事檔案管理問題主要集中于管理制度以及管理人員兩部分，人事檔案管理中比較常見的問題包括，人事檔案管理意識不足，人事檔案管理方法落后，人事檔案管理人員素質(zhì)低等。人事檔案管理具有長久的歷史，但多數(shù)人事檔案管理制度比較落后，事業(yè)單位的檔案管理人員也比較陳舊，對新型的管理模式和信息管理技術(shù)理解較差，執(zhí)行能力不夠，導致工作效率的低下[3]。多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理往往選擇工作能力和專業(yè)技術(shù)較差的員工負責管理，人事檔案管理多采用傳統(tǒng)的管理措施，部分人事檔案選擇紙質(zhì)資料，為檔案的長久保存帶來難度。

三、人事檔案管理措施

（一）樹立檔案管理意識

管理意識是進行人事檔案管理的第一要素，很多事業(yè)單位在人事檔案收集和保存方面的管理意識不夠，收集得到的人員檔案隨意丟放在檔案室，到后期查找資料不容易。不論是事業(yè)單位管理層還是檔案管理人員都需要具備檔案管理重要性內(nèi)容的認知[4]。對于管理人員而言樹立管理意識以及對檔案的重視程度可以通過宣講以及制定工作指南等多種方式進行。樹立管理人員的責任心和使命感，讓檔案管理人員充分了解到檔案管理的重要性培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的精神，從而保證人事檔案管理工作順利進行。

（二）建立系統(tǒng)化的檔案管理

建立起系統(tǒng)化的檔案管理內(nèi)容，在進行人事檔案管理方面需要具備創(chuàng)新意識，積極地接受先進的管理方法。管理人員可以通過精細化管理，以及對檔案管理人員進行分組調(diào)配等方式，優(yōu)化檔案管理團隊，不斷提高檔案管理的工作效率[5]。檔案管理內(nèi)容方面需要做到系統(tǒng)化，選擇科學方便的檔案分類方法對人事檔案進行系統(tǒng)劃分。每當人事發(fā)生變動時需要及時的更新相關(guān)檔案的內(nèi)容，并進行檔案的整理和調(diào)配，確保人事檔案管理與事業(yè)單位人事變化保持一致。

（三）培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)

管理人員素質(zhì)的提升對于整個管理工作效率提升具有十分重要的意義。事業(yè)單位在進行管理人員挑選時需要注意進行科學合理的選拔，人事檔案管理人員相比其他管理人員而言應(yīng)當更注重保密意識以及崗位精神，同時也需要保證檔案管理人員的基本素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)。定期進行檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓，通過宣講會以及組織培訓等方式讓管理人員了解更多的專業(yè)知識，提高工作效率。

（四）建立信息化檔案管理

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，人事檔案的信息化也需要盡快建立。傳統(tǒng)的人事檔案多選用紙質(zhì)記錄的方式，不十分便于查找和取讀，通過信息化錄入的方式能夠更加方便的儲存人事檔案。人事檔案管理人員需要加強人事信息錄入的速度以及信息更新等內(nèi)容，注意人事檔案的備份與儲存，學會使用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和管理軟件進行人事檔案的管理。

四、結(jié)束語

人事檔案管理對于現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義，隨著管理技術(shù)和管理理念的更新，人事檔案管理更傾向于系統(tǒng)化和信息化，同時對管理人員的基本素質(zhì)要求也越來越高，通過不斷提升人事檔案管理能力能夠為事業(yè)單位進行人力資源分配準備更好的基礎(chǔ)，也提升了事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻：

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