論電子信息技術在檔案管理中的運用

賀宇

摘要：隨著電子信息時代的到來，信息技術在各方面的應用也越來越廣泛，尤其是我們現(xiàn)在所處的社會，離不開電子信息技術。檔案作為社會發(fā)展的產(chǎn)物，無論是上學還是上班，老人還是小孩，都是需要建立檔案的，可以說檔案是跟隨我們一生，記錄我們一生的。而管理檔案的人員是有限的，可以說檔案管理正面臨著時代的挑戰(zhàn)與機遇。本文就檔案管理與電子信息技術的結合來探討怎樣更好的管理檔案。

關鍵詞：檔案管理；應用；電子信息技術

一、電子信息技術管理檔案的作用

1.使檔案管理工作便捷化

傳統(tǒng)的檔案管理工作是將檔案記錄在紙質文件上，不僅占用量大而且查閱起來難度較大，因為隨著檔案的增多，大量的檔案堆積在一起，想要尋找一份檔案尤其是時間較長的檔案是非常困難的。還有就是紙質版的檔案比較難以保存，有些重要的文件檔案可能需要保存20年、30年，損毀的可能性很大。而利用電子信息技術管理檔案可以通過檢索快速的查閱到需要的信息，節(jié)省更多的時間和繁瑣的手續(xù)，并且也不會占用太多的實際空間，保存起來也方便，利用備份也不會丟失數(shù)據(jù)。

2.使檔案查閱網(wǎng)絡化

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案存在的一個明顯的區(qū)別就是電子檔案可以隨時隨地供有權限的各個部門人員查閱，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡資源的共享。在這些電子檔案的管理系統(tǒng)中，信息通過互聯(lián)網(wǎng)的渠道，都具備了屬性，不同權限的人員或者部門可以查閱不同的信息。這樣的話一方面不易受地域以及時間的限制，另一方面可以使得查閱人員不必到檔案部門實地檢索查閱，在網(wǎng)絡上的任何終端都能夠看到，在很大程度上提高了信息檢索的利用率。

3.使檔案整理一體化

電子信息技術下的檔案管理或者整理工作是一體化的方式，是在辦公自動化的趨勢下的檔案管理。這種管理方式是傳統(tǒng)方式的升級，它可以使得包括不同文件在內的照片、文字，甚至于傳統(tǒng)方式難以保存的聲像等在管理人員辦理結束后，自動的進入到相應的檔案數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理做到隨時實現(xiàn)歸檔，讓檔案管理變得一體化。

二、電子信息技術在檔案管理中的更好運用

1.轉變檔案管理的思想理念

隨著時代的變化，信息技術也在不斷的發(fā)展，檔案管理的工作也在不斷的面臨新的挑戰(zhàn)，在此背景下，為適應社會的發(fā)展與要求，首先要轉變的就是檔案管理的思想理念。一方面，檔案管理的負責人要主動積極的學習新知識，及時提高或更新自己的思想觀念，要做到在思想上重視，在行動中實踐，支持電子信息技術的應用，以自身的作用檔案影響管理部門人員的的思想，保證電子檔案管理工作的順利進行。另一方面，就是檔案管理工作人員的觀念，要多加培訓和學習，徹底改變管理人員以傳統(tǒng)方式保管檔案的思維意識，重新制定檔案管理的工作內容與業(yè)務流程，以多元、科學、有序的管理方式來實現(xiàn)檔案部門時間的交流、合作與共享，為各個行業(yè)、企業(yè)或個人提供有效的檔案信息資源。

2.確保檔案信息數(shù)據(jù)安全

傳統(tǒng)的檔案保存方式面臨著丟失、損毀的風險，現(xiàn)代電子信息方式下的檔案保管雖然與之前相比較面臨的風險不同，但是性質卻是相似的，信息安全問題就是電子信息檔案的主要風險。由于電子檔案的文件形式與存儲方式是通過電腦等一些電子設備來管理的，這就造成例如計算機病毒、檔案信息盜取、被其他網(wǎng)站或人員惡意破壞等更多、更復雜的安全問題的產(chǎn)生。因此，我們在建立電子信息檔案和管理的過程中，要嚴格的遵守信息管理制度和規(guī)范要求，做到防范于未然，保證檔案管理的萬無一失。檔案的管理人員在工作的過程中也要依據(jù)規(guī)范來操作，定期的對安全體系進行檢測，對檔案程序和內容進行備份，同時還要注意網(wǎng)絡病毒的侵襲，經(jīng)常性的查毒殺毒，進行實時的監(jiān)控。工作人員除了信息的安全性管理，還有保密的安全性管理，通過設置嚴格的范圍權限管理以及信息密碼管理來防止泄露的風險。以嚴謹?shù)膽B(tài)度來確保檔案信息的安全完整。

3.提高管理人員的職業(yè)技能

現(xiàn)代方式下的電子信息技術與檔案管理的結合，解放了檔案管理人員的雙手，將檔案管理的工作從單純的手工操作變?yōu)榱艘豁椄邔I(yè)技能需求的工作，因此對工作人員的技能要求也變得更高、更全面。既然是電子信息技術的應用，自然計算機和網(wǎng)絡操作技術是基礎，管理工作人員要熟練的掌握。此外，還要清楚各種載體在使用性能方面的專業(yè)知識，明白電子檔案管理的全流程。在時代迅猛發(fā)展的今天，信息在不斷的發(fā)展變化，計算機網(wǎng)絡技術也在日新月異的更新，所以管理人員的知識體系也要不斷的更新，知識與技能的學習不能停滯不前，要充實自己的頭腦，能夠精確的使用相應的應用軟件與器材，全方位的提升檔案管理人員的水平。

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