淺談學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用

郭玉梅

摘要：學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)管理實踐活動中直接形成的歷史記錄，重視開發(fā)與利用學(xué)校檔案信息資源，把其潛在價值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實利用價值，充分發(fā)揮出學(xué)校檔案信息在學(xué)校建設(shè)、教學(xué)管理等方面的更大作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)與利用

學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)管理實踐活動中直接形成的歷史記錄，只有管好學(xué)校檔案，才能為學(xué)校留下一份良好的記錄，學(xué)校各項建設(shè)工作才能源遠(yuǎn)流長。長期以來，受傳統(tǒng)觀念的束縛，學(xué)校檔案工作大都偏重于檔案的收集和保存，沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。如何開發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的作用，是現(xiàn)今學(xué)校檔案工作著力追求和研究的重要課題之一。本文結(jié)合實際，就此問題談些粗淺的認(rèn)識。

一、保證檔案信息開發(fā)與利用效果

由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，人們在檔案信息開發(fā)利用方面普遍比較保守，認(rèn)為保密是頭等大事，要慎之又慎。隨著學(xué)校教學(xué)改革的深入發(fā)展，對學(xué)校檔案信息的需求日益增大，這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，突出服務(wù)這一主題，創(chuàng)新檔案信息開發(fā)利用方式，開展多渠道、多層次的服務(wù)，為利用者提供有效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，保證檔案信息開發(fā)利用效果。要改變原有那種等著利用者來檔案室查閱檔案的“座堂守攤”局面，主動為利用者提供檔案信息服務(wù)。比如，學(xué)校新分配來的教師，為使新教師盡快地熟悉業(yè)務(wù)，靠老教師面對面?zhèn)魇诮虒W(xué)經(jīng)驗和教學(xué)方法是一種方法，但是老教師的教學(xué)任務(wù)都比較繁重，不可能有那么多時間和精力來幫助新教師熟悉業(yè)務(wù)。為此我們主動向新教師提供教學(xué)檔案，其中包括錄像帶、制作的課件等，幫助他們盡快熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)，掌握高質(zhì)量的教學(xué)方法，提高教學(xué)水平，這樣發(fā)揮了檔案信息在促進(jìn)教師隊伍建設(shè)方面的積極作用。

二、改變檔案信息開發(fā)與利用狀態(tài)

長期以來，檔案信息開發(fā)利用處于被動狀態(tài)，限制了檔案信息資源作用的發(fā)揮。要有效地開發(fā)利用檔案信息資源，就必須變被動為主動，加大開發(fā)利用力度，提高開發(fā)利用效率。關(guān)注改革發(fā)展對學(xué)校檔案工作提出的新要求，主動了解各部門和教師對檔案的利用需求，有針對性地選擇課題，開展檔案編研工作，這是改變檔案信息開發(fā)利用狀態(tài)的突破口。檔案人員要對學(xué)校檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編纂，例如，編寫各種檢索工具、檔案工作指南；利用學(xué)校檔案進(jìn)行二次、三次加工形成專題材料，把湮沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來，及時、準(zhǔn)確地傳遞出去，提供給師生及社會利用。這些編研成果不僅利用率高，而且節(jié)省查閱時間，提高工作效率，同時也對原始檔案起到了保護(hù)作用。 根據(jù)學(xué)校工作的需要，或者結(jié)合重大慶典活動、學(xué)校社區(qū)服務(wù)活動、教育教學(xué)經(jīng)驗展示學(xué)校和校風(fēng)傳統(tǒng)教育等有關(guān)活動，確定相關(guān)主題，充分利用檔案室保存的相關(guān)檔案資料，舉辦檔案史料陳列和檔案圖片展覽，也是改變檔案信息開發(fā)利用方式，變被動為主動的有效途徑。例如配合校慶、教師節(jié)、國慶節(jié)等重大節(jié)日，我們利用保存的照片、文字、實物資料，舉辦主題展覽，既向師生進(jìn)行校史、傳統(tǒng)宣傳教育，培養(yǎng)師生愛校、愛國情結(jié)，又向社會介紹學(xué)校的發(fā)展成就，以爭取社會對學(xué)校的支持。

三、更新檔案信息開發(fā)與利用手段

從近幾年的檔案信息開發(fā)利用方面看，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用勢在必行，這也是更新檔案信息開發(fā)利用、提高信息開發(fā)利用質(zhì)量和效率的重要手段。要積極創(chuàng)造條件，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用于以檔案信息開發(fā)利用為根本目的學(xué)校檔案工作全過程。要利用計算機(jī)技術(shù)，建立檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，公布可以公開的文件目錄和全文數(shù)據(jù)，便于檢索利用檔案檔息，滿足利用者的需要，實現(xiàn)檔案信息存儲電子化、檢索網(wǎng)絡(luò)化、利用在線化，提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平。在實際工作中，文書檔案、會計檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的主體，每所學(xué)校所形成的教學(xué)檔案、學(xué)生檔案一般數(shù)量都比較龐大。我們配置相應(yīng)的計算機(jī)教學(xué)檔案管理軟件，將教學(xué)檔案、學(xué)生檔案內(nèi)容錄入計算機(jī)，實現(xiàn)教學(xué)檔案、學(xué)生檔案信息的自動檢索、統(tǒng)計、打印等多方面的功能。我們還將每位教師的公開課、觀摩課的教案輸入計算機(jī)，建立專題數(shù)據(jù)庫，以滿足教學(xué)、科研多方面的需求，實現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源共享。

四、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對原有工作人員的培訓(xùn)和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

總之，學(xué)校檔案工作是一項系統(tǒng)的信息工程，學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)利用日益重要。只有重視學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)利用，才能把學(xué)校檔案信息資源的潛在價值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實的利用價值，充分發(fā)揮出學(xué)校檔案信息在學(xué)校建設(shè)、教學(xué)管理等方面的更大作用。