論重大活動(dòng)檔案收集存在問(wèn)題與對(duì)策

王瑩

摘 要：檔案收集活動(dòng)始終是我國(guó)檔案管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，重大活動(dòng)的檔案收集工作始終困擾著工作人員。在針對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行檔案收集時(shí)，由于活動(dòng)具有重要性且規(guī)模較大，常常給收集工作帶來(lái)較大難度，影響檔案收集效率與收集質(zhì)量。因此要對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，尋求有效措施以提高重大活動(dòng)中檔案收集工作效果，為檔案管理工作水平的提升提供條件。

關(guān)鍵詞：重大活動(dòng)；檔案收集；對(duì)策

在針對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行檔案收集時(shí)，許多工作人員會(huì)感到無(wú)從下手，收集工作效率遲遲無(wú)法得到提升，且收集質(zhì)量較低。經(jīng)實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，影響重大活動(dòng)中檔案收集工作效果的主要因素是收集思路不夠清晰。為提高收集效果，需要對(duì)分析產(chǎn)生收集問(wèn)題的原因，并對(duì)收集工作進(jìn)行完善，以提高工作水平。

1 影響檔案收集在重大活動(dòng)中應(yīng)用的原因

1.1 概念理解問(wèn)題

在各單位舉行重大活動(dòng)時(shí)，通常要對(duì)活動(dòng)具體內(nèi)容與活動(dòng)情況進(jìn)行書(shū)面填寫(xiě)，但大部分單位的文字資料中都缺少這一部分，主要原因就在于檔案管理人員對(duì)重大活動(dòng)的概念理解不清。概念理解模糊會(huì)對(duì)檔案收集工作帶來(lái)影響，所收集資料存在不完善，收集方式不合理等問(wèn)題給檔案收集工作帶來(lái)極大阻礙。

1.2 收集要求缺乏明確性

在組織重大活動(dòng)時(shí)，相關(guān)組織人員也會(huì)對(duì)檔案收集工作提出要求，但其要求通常從自身角度出發(fā)，所收集資料只能滿足組織方需求，缺乏一定的明確性。與檔案管理需求存在差異，不利于檔案收集的全面性，與檔案管理工作不相符。例如，在聲像資料的收集工作中，組織方不會(huì)對(duì)其收集方式或內(nèi)容等進(jìn)行明確要求，而檔案管理部門(mén)也沒(méi)有提出具體要求。

1.3 檔案收集與活動(dòng)時(shí)間不同步

許多單位的檔案收集工作都在重大活動(dòng)結(jié)束以后才開(kāi)始進(jìn)行，給收集工作帶來(lái)較多困難。收集工作和重大活動(dòng)之間時(shí)間不同步，且落后于重大活動(dòng)。這時(shí)進(jìn)行檔案收集，已經(jīng)有部分資料出現(xiàn)缺失，會(huì)對(duì)檔案收集效果產(chǎn)生影響。

1.4 聯(lián)系協(xié)調(diào)難

重大活動(dòng)的開(kāi)展通常涉及的部門(mén)多、人員多，形成的檔案資料也比較分散，要收集齊全這些散亂的檔案，需要同多個(gè)部門(mén)的多個(gè)人員聯(lián)系、協(xié)調(diào)，期間必然會(huì)遇到許多難題。

1.5 聲像檔案收集難

這個(gè)長(zhǎng)期困繞檔案收集工作的難題在重大活動(dòng)檔案資料收集中也不例外，仍有個(gè)別同志把照片檔案當(dāng)作自己的私有財(cái)產(chǎn)，不愿意提供給檔案部門(mén)。

1.6 檔案整理復(fù)雜

重大活動(dòng)檔案資料整理的復(fù)雜性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是類(lèi)型眾多，形式多樣。其中有紙質(zhì)檔案，也有電子文件、聲像檔案；有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質(zhì)載體的文件材料，也有以光盤(pán)為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊(cè)的文件匯編，等等，這些不同類(lèi)型、不同載體的檔案要按照規(guī)范分別進(jìn)行整理，程序繁雜。二是數(shù)量巨大的照片檔案（同一事件就有成千上萬(wàn)張），需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應(yīng)與各單位的文書(shū)檔案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)在單獨(dú)收集到檔案館后，因無(wú)法與其它文書(shū)檔案一起整理，需要單獨(dú)確定檔案類(lèi)別和整理方法等等，這些問(wèn)題導(dǎo)致整理工作異常復(fù)雜。

2 提高檔案收集效果的措施

2.1 建立完善工作制度

完善的工作制度能夠?yàn)闄n案收集工作提供基礎(chǔ)與條件，工作制度的建立能夠使收集工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，使其中存在的問(wèn)題得以暴露，并實(shí)現(xiàn)迅速的整頓與改革。在重大活動(dòng)的檔案收集工作中應(yīng)用建章立制措施，有利于提高檔案管理工作水平。重大活動(dòng)檔案資料在檔案管理工作中極其重要，每當(dāng)開(kāi)展重大活動(dòng)后，都要將其活動(dòng)內(nèi)容形成資料并進(jìn)行分類(lèi)歸檔，最后交由檔案管理部門(mén)進(jìn)行保存管理。為保證重大活動(dòng)的檔案資料收集工作的順利進(jìn)行，有必要對(duì)檔案工作主要內(nèi)容以及工作方式等進(jìn)行明確，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，嚴(yán)格依據(jù)制度規(guī)范進(jìn)行收集工作。

2.2 前期籌劃

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注有利于提高重大活動(dòng)檔案收集效率，為此需要提前進(jìn)行籌劃工作。所籌劃內(nèi)容有以下兩方面：（1）檔案管理部門(mén)的籌劃工作。管理部門(mén)要提前對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行籌劃，積極促成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和活動(dòng)組織方的交流溝通，并向組織方提出明確檔案收集要求，使資料收集的時(shí)限、方式以及主要內(nèi)容更加清晰明了。（2）檔案收集人員的籌劃工作。相關(guān)工作人員需要提前對(duì)收集工作進(jìn)行計(jì)劃與籌備，使收集工作能夠及時(shí)開(kāi)展，確保所收集資料具有全面性，為后續(xù)歸檔和移交工作的順利完成提供保障。提前籌劃應(yīng)大力提倡的一種做法是：檔案工作主管機(jī)關(guān)及擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門(mén)人員，都應(yīng)將重大活動(dòng)檔案資料收集列入年度工作計(jì)劃，作為年度工作的一項(xiàng)內(nèi)容，在實(shí)際工作中為檔案收集預(yù)留出必要的時(shí)間、人力和物力做保障，只有這樣，才能確保收集任務(wù)的順利完成。

2.3 跟蹤收集

因現(xiàn)實(shí)工作中沒(méi)有明確要求、不可預(yù)知等因素而產(chǎn)生的影響檔案收集的所有問(wèn)題，都要在跟蹤收集這個(gè)環(huán)節(jié)全部解決掉，因此跟蹤收集這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于重大活動(dòng)檔案收集來(lái)說(shuō)，至關(guān)重要。所謂跟蹤收集是指收集人員要密切跟蹤收集進(jìn)度，做到鍥而不舍，一而再，再而三地催收檔案，協(xié)調(diào)解決遇到的任何難題，直至收集任務(wù)最終完成，要有一種不達(dá)目的誓不休的態(tài)度，這也是解決重大活動(dòng)檔案收集工作現(xiàn)實(shí)問(wèn)題所不可缺少的。

2.4 強(qiáng)化監(jiān)督檔案工作

主管機(jī)關(guān)要加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督，在行政上確保重大活動(dòng)檔案收集白始至終都能得到認(rèn)真執(zhí)行。針對(duì)收集過(guò)程中遇到的難題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)加以解決，為收集任務(wù)的最終完成提供行政保障。實(shí)踐表明，重大活動(dòng)檔案資料收集，僅通過(guò)制定計(jì)劃、提出具體要求等措施，還不能確保工作的完滿，要想達(dá)到時(shí)效最佳，還離不開(kāi)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和有力推動(dòng)，更離不開(kāi)檔案工作主管部門(mén)的依法監(jiān)督。在當(dāng)前檔案收集機(jī)制尚不完善、順暢的背景下，檔案部門(mén)也要主動(dòng)與開(kāi)展重大活動(dòng)的部門(mén)人員溝通聯(lián)系，積極宣傳檔案工作，爭(zhēng)取雙方的通力合作，確保重要檔案資料最終能夠歸檔保存，避免出現(xiàn)重大活動(dòng)已經(jīng)結(jié)束很久才開(kāi)始展開(kāi)收集工作的現(xiàn)象。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案資料就是歷史的重現(xiàn)，對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行檔案收集，不僅是各單位檔案管理部門(mén)的工作需求，同樣也是單位發(fā)展的需求。我國(guó)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確要求對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行檔案收集。因此要重視檔案收集工作，避免所收集資料存在缺失，為后人留下準(zhǔn)確而清晰的歷史。要求工作人員明確重大活動(dòng)的概念，并建立完善收集制度，嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范對(duì)收集工作進(jìn)行落實(shí)，使重大活動(dòng)檔案收集工作質(zhì)量提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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