建筑工程行政管理工作探索

張 曉 艷

(祁縣建設工程招標投標管理站，山西 祁縣 030900)

1 行政管理工作的重要性

1.1 行政管理工作是行業(yè)健康有序發(fā)展的要求

隨著經(jīng)濟全球化，市場一體化進程的加快發(fā)展，建筑業(yè)作為國民經(jīng)濟的基礎，它的發(fā)展關乎民生，行政管理工作是企業(yè)的核心工作，對企業(yè)至關重要，行政管理工作為建筑企業(yè)創(chuàng)造了良好的外部發(fā)展環(huán)境。行之有效的行政管理工作可以使人員、資金、設備等均實現(xiàn)優(yōu)化配置，提高行業(yè)的工作效率，并帶動收益的增長。因此，建筑行業(yè)內的各企業(yè)應將行政管理工作置于重要的位置，創(chuàng)新行政管理體制，推動建筑行業(yè)向著更好、更快的方向發(fā)展。

1.2 行政管理是企業(yè)發(fā)展的后勤保障

行政部門作為建筑企業(yè)的重要組成部分，其后勤保障作用一直未得到充分重視。行政人員工作瑣碎，事無巨細，例如營業(yè)執(zhí)照、資質證書、土地證、規(guī)劃許可證等各種證件的辦理，需要準備的材料較多，程序也各不相同，需和市場監(jiān)督、稅務、國土、規(guī)劃、住建、消防等各個部門的人員協(xié)調與溝通，行政人員辦事的效率直接關系到企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)的發(fā)展壯大，離不開專業(yè)的人才，提升行政人員的素質，不僅能促進企業(yè)發(fā)展，還能建立起企業(yè)的品牌效應。我們可以看出，行政人員在建筑企業(yè)中發(fā)揮了不可缺少的作用，保證了企業(yè)工作的正常進行，做好后勤保障與服務工作，為企業(yè)營造最佳的辦公工作環(huán)境和氛圍，保障企業(yè)組織保障體系的高效運營。

1.3 行政管理工作是企業(yè)的對外窗口

行政人員做好溝通管理，統(tǒng)籌協(xié)調的工作，在企業(yè)內部，做到充分溝通、清晰傳達、職業(yè)化的協(xié)調，統(tǒng)籌各部門之間的工作，保證高效地完成任務。行政人員積極做好管理工作，首先是對企業(yè)各種日常事務進行計劃、組織、協(xié)調和控制等管理工作；負責企業(yè)辦公室的日常管理維護以及員工之間的溝通、疏導和協(xié)調管理；負責企業(yè)辦公用品、辦公設備采購、入庫保管、發(fā)放、使用監(jiān)督、賬務管理、費用核算等工作，并制定相應的制度。與此同時，積極配合企業(yè)決策管理，起到良好的支持和輔助作用；積極與企業(yè)各部門之間進行協(xié)調、溝通，起到良好的樞紐作用；做好企業(yè)內外信息的收集和處理工作，起到良好的參謀作用；為企業(yè)營造最佳的辦公工作環(huán)境，起到良好的管理作用；樹立企業(yè)的良好形象，起到窗口和輻射作用。

2 行政管理工作存在的問題

2.1 職能交錯，分工不明

在行政管理中，合理的組織機構有利于信息溝通，提高工作效率。目前，一些建筑企業(yè)沒有建立科學的管理系統(tǒng)，導致企業(yè)的各部門都或多或少的存在職能缺失、職能交錯，分工不明等現(xiàn)象。各部門究竟有哪些職能，每個崗位究竟有哪些職責，其合理的分配將直接影響企業(yè)的運作效率。一些企業(yè)中對于行政管理的分工過于復雜，造成各部門之間遇到事情時容易互相推諉，責任不明。很多管理人員都不明白自己應該做什么，自己的工作重點是什么，辦事效率不高，導致事倍功半。單位遇到緊急事情時，表面上行政人員較多，但往往是人浮于事，相互之間缺乏有效的配合，導致辦事效率不高，既影響了企業(yè)的效益，又導致對企業(yè)的形象造成負面影響。

2.2 行政人員責任意識不強

任何一個企業(yè)的生存與發(fā)展，都離不開具有責任心的員工，責任意識越強，工作效率就越高。目前，建筑企業(yè)的行政人員的身上，或多或少的存在著責任意識不強、履行職責不力等現(xiàn)象。一些行政人員不思進取，不用心學習新知識，思想固化，不深入思考新問題，缺乏主動性和創(chuàng)造性。一些行政人員工作態(tài)度散漫，紀律松懈，出勤不出力，責任心較差，工作隨心所欲。一些行政人員私心雜念重，只顧個人利益，不顧大局，對自己有利的事情搶著辦、爭著干，對自己無利的事、棘手的事就推諉扯皮。行政人員責任意識不強，使得整個企業(yè)的行政管理處于無序的狀態(tài)，嚴重影響了企業(yè)的辦事效率，影響企業(yè)的發(fā)展。

2.3 考核機制不健全

目前很多建筑企業(yè)存在考核機制不健全的問題，導致管理工作的實施出現(xiàn)了相應的問題。考核工作是行政人員管理工作的基礎，一些企業(yè)對考核機制的重要性認識不到位，對工作考核落實不到位，未能形成標準的考核制度，嚴重影響了行政管理工作的正常進行。與此同時，由于存在職能交錯，分工不明等現(xiàn)象，考核指標沒有與職位要求、崗位職責、職務級別相緊密結合，考核內容缺乏針對性，考核指標未能做到因地制宜，具體問題具體分析;考核制度在政策層面存在規(guī)定不合理，獎優(yōu)罰劣不盡到位等問題，這些均導致干好干壞一個樣等問題的出現(xiàn)。

3 改進行政管理工作的具體措施

3.1 轉變觀念，明確職責

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不能夠滿足當前企業(yè)對行政管理工作的需求。因此，我們必須對原有的行政管理制度進行完善與改進，力求采用科學化的方法進行管理，通過不斷創(chuàng)新與改進，建立健全行政管理制度，不斷適應時代要求。在管理層次上，由側重于微觀管理向側重于宏觀管理轉變。加強市場的監(jiān)督與管理，工作的協(xié)調，資金的籌措，信息的統(tǒng)計等。在管理方式上，由側重行政管理向側重于行業(yè)管理轉變。加強行政管理力度的同時，更加注重行業(yè)技術管理和質量監(jiān)控，不斷拓展行業(yè)管理輻射面。

3.2 明晰職責權限

健全崗位責任制，采用科學的方法，精簡機構，優(yōu)化流程，保障各個環(huán)節(jié)都有專人負責，進一步形成分工合理、職責明確、資源共享的局面，讓行政人員明確自己的職責工作，從而最大限度的避免責任推諉現(xiàn)象的發(fā)生，解決好部門之間的分工不明、職責不清等問題，提高行政管理的工作效率。

首先制定詳細、具體的崗位說明書，包括崗位基本情況、基本職責、崗位風險點、行為規(guī)范和必需具備的能力，明確如何履職盡責以及失職失責的責任代價，要盡可能把每個崗位的責任細化，促使每個崗位上人員在履行職責時是有規(guī)可循的，進而增強落實責任的規(guī)范性。

其次，要盡量做到責任銜接無縫化。建立崗位之間、部門之間的無縫責任鏈條，明確工作流程、工作程序和責任處罰，確保環(huán)環(huán)相扣、互不交叉重疊，使每個工作環(huán)節(jié)的責任落實到人。

3.3 健全考核機制

考核機制能夠通過對員工工作所表現(xiàn)出來的能力、努力程度以及工作業(yè)績進行分析，做出客觀評價，從而把握員工工作執(zhí)行和適應的情況，合理配置人員，明確員工工作的導向。行政工作需要與時俱進，開拓創(chuàng)新，因此，建筑企業(yè)要建立健全考核機制，同時設立科學合理的績效考核制度，以績效為導向，將定性與定量績效考核相結合，實施多維度績效考核，定期對企業(yè)人員職責履行情況和工作規(guī)范遵循情況進行考核，做到懲獎分明。只有將責任心和責任制度統(tǒng)一起來，把履責和問責結合起來，才能在整個建筑行業(yè)內增強員工的責任心，提高責任意識，提高工作效率，從而促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

4 結語

行政人員是建筑行業(yè)不可或缺的重要組成部分，做好行政管理工作對建筑行業(yè)的發(fā)展至關重要。因此建筑行業(yè)內的相關企業(yè)應當根據(jù)自身實際情況，積極有效地采用科學化的行政管理方法，推進行政管理工作的改革，不斷創(chuàng)新，最終達到推動建筑行業(yè)良好、高速發(fā)展的目的。