法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的人力資源管理系統(tǒng)

/ 上海市計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究院

0 引言

上海市計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究院是經(jīng)上海市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局授權(quán)批準(zhǔn)設(shè)立的法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)下設(shè)電子與電氣所、機(jī)械與制造所、熱工與能源所、化學(xué)與電離輻射所、在線與通用所、強(qiáng)制檢定中心、基礎(chǔ)性能檢測(cè)中心、材料質(zhì)量檢測(cè)中心共八個(gè)技術(shù)部門，是多門類發(fā)展、行業(yè)優(yōu)勢(shì)突出、計(jì)量特色鮮明的法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)。

早在2010年前，上海市計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究院就應(yīng)用了人事管理信息系統(tǒng)，對(duì)人員基本信息進(jìn)行管理，從一定程度上滿足了人員信息瀏覽查詢和簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析工作。隨著機(jī)構(gòu)近幾年的高速發(fā)展，對(duì)人事管理工作提出了更高的要求，原系統(tǒng)已無(wú)法滿足現(xiàn)階段的要求。

1）無(wú)法滿足日常事務(wù)性統(tǒng)計(jì)工作，日常人事管理工作中的信息更新、合同管理、崗位異動(dòng)、薪酬核算、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等事務(wù)性電子化程度較低，手工工作占用大量時(shí)間，難以提高工作效率。

2）無(wú)法提供業(yè)務(wù)互聯(lián)互通辦公一體化平臺(tái)，人力資源信息與院其他業(yè)務(wù)版塊不能共享,信息孤島現(xiàn)象難以避免，一旦面臨數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)來(lái)源數(shù)量較大、填報(bào)周期集中時(shí)，人員常常加班加點(diǎn)且極易出錯(cuò)。

3） 員工無(wú)法使用系統(tǒng)及時(shí)更新本人技術(shù)類信息。通過(guò)電話咨詢、紙質(zhì)傳遞、復(fù)印存檔或調(diào)取造成更新的延遲，特別是量大面廣的信息更新，更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)短時(shí)間完成的要求。

為了進(jìn)一步提升人力資源管理的規(guī)范性、高效性，優(yōu)化各項(xiàng)人事管理流程，提出一套充分滿足人力資源日常事務(wù)需求和適合未來(lái)人力資源管理發(fā)展需要的人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案勢(shì)在必行。

1 系統(tǒng)建設(shè)需求分析

為保障人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)順利完成。根據(jù)前期人力資源信息化平臺(tái)使用的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、小組討論、走訪調(diào)研等方式分析了系統(tǒng)建設(shè)需求。

1.1 充分繼承前期的人力資源信息化成果

由于早幾年的信息系統(tǒng)的建設(shè)，積累了一定的信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，新的系統(tǒng)必須能夠把舊數(shù)據(jù)遷移過(guò)來(lái)，最大程度地繼承歷年積累的信息化成果。

1.2 建立統(tǒng)一的人力資源管理平臺(tái)

將已有各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)與人力資源信息系統(tǒng)相連接，統(tǒng)一人員管理口徑，人員數(shù)量、組織結(jié)構(gòu)層次以及員工類別保持一致，全面提升全院系統(tǒng)人力資源管理相關(guān)信息統(tǒng)一性和規(guī)范性。

1.3 提高量大重復(fù)性事務(wù)性工作效率

工資發(fā)放、保險(xiǎn)核算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送、檔案管理以及績(jī)效考核管理等人力資源日常業(yè)務(wù)工作繁重，通過(guò)由系統(tǒng)報(bào)表形式靈活配置，解決計(jì)算量大、容易出錯(cuò)的難題。

1.4 加強(qiáng)員工參與，搭建員工與人力資源部門聯(lián)系的橋梁

由于人員眾多，員工信息變動(dòng)頻繁，總部人力資源部所掌握的信息往往滯后且不準(zhǔn)確。傳統(tǒng)的人力資源管理方式下只能被動(dòng)接受人力資源部的各類信息。系統(tǒng)要搭建起一個(gè)互動(dòng)平臺(tái)，便捷地修改個(gè)人信息、提出培訓(xùn)需求，統(tǒng)計(jì)本部門員工信息，給部門負(fù)責(zé)人提供數(shù)據(jù)決策支持。

2 信息系統(tǒng)

通過(guò)對(duì)人力資源管理關(guān)鍵需求分析和管理工作模塊梳理，結(jié)合部門工作實(shí)際緊迫度需要，以突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、逐步完善、成熟穩(wěn)健為規(guī)劃思路，將人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)具體分為兩個(gè)階段來(lái)進(jìn)行，每個(gè)階段都設(shè)定明確的實(shí)用性目標(biāo)并加以實(shí)現(xiàn)，最終全面推進(jìn)整體系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用。

2.1 第一階段：人員數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

完成人員數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事信息、合同、報(bào)表、薪酬福利等的規(guī)范化管理。

1）建立人員基本信息庫(kù)，完成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)生成

通過(guò)系統(tǒng)的建設(shè)，制定人力資源信息標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃、采集（生成）、整理人力資源數(shù)據(jù)，為日后建設(shè)規(guī)范統(tǒng)一的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)打好基礎(chǔ)。充分利用各種統(tǒng)計(jì)、查詢方法和工具，全方位、多層次地掌握人力資源信息。通過(guò)分級(jí)維護(hù)，達(dá)到信息及時(shí)更新的目標(biāo)，同時(shí)，利用系統(tǒng)完成各類人力資源報(bào)表的自動(dòng)生成、匯總及分析工作。

2）完成合同、檔案、薪酬福利的規(guī)范化管理

人事部門通過(guò)系統(tǒng)可快速處理勞動(dòng)合同、崗位合同的審批、預(yù)警工作。實(shí)現(xiàn)薪資變動(dòng)、發(fā)放、保險(xiǎn)福利等業(yè)務(wù)的在線處理，規(guī)范了薪酬福利的結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)與審批流程。

3）開通自助平臺(tái)

建設(shè)系統(tǒng)需向員工開放自主平臺(tái)，通過(guò)自主平臺(tái)能夠便捷、及時(shí)地了解人員整體情況，及時(shí)獲得準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)；各處室領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)可實(shí)時(shí)查詢員工的履歷、薪酬等方面的信息。

2.2 第二階段：實(shí)現(xiàn)績(jī)效、招聘、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)管理

在第一階段建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)績(jī)效、招聘、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)管理。

1）實(shí)現(xiàn)人事業(yè)務(wù)的流程化管理

完成管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，按管理權(quán)限實(shí)現(xiàn)人員的集中管理，將本部與成員單位之間的人力資源管理業(yè)務(wù)流程通過(guò)信息化平臺(tái)管理，結(jié)合協(xié)同辦公工作流系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部調(diào)動(dòng)等業(yè)務(wù)的流程化管理。

2）完成績(jī)效、招聘、培訓(xùn)的線上管理

在完成人力資源核心業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)擴(kuò)大在線業(yè)務(wù)的應(yīng)用范圍，通過(guò)績(jī)效、招聘、培訓(xùn)業(yè)務(wù)的上線，有效地整合了人力資源管理，對(duì)人才的選、育、用、留等環(huán)節(jié)形成高度協(xié)同的閉環(huán)管理，真正建立了符合本單位特色的人才管理系統(tǒng)，為達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)提供了堅(jiān)實(shí)有力的人才供應(yīng)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)分析確定人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵需求，對(duì)組織管理、人事管理、薪資福利管理、員工資助平臺(tái)、統(tǒng)計(jì)分析、招聘培訓(xùn)各方面業(yè)務(wù)模塊互相關(guān)系，在系統(tǒng)中建設(shè)過(guò)程中的先后順序，以及人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)階段性目標(biāo)進(jìn)行了簡(jiǎn)述。明確了人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)方案，保障了后續(xù)人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。