做好監(jiān)理文件資料管理需掌握“三控制”

高 華

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030001)

監(jiān)理文件資料是實施監(jiān)理過程全面真實的反映，監(jiān)理文件資料管理的好與壞，對工程進度、投資、質(zhì)量及安全職責的履行具有一定檢查和促進作用。筆者結(jié)合工作實踐，提出監(jiān)理文件資料管理實施“三控制”即事前控制、事中控制和事后控制的方法，達到精準、有效、規(guī)范化地資料管理目標。

1 監(jiān)理文件資料管理的事前控制

1)明確項目監(jiān)理機構(gòu)人員的管理職責。

在工作中，項目監(jiān)理機構(gòu)的資料管理實行總監(jiān)理工程師負責制；由總監(jiān)指定專人專職(或兼職)負責建設(shè)單位、上級主管部門、施工單位等收文登記，負責項目監(jiān)理機構(gòu)對外發(fā)文登記，負責項目監(jiān)理機構(gòu)歸檔資料的分類整理；各專業(yè)監(jiān)理工程師分別負責整理本專業(yè)的文件資料，并及時移交給資料專員歸檔保管?？偙O(jiān)需要定期或不定期對監(jiān)理文件資料收集、分類情況進行督查指導。

2)建立順暢的監(jiān)理文件資料管理流程。

各專業(yè)監(jiān)理人員收到施工單位的工程報驗資料后，應(yīng)進行資料表格格式、份數(shù)、填寫規(guī)范性等方面的審核評價；對審核合格的工程報驗資料予以簽字認可，并負責將資料整理后遞交資料專職人員，由資料人員二次審核該文件資料的規(guī)范性和完整性。

3)注重監(jiān)理人員業(yè)務(wù)交底與學習。

項目監(jiān)理機構(gòu)組建后、監(jiān)理工作正式運行前，總監(jiān)利用內(nèi)部交底會，對所有監(jiān)理人員進行資料業(yè)務(wù)交底，明確監(jiān)理人員的管理職責，理順監(jiān)理資料管理流程，組織學習資料管理的要求，使所有監(jiān)理人員做到心中有數(shù)，保證監(jiān)理資料工作的順利開展。

4)優(yōu)先任用經(jīng)驗豐富、責任心強的監(jiān)理人員作為資料人員。

項目監(jiān)理機構(gòu)組建之初，總監(jiān)應(yīng)慎重選擇資料員，委派責任心強、工作細致和文案經(jīng)驗豐富的人員來擔任，保證日常監(jiān)理資料的收集、整理工作順利實施。

5)向各參建單位提出監(jiān)理文件資料的質(zhì)量要求，向施工單位提出資料人員的業(yè)務(wù)能力要求。

項目總監(jiān)應(yīng)在第一次工地會議上，與建設(shè)單位、施工單位共同確定本工程應(yīng)采用的資料表格類型和資料份數(shù)。如施工合同已有約定即按合同執(zhí)行。總監(jiān)還應(yīng)要求施工單位配備有工作經(jīng)驗的資料員，這樣監(jiān)理單位與施工單位對接更加流暢，工作效率會顯著提高。

6)有條件地項目，可提前與當?shù)爻墙n案館接洽，取得建設(shè)工程文件歸檔要求，使工作達到事半功倍的效果。

在實際工作中，經(jīng)常會遇到：項目歸屬地不同，檔案歸檔范圍及要求也會有所差別。為提高資料整理、歸檔效率，確保工程驗收，項目監(jiān)理機構(gòu)可以在正式開工前、第一次工地會議上，由總監(jiān)提出建設(shè)性的意見，建議建設(shè)單位或施工單位在有條件地情況下，提前與當?shù)爻墙n案館聯(lián)系，事先了解建設(shè)工程文件歸檔內(nèi)容，做好資料管理工作的事前控制，為工程驗收提前做充分準備。

7)提前了解監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部檔案室移交資料的要求。

監(jiān)理企業(yè)都有一套完整、規(guī)范的內(nèi)部檔案管理制度。為達到企業(yè)內(nèi)部檔案歸檔要求，項目監(jiān)理機構(gòu)還應(yīng)提前聯(lián)系企業(yè)檔案室，知曉資料歸檔范圍要求，待項目施工結(jié)束、監(jiān)理人員撤場后，就能夠及時辦理資料移交，滿足監(jiān)理企業(yè)對資料移交時限的要求。

2 監(jiān)理文件資料管理的事中控制

在施工過程中，項目監(jiān)理機構(gòu)如何能夠做到及時收集資料，保證與工程進度同步，達到資料真實、齊全、完整、規(guī)范的目的，需要采取以下措施：

1)項目總監(jiān)定期抽查監(jiān)理人員履行各自資料管理職責情況。

項目總監(jiān)應(yīng)定期(按周、月或分部工程驗收節(jié)點)對各專業(yè)監(jiān)理工程師整理本專業(yè)的文件資料情況、移交資料員歸檔情況進行檢查評價；對資料員收發(fā)文登記、歸檔資料的分類整理情況進行檢查評價；并根據(jù)檢查結(jié)果，按照監(jiān)理企業(yè)管理制度對監(jiān)理人員履職情況進行獎評。

2)在施工過程中，項目監(jiān)理機構(gòu)實施書面報驗措施，保證資料與工程進度同步，做到資料真實、齊全、完整、規(guī)范。

在實際工作中，項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)在第一次工地會議或監(jiān)理例會上要求施工單位對本項目各單位、分部、分項、檢驗批、隱蔽工程及工程材料設(shè)備報驗時，實行書面報驗的工作方式。即施工單位在自檢合格后，先將書面自檢結(jié)果上報監(jiān)理檢查，監(jiān)理人員審核資料真實、齊全、完整、規(guī)范后，再到現(xiàn)場進行實體檢查。監(jiān)理人員驗收合格、簽署驗收意見后，交由資料員辦理蓋章、歸檔手續(xù)，保證工程資料與施工同步。

3)資料員應(yīng)定期向總監(jiān)匯報監(jiān)理文件管理工作情況。

依據(jù)項目總監(jiān)在第一次工地會議上確定的參建各方收發(fā)文的接收人，資料員應(yīng)將文件及時接收或發(fā)出，準確記載收文和發(fā)文記錄；需要項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部傳閱的文件應(yīng)為復印件，同時將原件歸檔保存；還應(yīng)將收發(fā)文情況向項目總監(jiān)匯報，由項目總監(jiān)記錄到當日項目監(jiān)理日志中，完成文件的收集、傳遞、整理和歸檔。

4)重視工程聲像文件的收集、整理、歸檔。

項目總監(jiān)督促檢查監(jiān)理人員日常工程照片、視頻資料的記錄工作。包括開工前(原址原貌)、基礎(chǔ)工程、主體工程(主要隱蔽工程、管道走向、四新的)、裝飾裝修等分部，竣工后有面貌(正面、側(cè)立面、背立面)。資料員應(yīng)建立聲像專用文件夾，及時將現(xiàn)場監(jiān)理人員拍攝的照片按施工順序、重要工序及驗收節(jié)點分類，做好必要的電子文檔備份。

5)公司職能管理部門不定期的進行監(jiān)理資料管理工作的檢查與評價。

監(jiān)理企業(yè)工程質(zhì)量職能管理部門應(yīng)不定期巡視檢查項目監(jiān)理機構(gòu)日常監(jiān)理資料文件的管理工作，主要檢查監(jiān)理資料是否與工程同步，監(jiān)理文件質(zhì)量是否符合標準，監(jiān)理文件的分類與歸檔是否合理、清楚，并對項目監(jiān)理機構(gòu)的工作進行指導評價，推進監(jiān)理文件管理始終處于正常狀態(tài)。

3 監(jiān)理文件資料管理的事后控制

在工程結(jié)束后，項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并應(yīng)按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案，并在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理企業(yè)移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

3.1 項目總監(jiān)安排專人取得歸屬地城建檔案館的歸檔內(nèi)容要求

項目總監(jiān)應(yīng)安排專人聯(lián)系檔案館，按照檔案館歸檔要求，對監(jiān)理文件進行整理、分類、組卷、成冊。具體基本要求如下：

1)監(jiān)理文件可按管理資料、質(zhì)量控制、進度控制、造價控制、分包資質(zhì)等立卷；

2)監(jiān)理資料文件的分類按時間順序整理，分類立卷成冊；資料每頁要編頁號，每卷要有目錄；

3)檔案封面應(yīng)注明工程名稱、合同號、建設(shè)單位、施工項目部、建設(shè)日期、完成日期，并有項目總監(jiān)理工程師審核簽字等。

3.2 項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)辦好工程檔案的移交手續(xù)

項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)當將工程檔案按合同或協(xié)議約定的載體、質(zhì)量、套數(shù)、時間報送給建設(shè)單位。向建設(shè)單位報送檔案，應(yīng)當編制移交清單，雙方簽字蓋章后方可交接。監(jiān)理企業(yè)自行保存的監(jiān)理檔案經(jīng)企業(yè)有關(guān)部門負責人審核同意后，向本單位檔案室報送，辦理移交手續(xù)后歸檔保存。

4 結(jié)語

規(guī)范化的監(jiān)理資料管理離不開有效的工作手段，資料管理的“事前、事中、事后”控制都是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的，而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)、專業(yè)監(jiān)理工程師還是資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。為此，項目監(jiān)理機構(gòu)掌握運用“三控”法，可使監(jiān)理資料管理做到“工作有人做，資料有人管”，工程竣工后才能留下一份連續(xù)、完整的監(jiān)理資料。