大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理的思考

汪 奕，高俊雪

(重慶市人民醫(yī)院 400013)

為弄清重慶市市級醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，筆者從檔案資料收集情況、檔案管理重視程度、檔案管理相關(guān)制度完善及實(shí)施、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、檔案的價值發(fā)揮、醫(yī)療檔案服務(wù)作用等6個方面，設(shè)計了18個相關(guān)問題的調(diào)查問卷，對重慶醫(yī)科大學(xué)直屬的5所公立醫(yī)院和重慶市衛(wèi)生和計劃生育委員會管轄的9家市級公立醫(yī)院進(jìn)行了問卷調(diào)查(共發(fā)放問卷14份，回收有效問卷14份)。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與不足

根據(jù)回收的有效問卷進(jìn)行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)本市市級醫(yī)院檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

1.1對檔案管理的認(rèn)識不到位 目前，各級醫(yī)院未建立起滿足各方需求、科學(xué)高效的檔案管理系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠是其原因之一。14家醫(yī)院中，8家沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，占57.1%，這其中除了文書、檔案進(jìn)行了統(tǒng)一管理外，其余仍散在于科教、財務(wù)、基建等相關(guān)職能部門。檔案的分散管理不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全，導(dǎo)致重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)[1]。僅21.4%的醫(yī)院每年有專門的檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，說明醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部忽略了檔案管理工作在醫(yī)院運(yùn)行過程中的重要地位。導(dǎo)致這種認(rèn)識偏差主要有兩個原因：(1)普遍存在“重臨床、輕行政、重業(yè)務(wù)、輕檔案”的現(xiàn)象。醫(yī)院作為特殊的服務(wù)行業(yè)，是具有較強(qiáng)專業(yè)性、技術(shù)性的單位，領(lǐng)導(dǎo)干部更加重視醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)能力等直接服務(wù)患者的方面，而對其他方面重視力度不夠。(2)從經(jīng)濟(jì)方面而言，檔案管理并不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，或者說是投入大于產(chǎn)出。如果領(lǐng)導(dǎo)干部未充分認(rèn)識檔案管理的重要性，經(jīng)濟(jì)原因在醫(yī)院檔案管理中會出現(xiàn)阻礙作用[2]。領(lǐng)導(dǎo)干部重視不夠造成的可能結(jié)果就是，醫(yī)院很少把資金和人力投入到檔案管理這項(xiàng)工作上，這不僅影響了管理效率，還給管理人員造成了不良影響[3]。

1.2檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院缺乏檔案管理的專業(yè)人才。檔案管理工作人員中，高級職稱只占7.1%，其余均為中級及以下職稱或無職稱。此外，僅35.7%的醫(yī)院有檔案專職人員，64.3%的醫(yī)院為兼職人員，分布在院辦、黨辦、人事處等相關(guān)職能部門。每個人手里均有滿滿的其他業(yè)務(wù)，利用縫隙時間做檔案工作，只有在遇到檔案方面的專項(xiàng)任務(wù)時才會組織人員集中工作。在人才培養(yǎng)中，醫(yī)院一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多。一些醫(yī)院工作人員由于其他工作擠占，幾年都沒能參加系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)。許多檔案管理人員的管理水平更多的是停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和理論水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.3檔案管理相關(guān)制度執(zhí)行不到位 被調(diào)查的14家醫(yī)院中78.6%能按照《中華人民共和國檔案費(fèi)》和國家檔案局、國家衛(wèi)生健康委員會《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)要求制定了相關(guān)制度，但存在制度要求與檔案管理現(xiàn)狀脫節(jié)的情況[4]。在實(shí)際操作中，檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案丟失等重大問題時有發(fā)生。近些年，有42.6%的醫(yī)院存在正式歸檔前檔案丟失情況，35.8%的醫(yī)院存在因兼職人員流動性大，交接不嚴(yán)造成檔案丟失的情況。在實(shí)際工作中，僅50%的醫(yī)院將檔案管理納入了院內(nèi)年度對職能部門的目標(biāo)考核，導(dǎo)致醫(yī)院各部門對檔案的歸檔積極性不高，主動性不強(qiáng)。

1.4對檔案的價值挖掘不夠 在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)就像石油一樣，是寶貴的資源，通過對其開發(fā)、利用，就可發(fā)揮價值。目前，在醫(yī)院綜合檔案存儲上，被調(diào)查的醫(yī)院均停留在紙質(zhì)、部分電子化存儲和人工混用階段，與信息化差距很遠(yuǎn)。而各大醫(yī)院基本都建設(shè)了包括電子病歷、處方、醫(yī)學(xué)影像、醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)、劃價、繳費(fèi)、發(fā)藥等的綜合服務(wù)管理系統(tǒng)，收集了大量患者的基本信息和醫(yī)療信息，這些信息基本處于沉睡狀態(tài)，調(diào)查發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)醫(yī)院沒有對檔案的價值進(jìn)行挖掘、沒有利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對其進(jìn)行分析研究，讓其發(fā)揮應(yīng)有的價值，這是非常可惜的。

1.5醫(yī)療檔案服務(wù)滿意度低 醫(yī)院醫(yī)療檔案服務(wù)包括3個方面：(1)針對患者的醫(yī)療檔案服務(wù)；(2)針對院內(nèi)的科研、診療、管理服務(wù)；(3)對社會的服務(wù)。患者感知的醫(yī)療檔案服務(wù)質(zhì)量是一種主觀性感受，是患者經(jīng)歷的服務(wù)與期望服務(wù)之間的差距，這與提高患者獲得感密切相關(guān)[5]。目前，調(diào)查的所有醫(yī)院幾乎都沒有這方面的服務(wù)，僅僅實(shí)現(xiàn)了門診檢查結(jié)果自助打印或網(wǎng)上查詢，但在針對患者的醫(yī)療檔案服務(wù)均需要到相關(guān)部門辦理。這與網(wǎng)絡(luò)時代患者的心理期望存在很大的差異，盡管工作人員服務(wù)態(tài)度很好，但仍然極大地影響了患者的滿意度。

2 醫(yī)院檔案管理工作的思考

2.1健全醫(yī)院檔案管理 (1)采用集中與分散相結(jié)合的方式厘清醫(yī)院檔案管理架構(gòu)。根據(jù)醫(yī)院所有檔案分為：特殊檔案(病歷檔案)、專門檔案(會計檔案、人事檔案)、綜合檔案(文書、科技檔案等)。特殊檔案和專門檔案由相應(yīng)部門管理，使資料歸檔、查詢等更直接，也便于專業(yè)解釋；設(shè)立綜合檔案部門集中管理綜合檔案。(2)完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，保證該項(xiàng)工作良好有序發(fā)展[6]。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度，使檔案工作規(guī)范化[7]。執(zhí)行過程中，明確收集、整理與歸檔的關(guān)系與責(zé)任，每一個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格落實(shí)。(3)進(jìn)一步明確管理人員職責(zé)，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。制度執(zhí)行過程中，特別是執(zhí)行初期，要大力宣傳，增進(jìn)檔案管理知識和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2提高醫(yī)院檔案隊(duì)伍的素質(zhì) 在知識經(jīng)濟(jì)時代，對信息的需求越來越大，檔案的作用會更加突出。為確保醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展，就需要創(chuàng)建一支政治合格、素質(zhì)優(yōu)良、專業(yè)過硬、耐心細(xì)致的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)[7]。因此，醫(yī)院應(yīng)把檔案管理人員的教育歸入醫(yī)院整體的人才培育體系，使檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)更趨合理，提高工作能力，增進(jìn)工作活力，進(jìn)而推動檔案管理水平的提高[8]。主動加強(qiáng)與檔案局等上級部門的溝通，獲得業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管、知識培訓(xùn)(專業(yè)培訓(xùn)、法律法規(guī))；此外，醫(yī)院檔案管理人員需要具備計算機(jī)、信息檢索以及軟件等各方面的知識[9]。同時，要增加院內(nèi)相關(guān)部門檔案知識培訓(xùn)，增強(qiáng)意識，提高基礎(chǔ)檔案質(zhì)量。

2.3加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理 現(xiàn)代發(fā)展促使檔案管理必須要與時俱進(jìn)[10]。首先，應(yīng)保障足夠的經(jīng)費(fèi)投入，完善硬件建設(shè)[11]。例如在本院的兩江新院建設(shè)中，就加大了檔案管理的硬件建設(shè)，將設(shè)立專門的病案室、院史館。配備必要的密集架、成列櫥窗、檔案鐵柜、掃描儀、計算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，為今后的檔案工作可持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。此外，信息化建設(shè)也尤為重要。用數(shù)字化儲存醫(yī)院的各種檔案，能節(jié)省存儲空間，方便查閱，節(jié)約時間，提高效率[12]。因此，醫(yī)院應(yīng)提升檔案管理的數(shù)字化程度。

2.4注重技術(shù)應(yīng)用，挖掘檔案價值 信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案管理中的信息收集、整理、歸檔、借閱等工作都被網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)取代。檔案管理工作的重心將逐漸轉(zhuǎn)移到挖掘檔案的價值上來，讓沉睡的醫(yī)療檔案大數(shù)據(jù)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。大數(shù)據(jù)時代最大的轉(zhuǎn)變就是放棄對因果關(guān)系的渴求，取而代之的是關(guān)注相關(guān)關(guān)系[13]。因此應(yīng)該加大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的投入，建立醫(yī)療檔案大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，尋求數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，發(fā)現(xiàn)其規(guī)律并加以利用。例如：可以利用醫(yī)院的健康體檢數(shù)據(jù)、診療數(shù)據(jù)，尋找年齡、性別、職業(yè)、工作環(huán)境等與疾病發(fā)病之間的關(guān)系，為人們提供健康預(yù)警服務(wù)；也可以利用醫(yī)生的處方數(shù)據(jù)，分析用藥情況，發(fā)現(xiàn)其過度用藥、廠家傾向等，并對其進(jìn)行預(yù)警，以防止腐敗的發(fā)生。

2.5以患者為中心，提高檔案服務(wù)水平 互聯(lián)網(wǎng)的普及，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，徹底改變了人們的生活方式，人們已經(jīng)可以足不出戶進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬、購物、買飛機(jī)票、訂餐，而醫(yī)療檔案服務(wù)卻要我們必須到場才能得到，這與時代已經(jīng)格格不入，必須加以改變。 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，跨界融合思維也成為各行各業(yè)尋求創(chuàng)新的突破口[14]。醫(yī)院應(yīng)該推進(jìn)智慧化醫(yī)院建設(shè)，搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”的班車，構(gòu)建一套完善的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，為患者提供病歷、檢驗(yàn)檢查結(jié)果、醫(yī)療費(fèi)用等檔案的查詢、下載、打印等服務(wù)，同時還應(yīng)該提供相關(guān)部門、機(jī)構(gòu)對醫(yī)療檔案的查驗(yàn)，全面提高醫(yī)療檔案的服務(wù)水平，為緩解醫(yī)患矛盾做出積極的貢獻(xiàn)。