大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

張建忠

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 大數(shù)據(jù)時代的到來，給事業(yè)單位的檔案管理提出了較高的要求。事業(yè)單位的檔案管理在單位的發(fā)展中起著重要作用，因此，要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題并及時采取相關(guān)措施，以促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。接下來，本文將對大數(shù)據(jù)時代背景下，我國事業(yè)單位內(nèi)檔案管理存在的一些問題以及相關(guān)措施進(jìn)行詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案管理 綜合素質(zhì)

隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，要被處理的數(shù)據(jù)信息種類和信息數(shù)量不斷增加，基于這種情況，大數(shù)據(jù)技術(shù)成為了信息技術(shù)發(fā)展的主流。大數(shù)據(jù)對信息管理質(zhì)量要求比較高，而檔案管理作為信息管理的一部分，也面臨著許多挑戰(zhàn)。因此，探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作的重要作用

隨著社會的快速發(fā)展，各單位都想通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對單位中各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效管理和整合，由于檔案管理工作的特殊性，使其每天都會出現(xiàn)很多原始記錄和大量相關(guān)信息，檔案管理工作人員面對這些復(fù)雜、繁瑣的檔案信息，會產(chǎn)生一些工作壓力，降低他們的工作效率，久而久之也會大大降低他們的工作積極性。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對以往的電子檔案管理模式提出了較高的要求，如果檔案管理工作人員依然采用傳統(tǒng)的檔案信息管理方式對檔案原始信息進(jìn)行逐個閱讀，不僅會增加他們的工作量，還無法確保檔案信息的真實性和可靠性。基于這種情況，就應(yīng)該在檔案管理工作中充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)。因為大數(shù)據(jù)的一些相關(guān)技術(shù)可以對這些繁瑣復(fù)雜的信息進(jìn)行合理的分類，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對所需信息進(jìn)行快速檢索，提高信息的利用率，確保檔案信息的質(zhì)量安全，減少工作人員的檔案管理負(fù)擔(dān)，提高他們的工作效率，調(diào)動他們工作的積極性。由此可見，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作的發(fā)展有著重要作用。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中存在的一些問題

（一）檔案管理人員的綜合能力比較低

在目前檔案管理過程中，很多檔案管理人員都運用傳統(tǒng)的模式對檔案進(jìn)行管理，沒有充分的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行專業(yè)化處理。面對大數(shù)據(jù)時代的到來，優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理分析人才就顯得格外重要?，F(xiàn)有的檔案管理人員綜合能力比較低，缺少優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理人才，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案管理體系不健全

在我國的一些檔案管理室中，都只限于對自身檔案進(jìn)行管理和數(shù)據(jù)分析，沒有和其他的檔案管理部門進(jìn)行有效溝通，沒有統(tǒng)一的進(jìn)行檔案備份，檔案管理體系不健全。如果在科學(xué)、合理的計劃下，實現(xiàn)全國統(tǒng)一對檔案進(jìn)行管理，那么在大數(shù)據(jù)背景下，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析以及對相關(guān)信息進(jìn)行整合，將會是一個很大的資源整合，需要花費大量的人力和時間，增加了相關(guān)機構(gòu)以及相關(guān)單位的成本。

（三）檔案管理的安全性比較低

在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理過程中，如果沒有安全系統(tǒng)來確保大量數(shù)據(jù)信息的安全性，那么隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息很容易出現(xiàn)丟失、泄露、被克隆、被修改等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的發(fā)生不利于事業(yè)單位對檔案信息的資源整合，同時也會因為數(shù)據(jù)不易修復(fù)以及不易恢復(fù)等特點，阻礙事業(yè)單位對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，制約其發(fā)展[1]。

三、在大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案管理

（一）加強檔案管理人才建設(shè)

優(yōu)秀的檔案管理人才在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中起著重要的作用，所以應(yīng)該加強檔案管理人員以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析人員的重視。除了高薪聘請國外優(yōu)秀數(shù)據(jù)處理人才之外，還要引進(jìn)專業(yè)性比較高的優(yōu)秀畢業(yè)生，為檔案管理隊伍注入新的活力。另外，也要加強對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)之后建立相應(yīng)的考核制度和激勵機制。根據(jù)考核成績，對于一些表現(xiàn)好的工作人員應(yīng)當(dāng)給予一定的物質(zhì)獎勵，對于一些出錯率比較高的員工給予相應(yīng)的懲罰，并及時糾正他們的錯誤，全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加大與大數(shù)據(jù)技術(shù)有關(guān)機構(gòu)的合作

在我國一些檔案管理部門當(dāng)中，部門內(nèi)部只有大量的檔案信息，卻缺少處理這些信息的相關(guān)技術(shù)，而在一些規(guī)模比較大的、擁有大數(shù)據(jù)技術(shù)機構(gòu)當(dāng)中，卻缺少相關(guān)數(shù)據(jù)可以研究，基于這種情況，事業(yè)單位就應(yīng)該加大與擁有大數(shù)據(jù)技術(shù)機構(gòu)的合作，將信息數(shù)據(jù)與處理信息數(shù)據(jù)的技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，實現(xiàn)雙贏的局面。與大數(shù)據(jù)機構(gòu)進(jìn)行合作，可以利用它的相關(guān)數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)處理軟件，提高檔案信息管理效率，確保檔案信息管理質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）在大數(shù)據(jù)背景下，提高對檔案管理的監(jiān)管力度

隨著社會的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)種類呈現(xiàn)多樣化趨勢，數(shù)據(jù)數(shù)量也日益增加。工作人員在日常工作過程中需要面對大量數(shù)據(jù)，在信息輸入時難免會存在一些安全隱患?；谶@種情況，事業(yè)單位就要提高對檔案管理的監(jiān)管力度，工作人員也要確保電子檔案信息輸入的準(zhǔn)確性，增加對檔案信息的日常維護(hù)，在檔案數(shù)據(jù)處理過程中避免出現(xiàn)填錯、漏填的現(xiàn)象，及時對檔案數(shù)據(jù)管理技術(shù)進(jìn)行更新。必要時可以讓資質(zhì)比較高的專業(yè)技術(shù)機構(gòu)進(jìn)行技術(shù)援助。同時也應(yīng)該提高政府、相關(guān)機構(gòu)以及相關(guān)單位對檔案信息安全管理的重視，為檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展提供強有力的支持[2]。

四、結(jié)語

“大數(shù)據(jù)”的應(yīng)用是時代發(fā)展之必然，因此事業(yè)單位應(yīng)該抓住機遇，將大數(shù)據(jù)很好地應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，加強檔案管理人才的建設(shè)，加大與大數(shù)據(jù)相關(guān)機構(gòu)的緊密合作，提高對檔案管理工作的監(jiān)督力度，從而提高檔案管理效率，確保檔案信息能夠更加安全、更加可靠。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王曉林.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理淺談[J].人力資源管理，2017（08）：387-388.

[2] 崔榮星.數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2016（16）：28-29.