淺談新時期社保檔案管理工作

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，社會保險工作出現(xiàn)了巨大變化，進(jìn)而對社保檔案的管理工作提出了更高的要求，在新的形勢下，如何解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，就顯得尤為重要和必要。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；改革

社會保險業(yè)務(wù)檔案簡稱社保檔案，是指社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子檔案、圖標(biāo)、聲像等不同載體的歷史記錄，是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保費(fèi)征繳、待遇發(fā)放、日常管理工作的原始憑證。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，社會保險工作出現(xiàn)了日新月異的變化，進(jìn)而對社保檔案的管理工作提出了更高的要求，當(dāng)前，社保檔案管理形勢異常嚴(yán)峻，切實提高社保檔案管理水平，使社保檔案真正發(fā)揮“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的作用，是廣大社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)所面臨的嚴(yán)峻考驗。在新的形勢下，如何解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，就顯得尤為重要和必要。

一、新時期檔案管理工作的重要性

（一）社保檔案是重要的民生檔案和歷史憑證。在新的歷史條件下，各級各部門要加大重視程度，普及全員檔案意識，各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及其工作人員要充分認(rèn)識到社保檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保者享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保人員“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。社保檔案管理貫穿于社保業(yè)務(wù)的全過程，需要全員參與，要充分調(diào)動所有人員工作積極性，從源頭抓起，保證檔案管理工作保質(zhì)保量完成。

（二）檔案信息化、自動化是歷史發(fā)展的必然。檔案信息化、管理自動化是形勢發(fā)展的客觀必然，要敢于打破落后的管理模式，通過檔案管理軟件的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)存量檔案電子化。通過電子檔案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實時連接，對業(yè)務(wù)辦理所形成的電子檔案實時存檔，實現(xiàn)自動化管理。

（三）加強(qiáng)檔案利用開發(fā)，實現(xiàn)信息共享也是社會發(fā)展的客觀要求。在一部門或多部門系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子檔案的實時傳送、調(diào)閱，避免了同一參保人員在不同業(yè)務(wù)窗口重復(fù)提供檔案材料的現(xiàn)象，減輕辦事群眾負(fù)擔(dān)。同時，通過對檔案內(nèi)容的整合、加工、編研，使檔案服務(wù)由個別查詢向系統(tǒng)整理提升，由簡單匯總向?qū)ｎ}研究提升，從而產(chǎn)生更高的“增值”服務(wù)。

二、社保檔案管理工作存在的問題

在實際工作中，公眾對社保政策和社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦方面關(guān)注度高，對社保檔案管理方面關(guān)注度低，從而形成了社保檔案管理滯后于社會保險發(fā)展的局面。主要表現(xiàn)在：

（一）管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)。以我國當(dāng)前的社保檔案管理工作來看，工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)沿用的1992年國家檔案局所制定的標(biāo)準(zhǔn)，而此標(biāo)準(zhǔn)已大多不適應(yīng)現(xiàn)在社保檔案的管理需要。在管理形式上，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)采用原始的紙質(zhì)檔案管理辦法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化的檔案管理體系，致使檔案管理成本增加或效用發(fā)揮大打折扣。

（二）管理工作存在局限。受客觀條件限制，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)大多無集中規(guī)范的檔案管理場所，檔案管理較為分散，只要表現(xiàn)在：從檔案來源看，社保服務(wù)對象既包括參保企事業(yè)，也包括個體工商戶、廣大城鄉(xiāng)居民，涉及險種多，單位、人員分散；從業(yè)務(wù)過程來看，社保檔案形成于參保、轉(zhuǎn)移、發(fā)放、注銷等等不同環(huán)節(jié)，檔案分類多、部門（科室）管理分散。

（三）管理人員相對不足。相對于業(yè)務(wù)科室，檔案管理科人員相對不足，且缺乏專業(yè)化水平高的專職檔案管理人員，致使無法全面兼顧各個類別的檔案管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理水平較低。受傳統(tǒng)思想影響，特別是重業(yè)務(wù)輕檔案思想、保守思想的存在，導(dǎo)致社保檔案管理工作嚴(yán)重滯后。

三、臨朐縣在檔案管理方面的探索

檔案管理工作是一項知識性、專業(yè)性極強(qiáng)的工作，也是一項不斷發(fā)展、與時俱進(jìn)的社會事業(yè)，面對檔案管理工作所面臨的新情況、新挑戰(zhàn)，切實提高思想認(rèn)識，不斷研究和探索檔案管理新模式，是促進(jìn)社會保險事業(yè)健康有序發(fā)展的重要舉措。

2017年6月份，濰坊市開展了社會保險公共服務(wù)“三化”建設(shè)工作，此項工作以綜合柜員制改革為重點，以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息化建設(shè)為支撐，以一體化服務(wù)為目標(biāo)，構(gòu)建社會保險公共服務(wù)智能化體系，實現(xiàn)社會保險公共資源的最優(yōu)配置，更好地保障改善民生，全面提升社會保險工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力和水平。作為信息化建設(shè)的重要組成部分，臨朐縣社保中心高度重視檔案管理工作，以“三化建設(shè)”為契機(jī)，全面提升社保檔案管理服務(wù)水平。

（一）加大經(jīng)費(fèi)投入，配備相關(guān)設(shè)備。為切實提高檔案管理水平，臨朐縣社保中心多方籌集資金，配備了高拍儀、高速掃描儀、條碼槍、條碼打印機(jī)等設(shè)備，有效滿足了電子檔案管理所需設(shè)備條件。

（二）加強(qiáng)人員配備，提高管理水平。根據(jù)工作安排及檔案管理發(fā)展方向，臨朐縣社保中心配備了紙質(zhì)檔案管理員和電子檔案管理員，加強(qiáng)對社保“電子檔案”重視程度，在深入學(xué)習(xí)電子檔案管理模式的情況下，對紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性和全面性進(jìn)行了具體的規(guī)劃設(shè)計，極大的提高了檔案管理水平。

（三）簡化業(yè)務(wù)手續(xù)，實現(xiàn)檔案“精”“減”。根據(jù)“最多跑一次腿”工作要求，臨朐縣社保中心對所有業(yè)務(wù)進(jìn)行了流程梳理，擯棄了繁瑣、冗雜的業(yè)務(wù)流程和手續(xù)，辦事材料大大減少，進(jìn)而促進(jìn)了社保檔案的“精”“減”，使有限的人力、物力投入到提高整體檔案管理水平上來。

（四）檔案系統(tǒng)傳輸，實現(xiàn)信息共享。為適應(yīng)“一窗受理”工作，切實提高“放管服”水平，臨朐縣社保中心已實現(xiàn)柜臺業(yè)務(wù)辦理材料的網(wǎng)上傳輸推送，辦事群眾在前臺辦理業(yè)務(wù)時，由工作人員將掃描材料形成的電子檔案向其他科室傳送，省去了辦事群眾往來跑腿和重復(fù)提供紙質(zhì)材料的麻煩，實現(xiàn)了信息共享和實時傳輸。

通過不斷探索和反復(fù)實踐，臨朐縣的社保檔案管理工作水平和服務(wù)能力得到了切實的提高，但是離預(yù)期目標(biāo)還存在較大差距，在今后工作中，臨朐縣社保中心將繼續(xù)深化檔案管理工作，積極促進(jìn)社保電子檔案的全面應(yīng)用普及，最大限度的發(fā)揮社保檔案的服務(wù)作用。

作者簡介：潘增（1974.12--），男，山東臨朐人，大本學(xué)歷，現(xiàn)為臨朐縣社會保險事業(yè)管理中心 副主任