新時(shí)期做好辦公室工作的舉措

武立紅

[關(guān)鍵詞]辦公室工作；管理；創(chuàng)新；服務(wù)

近年來我國電力企立發(fā)展取得了良好的成效，在推動全國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了不可替代的作用，這些成績與電力企業(yè)全體領(lǐng)導(dǎo)和職工的辛勤勞動與付出是分不開的，這也是電力企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要體現(xiàn)。

一、電力企業(yè)辦公室管理工作的重要作用

企業(yè)辦公室以管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)作為最基本的職能，通過對企業(yè)運(yùn)營、決策和管理等工作進(jìn)行合理安排，監(jiān)管管理企業(yè)的運(yùn)營狀況，從而確保企業(yè)各項(xiàng)工作的合理性和科學(xué)性。電力企業(yè)辦公室工作中，需要充分的發(fā)揮協(xié)調(diào)的職能，使各部門能夠和諧發(fā)展，并能夠及時(shí)將上級的決策進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)、承擔(dān)著上下級溝通的重要性。全面了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)和方向，做好企業(yè)自身的服務(wù)工作，為企業(yè)健康、平穩(wěn)的發(fā)展起到積極促進(jìn)作用。

二、電力企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）辦公室管理制度不健全

近年來，隨著我國電力行業(yè)的飛速發(fā)展，在辦公室管理工作上也應(yīng)當(dāng)有所創(chuàng)新，而創(chuàng)新點(diǎn)應(yīng)當(dāng)著重放在工作效率的提高和相關(guān)管理制度的規(guī)范上，但是在實(shí)際電力企業(yè)辦公室管理工作中還存在著一些制度方面的問題。在一些緊急情況的處理上，雖然加強(qiáng)了管理力度，但是在相應(yīng)的應(yīng)急措施和規(guī)定還是存在仍待完善的地方。相關(guān)的管理制度無法滿足一些特殊情況下的緊急處理，電力企業(yè)辦公室管理制度規(guī)范的缺乏在很大程度上影響了企業(yè)的管理工作效率，對企業(yè)的人力和物力資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。管理制度的不完善還會導(dǎo)致相關(guān)工作無法達(dá)到預(yù)期要求，使得企業(yè)形象受損。

（二）專業(yè)水平與思想認(rèn)識不高

現(xiàn)代企業(yè)管理都講究以人為本，越來越注重人的主觀能動性，基層職員在企業(yè)管理中的地位也越來越高。員工個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到整個(gè)隊(duì)伍的素質(zhì)，是整體企業(yè)精神面貌和專業(yè)素質(zhì)的根本體現(xiàn)。隨著時(shí)代和社會的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室人員的素質(zhì)必須與時(shí)代接軌，緊跟現(xiàn)代發(fā)展步伐，才能做到與社會共同發(fā)展。然而現(xiàn)實(shí)情況是，電力企業(yè)很多辦公室工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)、理論基礎(chǔ)和過硬的專業(yè)背景，面對需要決策的問題時(shí)住往都是憑借感覺判斷，導(dǎo)致一系列工作的失誤，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。在個(gè)人思想認(rèn)識方面，暴露出的問題更多，具體有缺少團(tuán)隊(duì)合作精神、缺乏職業(yè)自豪感和責(zé)任感、服務(wù)意識淺薄、工作沒有方向性和積極性等，這些問題都應(yīng)當(dāng)引起我們的的注意和反思。

（三）主動性較差

在日常工作中，某些辦公室人員的工作主動性較差，屬于典型的有事就干無事就閑，遇到什么干什么和領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么。并且在遇到問題時(shí)一般都是等上級領(lǐng)導(dǎo)指示，不會自己主動解決問題，更不用說主動提升自身能力，缺乏工作主動性的人一般都缺乏敬業(yè)精神，并且有著“多做多錯，少做少錯，不做不錯”的錯誤思想。對一些需用的業(yè)務(wù)技能和辦公常識也很匱乏。對于工作只是簡單的應(yīng)付任務(wù)，沒有提高工作成效的積極性，從而形成一種安于現(xiàn)狀不求創(chuàng)新的現(xiàn)象，這也是導(dǎo)致辦公室工作無計(jì)劃性、惰性和延后性的根本原因，最終爭致辦公室工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

（四）信息傳遞效率不高

（1）分析傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的步驟中的優(yōu)、缺點(diǎn)，適當(dāng)簡化或者合并相關(guān)的程序，以節(jié)省人力和物力資源。

（2）把快速服務(wù)的渠道單獨(dú)分離出來，為有特殊要求的客戶提供快速的服務(wù)。一般而言，用電客戶的要求基本上是一樣的。但是，某些客戶的用電要求可能比較特殊，為滿足這些客戶的需求，電力企業(yè)有必要開辟出快速通道，以便為此類客戶提供及時(shí)的服務(wù)。對于電力用戶，電力企業(yè)有時(shí)候需要區(qū)別對待，對于那些經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)好、自身信譽(yù)高的客戶，電力企業(yè)需要給予照顧，以提供更好的服務(wù)。對于那些經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)差、信譽(yù)度低的客戶，電力企業(yè)簽約之前必須慎重考慮。

（3）對整個(gè)的業(yè)擴(kuò)流程開展重組改造，在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的相關(guān)程序之后，整個(gè)流程得以簡化，所用時(shí)間大大減少，為企業(yè)節(jié)省了大量的資源。但是電力營銷業(yè)務(wù)流程還存在著改進(jìn)的空間。借助于營銷管理信息系統(tǒng)，企業(yè)之間和企業(yè)的各個(gè)部門之間可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)共享，使相關(guān)的流程進(jìn)一步簡化。

三、新時(shí)期提高電力企業(yè)辦公室工作質(zhì)量的對策

（一）強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全辦公室管理制度

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，要提高辦公室的工作水平就應(yīng)遵循“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，建立健全完善的管理機(jī)制，使辦公室事務(wù)有制度可依，減少其隨意性，從而保證管理工作的科學(xué)規(guī)劃性、實(shí)效性。如，對于文件的起草、校核到簽發(fā)，督辦的起草、反饋到結(jié)束，信訪的登記、傳閱到處理等等這些事務(wù)性工作，應(yīng)制定一定的工作步驟和流程，使每項(xiàng)工作都能照章辦事，針對辦公室人員少，事務(wù)工作多的現(xiàn)狀，可實(shí)行目標(biāo)考核制。

（二）創(chuàng)新服務(wù)方式，由淺層次的被動服務(wù)向深層次的主動服務(wù)轉(zhuǎn)變

辦公室工作的最主要職能就是為領(lǐng)導(dǎo)層的決策服務(wù)，在新形勢下，要提升工作水平，就要求辦公室工作人員一改以往的被動狀態(tài)，主動地想領(lǐng)導(dǎo)之所想，甚至是領(lǐng)導(dǎo)之未想，緊扣住領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法、指示，在自己認(rèn)真研究和調(diào)研的基礎(chǔ)上再加以完善、細(xì)化，將其細(xì)化為具體可行的方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策之用。

（三）辦公技術(shù)革新，隊(duì)伍建設(shè)加強(qiáng)

電力企業(yè)辦公室改革的過程主要是對信息化新技術(shù)的運(yùn)用，從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)到通信管理，辦公室系統(tǒng)的信息化，使得辦公人員的負(fù)擔(dān)大大減輕。對辦公室人員提出了更高的要求，熟練的對相關(guān)科學(xué)理論和技術(shù)進(jìn)行掌握，不斷開拓進(jìn)取，探尋辦公室的工作特點(diǎn)和規(guī)律，推進(jìn)辦公人員對現(xiàn)代化科學(xué)辦公技術(shù)的掌握，尤其是一些常用的辦公工具，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、電子通信、掃描儀等，相關(guān)辦公用品的熟練使用，方便了工作的同時(shí)，也真正實(shí)現(xiàn)了日常辦公效率的提升和服務(wù)的質(zhì)量保障。

在當(dāng)前新形勢下，電力企業(yè)面臨著更大的發(fā)展機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，特別是內(nèi)外部環(huán)境的變化。使電力企業(yè)在發(fā)展過程中面臨許多新問題。電力企業(yè)只有強(qiáng)化自身的管理水平。才能實(shí)現(xiàn)其快速、穩(wěn)健的發(fā)展。辦公室管理工作對于電力企業(yè)管理水平的提升具有非常重要的意義，因此需要在實(shí)際工作中做好辦公室管理工作，轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)—步創(chuàng)新服務(wù)，實(shí)事求是工作，從而將電力企業(yè)辦公室管理工作推上一個(gè)新的臺階，使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助力，更好地促進(jìn)電力企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。