檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

何玥玥　李夢珂

摘 要：隨著國家的發(fā)展，科學技術(shù)也隨之日益進步，檔案信息的管理工作也有了更高的要求。檔案管理部門為了更好地提升檔案管理效率掘棄了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，引進了新興信息技術(shù)。針對檔案信息化管理的優(yōu)勢以及容易出現(xiàn)的問題，筆者將例舉出優(yōu)勢及提出幾點合理化解決問題的措施，以供相關(guān)檔案信息工作人員了解。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化管理 安全問題 防范

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

前言

相關(guān)信息管理人員在檔案信息化管理工作開展的過程中應對自身工作加以重視，針對檔案管理方式應當引導各個部門的工作人員進行合理創(chuàng)新，為提升管理效率采取有效的管理措施。與此同時，為保證檔案信息化管理的發(fā)展性，更要重視其先進性，針對檔案信息化管理過程中遇到的安全問題，做到及時發(fā)現(xiàn)及時解決。

一、檔案信息化管理優(yōu)勢

1.充分利用檔案資源

傳統(tǒng)檔案管理一般都是紙質(zhì)版，工作人員對檔案復印歸類細分后進行保存，紙質(zhì)檔案的繁瑣的工作方式和保存方式不僅增加了工作人員的工作量，查詢檔案信息也非常麻煩繁瑣，大大降低了檔案管理的效率。而在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，管理人員摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，實行起先進的數(shù)字化檔案管理方式，檔案查閱人員不受地點和時間的限制，隨時隨地在線查閱檔案信息，不僅簡化了流程，而且也提升了檔案管理的效率。由此可見，檔案信息化管理的優(yōu)勢在于充分利用了檔案資源[1]。

2.提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理中，查詢一份檔案需要逐一查找，如果不能提供精確的檔案的名稱查詢起來更是麻煩，所以查找的效率非常低，而且增加了損壞文件的概率。而在數(shù)字化管理方式中就要方便得多，管理人員只需要在計算機上輸入相關(guān)的標題或者關(guān)鍵詞就可以檢索到要查找的文件資料，不僅縮短了查詢時間還提高了查詢的準確率。在管理以及查詢的過程中，計算機系統(tǒng)包攬了大部分工作，不僅減輕了工作人員的工作量，也降低了人力成本，同時大大提升了管理效率。

3.便于信息傳輸共享

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使用人員一般通過相關(guān)部門郵寄或者傳真的方式來獲取檔案，不僅過程繁瑣而且不能很快的獲取檔案，為使用人員帶來了很多不便之處。而信息化檔案管理卻能充分利用信息網(wǎng)絡(luò)的功能，能將檔案信息在短時間內(nèi)傳輸給使用人員，既節(jié)省了人力與財力，也提升了傳遞時間與效率。

二、檔案信息化管理中存在的安全問題

1.電子檔案真實性問題

在紙質(zhì)版的檔案管理中，工作人員歸納總結(jié)完檔案，需要領(lǐng)導簽字蓋章之后才能進行保存，這種方式確保了檔案的真實性，但在信息化管理中采用的是電子檔案，管理人員對于簽字蓋章流程無法實現(xiàn)，所以無法確認檔案的真實性，而且電子檔案復制性非常強，不法分子復制檔案真假難辨，檔案的合法性難以保證。對此情況，管理人員應對存在的安全問題全面分析，提出有效的應對方案，保證檔案的管理質(zhì)量[2]。

2.檔案傳輸安全性問題

信息化檔案管理充分利用信息網(wǎng)絡(luò)的功能，能將檔案信息在短時間內(nèi)通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給使用人員，但這在一定程度上影響了傳輸過程中的安全問題，檔案將面臨著被惡意竊取、篡改、偽造等可能，特別是對與于高度機密文件信息，管理人員應對這一問題提出合理化建議，以保證檔案的安全性。

3.檔案保管安全性問題

在電子檔案保存的過程中會遇到一些意外的情況影響檔案的保存，如計算機硬件或軟件出現(xiàn)問題，如工作人員操作失誤，或者是計算機使用壽命問題等原因，都會導致檔案受損甚至丟失，所以，管理人員應當重視檔案保存期間所能遇到的安全問題，采取有效的措施避免以及解決問題。

4.計算機病毒的威脅

在科技發(fā)展迅速的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟，但互聯(lián)網(wǎng)具有開放性，網(wǎng)絡(luò)中的不安全因素越來越多，其中最無可避免的頑疾就是計算機病毒。在檔案傳輸過程中計算機面臨著被病毒入侵的風險，計算機被病毒入侵極大可能會使檔案管理系統(tǒng)遭受攻擊，檔案信息將面臨威脅，這將對檔案管理部門產(chǎn)生很大的影響。因此，對于防治計算機病毒的問題是非常有必要的。

三、檔案信息化管理中應對安全問題的策略

1.提高技術(shù)應用

1.1采用電子簽章，即利用圖像處理技術(shù)將電子簽名方式轉(zhuǎn)為與紙質(zhì)文件蓋章方式相同的視覺效果，或者在文字處理軟件中嵌入手寫輸入板簽名的方式或借助保密密匙對文件進行加密處理以保證電子檔案的真實性問題。

1.2限定檔案的使用限制，建立或使用檔案輸入相應證件信息，并且輸入正確密碼以保證檔案安全性。

1.3對檔案文件設(shè)置禁止編輯操作，使檔案只能處于查看狀態(tài)，保證了檔案的真實性。

1.4對檔案設(shè)置防火墻，監(jiān)控和鑒別進出兩個方向的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，既可以避免無關(guān)人員對檔案信息的非法入侵，又可以防止檔案信息外泄的風險，確保了檔案免受非法侵犯[3]。

1.5對檔案文件進行數(shù)據(jù)備份，防止發(fā)生意外導致檔案丟失。

1.6設(shè)置雙密匙瑪加密，發(fā)送檔案過程中使用公開密匙，接受者只有進行密文解密才能獲取檔案的內(nèi)容，這保證了傳輸過程中的安全性問題。

2.完全管理制度

針對檔案信息化管理的過程中遇到的安全問題，解決問題只是一部分，更重要的是防止問題的發(fā)生，首先應對工作人員的職責明確劃分，工作人員了解自身職責重要性，幫助明確自身工作職責，構(gòu)建完整的管理制度。另外，應對電子檔案嚴格監(jiān)控，沒有領(lǐng)導審批不得外借。

結(jié)語

檔案信息化管理為管理人員的工作帶來了巨大的便利，但也帶來了很大的安全隱患，相關(guān)管理人員應該對自身的工作加以了解以及更加重視，保證對檔案的管理達到最高標準，提升自身工作效率。對于安全問題不僅要防護，還要定期的檢查，以防止發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全隱患，當問題發(fā)生時要立即采取措施解決，還要防止下次的發(fā)生。對于文檔要做好備份，以免發(fā)生意外丟失數(shù)據(jù)。

參考文獻

[1]熊偉.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].中國管理信息化，2016，05（20）：168-169.

[2]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014，06（12）：250.

[3]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[J].科技資訊，2014，08（05）：211-212.

作者簡介：何玥玥（1982.9-），女，漢 族，湖北十堰人，助理館員，本科學歷，研究方向：檔案。