計算機信息處理技術(shù)在辦公室自動化中的應(yīng)用

李 菲

（江蘇省鎮(zhèn)江市潤州區(qū)農(nóng)委，鎮(zhèn)江 212000）

1 辦公自動化與計算機信息技術(shù)的應(yīng)用

計算機信息技術(shù)的應(yīng)用對社會發(fā)展起到了重要的推動作用，隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，企業(yè)的客戶不再局限于部分地區(qū)。企業(yè)的運行方式呈現(xiàn)分散性的特點。企業(yè)應(yīng)有效利用計算機信息技術(shù)建立辦公自動化管理系統(tǒng)以提升辦公效率。

1.1 辦公自動化

將計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化系統(tǒng)中，由人與技術(shù)設(shè)備共同組成的人機系統(tǒng)，使辦公業(yè)務(wù)更加高效，快捷。辦公自動化是利用計算機信息技術(shù)建立的現(xiàn)代化辦公方式。辦公自動化就是在傳統(tǒng)的辦公室中引進新的設(shè)備與技術(shù)，使得管理組織結(jié)構(gòu)與管理體制得到優(yōu)化調(diào)整。辦公室業(yè)務(wù)為對文件的處理，通過利用計算機信息處理技術(shù)簡化業(yè)務(wù)流程，提升辦公效率，節(jié)省人力與物力。

1.2 強化辦公自動化管理體制

在辦公自動化中應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致很多企業(yè)單位對辦公自動化計算機技術(shù)投資較少，計算機操作者掌握的計算機信息處理技術(shù)并不純熟，無法處理一些技術(shù)性較強的問題導(dǎo)致降低了工作效率[1]。企業(yè)對計算機信息技術(shù)的重視不足，導(dǎo)致單位內(nèi)部計算機操作人員計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用能力的欠缺。企業(yè)單位管理者要充分認(rèn)識計算機信息技術(shù)在企業(yè)管理中的重要作用，要從實際出發(fā)，選擇適用的應(yīng)用軟件推動辦公自動化進程。

公司辦公時要經(jīng)常進行交流，通過運用計算機信息處理技術(shù)，工作人員可通過郵件等信息交流方式進行溝通，有效提高了辦公工作效率，通過利用辦公軟件，有效的規(guī)范工作流程，大大提高流程運行效率，減少辦公成本。

1.3 加強辦公自動化管理

目前各單位計算機信息技術(shù)專業(yè)人才的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。對計算機技術(shù)的應(yīng)用要求與單位類型相關(guān)。從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)基礎(chǔ)的差異只能通過加強培訓(xùn)縮小。目前各單位計算機辦公人員普遍存在對計算機技術(shù)的應(yīng)用能力不足的問題，極大阻礙辦公室自動化進程。辦公室計算機技術(shù)人員可通過安裝殺毒軟件等手段確保計算機運行處于良好狀態(tài)。各單位計算機專業(yè)人員應(yīng)與時俱進，維護辦公室自動化成果，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利的辦公自動化環(huán)境。

傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)難以將企業(yè)在長期實踐中積累的資料進行有效保存，利用這些信息較為困難。通過利用計算機辦公軟件有效解決此類問題。企業(yè)將內(nèi)部管理信息儲存在辦公業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)信息的集成。便于工作人員高效的使用所需信息。有效保存已有信息資料，為公司的發(fā)展提供有力支持。

1.4 文檔自動化管理

在計算機信息技術(shù)輔助下，收發(fā)整理各類各類信息變得更為簡便高效。在單位辦公檔案管理中運用計算機信息處理技術(shù)，檔案管理人員根據(jù)工作需求設(shè)置具體工作流程。及時保存檔案使用情況，為下次使用提供方便。檔案管理人員受到檔案后，要在電腦中做好檔案信息等級，保存歸檔文檔。由管理人員根據(jù)保密級別設(shè)置文件查詢權(quán)限。確保文檔信息不被盜用。計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用使文檔的收發(fā)整理實現(xiàn)自動化，實現(xiàn)企業(yè)文檔自動化管理。

傳統(tǒng)的辦公室工作條件受限，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用使辦公不受時空限制。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的平臺，優(yōu)化辦公化境。辦公自動化使得辦公室內(nèi)部形成高效的信息交流中心，辦公業(yè)務(wù)，文件處理等得以快速完成。

1.5 工作流程自動化

很多單位在工作同大力推行計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這是社會發(fā)展對企業(yè)單位提出的新要求。單位內(nèi)部構(gòu)建的信息交流平臺，讓員工及時了解單位動態(tài)，為建立良好的企業(yè)單位形象提供條件。計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，能及時協(xié)調(diào)各部門資源，對整個辦公流程進行實時監(jiān)控，使整體運行處于穩(wěn)定的狀態(tài)。

信息時代，企業(yè)要掌握最新最有價值的信息，才能有效幫助企業(yè)做出科學(xué)的決策。因此，必須引進計算機處理技術(shù)，提高辦公運行效率。通過互聯(lián)網(wǎng)了解關(guān)于行業(yè)最新的動態(tài)，掌握一手的信息。

2 辦公自動化的發(fā)展方向

目前計算機信息處理技術(shù)發(fā)展較快，計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用隨著用戶的增多面面臨更多的挑戰(zhàn)。計算機信息處理技術(shù)的革新向智能化的方向發(fā)展。辦公自動化將具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展特點，人機互動會話會成為新的辦公自動化形式。

2.1 加強視頻技術(shù)的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，計算機視頻技術(shù)在辦公自動化中的作用日益顯著。通過開展視頻會議，滿足上級部門與本單位工作的問題交流互動，實現(xiàn)遠程會議交流[2]。降低本單位的交通等費用。提高工作人員的辦公效率。在辦公自動化中應(yīng)用視頻技術(shù)將成為常態(tài)的會議模式。

2.2 實現(xiàn)無線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋促進網(wǎng)絡(luò)辦公的新型辦公方式的發(fā)展。職工可隨之通過計算機進行網(wǎng)絡(luò)辦公，企業(yè)單位根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級，保證辦公信息的安全。提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造良好條件。

2.3 辦公智能化

智能化是計算機技術(shù)發(fā)展的大趨勢。隨著信息全球化發(fā)展，企業(yè)用戶更加廣泛復(fù)雜。辦公工作人員處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更加繁雜。辦公系統(tǒng)要不斷改進，促進辦公的智能化發(fā)展，進一步提高辦公自動化的工作效率。未來的計算機軟件必然會向著智能化的方向發(fā)展。

2.4 辦公軟件的個性化

當(dāng)前計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用中還存在一定的缺陷。其中最大的問題就是辦公軟件的個性化不足。當(dāng)前很多辦公軟件功能大致相同。不同公司對辦公軟件功能需求不一樣，很多公司購買的軟件中的大多功能不能有效應(yīng)用。因此，在設(shè)計辦公軟件時應(yīng)制作個性化的辦公軟件，加強信息處理技術(shù)的應(yīng)用，有效提高自動化辦公軟件使用效率。在設(shè)計辦公軟件時，根據(jù)不同客戶的實際需求進行制作，使辦公軟件更符合公司的實際需求。

3 結(jié)束語

計算機信息處理技術(shù)可實現(xiàn)完善的價值信息管理。為本單位管理系統(tǒng)提供全方位的情況調(diào)查，滿足企業(yè)單位辦公人員對文件高效能的收集處理工作。為下一步?jīng)Q策提供數(shù)據(jù)支持。辦公自動化與各項多媒體技術(shù)相互融合，必將為辦單位的決策管理貢獻力量。