檔案管理工作中知識(shí)服務(wù)模式探究

朱德康

一、知識(shí)服務(wù)的概念

知識(shí)管理是目前管理領(lǐng)域一種創(chuàng)新性的管理方式，是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，在實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的過程中，首先應(yīng)該構(gòu)建有效的管理機(jī)制，充分挖掘出職工的內(nèi)在潛能，通過培新以及教育等手段幫助他們掌握更多的創(chuàng)新型管理理念、管理手段與方法，最終達(dá)到提升管理效率的目的。知識(shí)服務(wù)目前已經(jīng)成為了知識(shí)管理的核心內(nèi)容，其側(cè)重點(diǎn)在于知識(shí)的創(chuàng)新以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升，通過知識(shí)服務(wù)還能夠培養(yǎng)更多的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才。在信息技術(shù)的普及和應(yīng)用的過程中，來自各個(gè)領(lǐng)域的信息不斷出現(xiàn)，并且以十分驚人的速度在增長(zhǎng)，在這樣的背景下，檔案管理人員必須要積極學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升自身的修養(yǎng)，滿足社會(huì)的發(fā)展需求，知識(shí)服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)人與信息的整合，并打破？魍車姆？務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)了信息資料的高度整合和集中，同時(shí)在知識(shí)管理的背景下，信息增值服務(wù)成為了必然，圍繞知識(shí)管理這個(gè)理念，管理服務(wù)的水平也在不斷提升。

二、檔案管理開展知識(shí)服務(wù)的必要性

檔案管理工作能順利進(jìn)行，管理是保證，服務(wù)是前提。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們的信息意識(shí)和信息觀念不斷增強(qiáng)，人們對(duì)獲取知識(shí)的要求不僅局限于表面的、分散的，檔案管理要適應(yīng)用戶索取知識(shí)的高要求，就必須改善服務(wù)機(jī)制，開展深層次、多形式的知識(shí)與信息服務(wù)。過去，檔案用戶通常要求快速查閱檔案資料；現(xiàn)在，用戶對(duì)信息服務(wù)的要求轉(zhuǎn)變?yōu)橄Ｍ麢n案人員提供檢索和咨詢服務(wù)；將來，用戶的服務(wù)將變?yōu)橐环N按用戶的不同需求提供的“個(gè)性化”知識(shí)服務(wù)，通過這些變化，我們可以看到，知識(shí)服務(wù)正向“個(gè)性化”方向前進(jìn)。檔案管理知識(shí)服務(wù)的核心就是要面向用戶，為用戶提供“個(gè)性化”知識(shí)服務(wù)，而且隨著用戶知識(shí)需求、水平的變化，還會(huì)要求提供不同層次的服務(wù)。高層次的知識(shí)需求主要是要求提供深加工型的知識(shí)產(chǎn)品和開發(fā)型知識(shí)服務(wù)中等的需求提供初步加工的信息商品（如檔案匯編）；低層次的需求主要是一般信息（如提供檔案原始資料）?？傊?，知識(shí)服務(wù)就是檔案管理工作人員，針對(duì)用戶的信息需求，對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、提煉和整合，組合成符合用戶需求的知識(shí)產(chǎn)品，最大限度地滿足用戶需求的服務(wù)過程。在高速流轉(zhuǎn)的信息社會(huì)背景下，知識(shí)服務(wù)打破了檔案館信息查詢服務(wù)的壁壘，發(fā)生了質(zhì)的飛躍。這對(duì)檔案管理來說是非常重要而可貴的。由此可以看出開展知識(shí)服務(wù)已成為一種必要和必然。

三、知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)

（一）檔案知識(shí)服務(wù)理念的確立

落實(shí)檔案管理的知識(shí)服務(wù)理念，首先要科學(xué)的認(rèn)識(shí)到當(dāng)今檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作之間的差別與不同，確立知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)，立足于信息搜尋、分析與組織等角度，將重點(diǎn)放在用戶問題以及環(huán)境融入用戶解決問題的方面，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了越來越多的信息增值服務(wù)?；谶@些分析能夠看出檔案管理服務(wù)與目標(biāo)的確立應(yīng)該從這些方面出發(fā)，突破館藏限制，這種服務(wù)理念的確立，實(shí)際上就是檔案管理者對(duì)于自身發(fā)展認(rèn)識(shí)上的突破。

（二）檔案信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

在經(jīng)濟(jì)全球化以及社會(huì)信息化的背景下，檔案管理工作目標(biāo)也必須要以最大限度滿足社會(huì)需求為前提，基于檔案本身隱密性的特點(diǎn)，檔案管理服務(wù)在新時(shí)期必須要有新的突破和發(fā)展。首先檔案信息咨詢機(jī)構(gòu)、文件中心以及檔案事務(wù)所等商業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)與發(fā)展，它們不僅豐富了檔案管理工作的內(nèi)涵與內(nèi)容，同時(shí)也更加有效的發(fā)揮了檔案信息與知識(shí)的作用，促進(jìn)了檔案管理機(jī)制與體制的變革。

（三）檔案知識(shí)服務(wù)模式的新發(fā)展

實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)服務(wù)，必須要認(rèn)識(shí)到該服務(wù)理論是建立在專業(yè)化與個(gè)性化服務(wù)的基礎(chǔ)之上的，它并不是批發(fā)性服務(wù)，這就要求工作人員從具體需求以及過程提供服務(wù)入手，實(shí)現(xiàn)縱向服務(wù)的全方位跟蹤。然后，還需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化，對(duì)信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變有所掌握，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為關(guān)鍵的特征就是增值服務(wù)，比如，編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專業(yè)分類導(dǎo)引和對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學(xué)習(xí)應(yīng)用信息解決問題的方法，針對(duì)查詢問題的具體要求和特點(diǎn)來解決實(shí)際問題。這正是知識(shí)服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

（四）融入新的事業(yè)合作圈

知識(shí)管理的重要特點(diǎn)就是在協(xié)作系統(tǒng)中求得管理增值與創(chuàng)新，因?yàn)橹R(shí)只有在整合、流動(dòng)與應(yīng)用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業(yè)壁壘，需要前所未有的協(xié)作精神，才能共享彼此的知識(shí)，這一點(diǎn)在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時(shí)將不再是檔案部門獨(dú)家經(jīng)營和檔案人員獨(dú)善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：檔案部門將離不開信息技術(shù)專家的指導(dǎo)和幫助。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)、使用甚至增值都離不開信息技術(shù)人員，只有將檔案人員的功能需求和技術(shù)人員的開發(fā)有機(jī)結(jié)合起來，才能達(dá)到系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實(shí)上電子文件管理過程中的一些諸如知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題、證據(jù)問題以及隱私權(quán)問題等都遠(yuǎn)非檔案部門一家所能擔(dān)當(dāng)；檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用者關(guān)心的將是如何迅速準(zhǔn)確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢(shì)，也是知識(shí)共享的基礎(chǔ)和前提。

四、結(jié)語

為了適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)信息環(huán)境下大量信息資源的科學(xué)整合、分類與管理，檔案管理者首先必須要客觀認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任，積極引入新的管理理念與管理方法，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)，從而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。