新形勢(shì)下的法院檔案管理工作研究

邢曉萌

【摘 要】作為初級(jí)審判機(jī)關(guān)，法院的檔案管理工作具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義，它是保障法律審判工作公正性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢(shì)下，法院有必要針對(duì)檔案管理的現(xiàn)階段問(wèn)題，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，認(rèn)清新形勢(shì)下法院檔案管理工作的難點(diǎn)與要點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作。

【Abstract】As a preliminary judicial organ， the archival management of the court is of great practical significance， and it is an important link in guaranteeing the fairness of legal justice. Under the new situation， the court is necessary to innovate and reform the traditional archive management mode according to the problems of the archives management at present stage， realize the difficulties and key points of the court archives management work under the new situation， further optimize the file management.

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；法院檔案；管理；工作

【Keywords】new situation； court records； management； work

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）02-0089-02

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的日益更新，我國(guó)生產(chǎn)力發(fā)展水平逐步提升，生產(chǎn)關(guān)系也發(fā)生了一系列變革。現(xiàn)階段，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，不僅可以反映出該單位的現(xiàn)代化工作水平，還對(duì)提高工作效率起到了不可忽視的作用。如何把信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于法院檔案管理工作也是法院現(xiàn)階段面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。同時(shí)，法院應(yīng)該采取各種措施來(lái)加強(qiáng)法院檔案管理，保證法律的公正性。

2 法院檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

2.1 法院檔案保管方面

由于在檔案的保管過(guò)程中，法院的檔案數(shù)量多、時(shí)間長(zhǎng)且專業(yè)性較強(qiáng)，所以很容易出現(xiàn)不同的突發(fā)性問(wèn)題?；诖耍瑱n案管理人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)技能和素質(zhì)。就目前而言，許多法院對(duì)檔案管理人才的要求還有待提升，檔案管理人員的檔案保管意識(shí)與管理能力都處于比較低的水平。

2.2 法院檔案利用方面

在實(shí)踐中，法院檔案的使用率比較高，較為頻繁，法院檔案不僅可以用于法院自身使用，還可以作為執(zhí)行機(jī)關(guān)的執(zhí)行過(guò)程與公安機(jī)關(guān)偵查階段的訴訟檔案。在實(shí)踐中，由于大部分檔案只有一份手抄本，所以法院檔案在使用過(guò)程中很容易出現(xiàn)丟失問(wèn)題，如果出現(xiàn)檔案丟失的情況，那么法院各部門的工作都會(huì)受到嚴(yán)重的負(fù)面影響[1]。

3 法院檔案管理工作難點(diǎn)與要點(diǎn)

3.1 檔案分類方面

在法制社會(huì)中，群眾的法律意識(shí)逐漸提高，普法工作也取得了一定成效。群眾在自身權(quán)益受損后，一般都會(huì)選擇法律途徑來(lái)維護(hù)自身的權(quán)益。在這樣的形勢(shì)下，訴訟案件數(shù)量、檔案數(shù)量和種類也有所提升。在這種情況下，法院的檔案管理人員如何分門別類地處理種類繁多、數(shù)量巨大的檔案成為檔案管理工作的難點(diǎn)。

3.2 陳舊檔案處理方面

在實(shí)踐中，陳舊檔案的不確定性比較強(qiáng)，人們很難確定其在案件中的可用性。基于此，在檔案管理過(guò)程中，法院應(yīng)該加大對(duì)陳舊檔案處理工作的重視力度，采取一定的科學(xué)技術(shù)來(lái)保護(hù)陳舊檔案不受損害，做到區(qū)分存放，以免在存放過(guò)程中，受到外部或內(nèi)部因素的影響而遭到損壞[2]。

3.3 檔案保護(hù)問(wèn)題

在檔案管理工作中，檔案保護(hù)是最為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工作人員在檔案保護(hù)工作中常常面臨很多困難。不管是正在發(fā)展過(guò)程中的電子本還是占絕大多數(shù)的手抄本，在檔案保護(hù)上都有很大的挑戰(zhàn)性，電子本存在丟失的可能性，手抄本容易受到毀壞?；诖?，法院應(yīng)該對(duì)檔案的保護(hù)工作給予重視，采取有效措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)各類檔案的保護(hù)力度。

4 解決問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策與建議

在實(shí)踐中，檔案工作者承擔(dān)著很大的責(zé)任。檔案管理工作作為黨和國(guó)家的重要事業(yè)，也應(yīng)該充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為體現(xiàn)法律的公正性，提高法院的辦案效率，法院應(yīng)從以下幾方面做好檔案管理工作。

4.1 加強(qiáng)電子檔案的管理和使用

現(xiàn)階段，法院在信息化建設(shè)方面已經(jīng)做出了很多努力，許多法院已建立了網(wǎng)站，建成了廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)，但其功能開發(fā)比較有限，大多只包含傳送公文發(fā)布信息簡(jiǎn)報(bào)、網(wǎng)上宣傳等，在網(wǎng)上法律服務(wù)功能、政務(wù)管理、業(yè)績(jī)管理、審判管理的開發(fā)和運(yùn)用方面能力還比較欠缺。同時(shí)，法院的檔案軟件與審判業(yè)務(wù)軟件在匹配度方面還沒(méi)有完美融合，不能保證在上報(bào)材料到檔案管理軟件的同時(shí)辦理審判業(yè)務(wù)，這對(duì)案件信息收集工作造成了負(fù)面影響[3]。在實(shí)踐中，法院檔案主要由訴訟檔案、照片檔案、基建檔案、聲像檔案等構(gòu)成，訴訟檔案是利用最頻繁且數(shù)量最多的一種法院檔案。就目前而言，法院應(yīng)該對(duì)文書資料與聲像資料等檔案文件進(jìn)行電子化歸檔，全部保留反映法院工作進(jìn)程的重要資料，做到電子檔案與訴訟檔案歸檔同步。在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與軟件選擇方面，法院存在現(xiàn)有系統(tǒng)已有功能不完善、上下級(jí)法院各自為戰(zhàn)、系統(tǒng)功能不配套等問(wèn)題。在新形勢(shì)下，隨著法院審判管理現(xiàn)代化水平得到提升，電子檔案和紙質(zhì)檔案在保存與運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)了雙向保存的問(wèn)題，這就對(duì)檔案管理工作人員提出了更高難度的挑戰(zhàn)。從檔案資料的調(diào)取到歸還、從卷宗實(shí)體收集到入庫(kù)存放、從信息歸類方式到編排方法，法院都應(yīng)該對(duì)其給予足夠重視。在新形勢(shì)下，法院應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)工作中的矛盾，完善辦公室具體負(fù)責(zé)、院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)與各部門協(xié)同配合的工作體系[4]。endprint

4.2 更新檔案管理工作理念

在實(shí)踐中，法院檔案不只包括紙質(zhì)檔案，還包括實(shí)物檔案與聲像檔案。實(shí)物類檔案具有性質(zhì)不同、品種繁多等特點(diǎn)。此外，在不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下，聲像檔案易損易丟失，且可能導(dǎo)致不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果?；诖?，法院檔案管理工作對(duì)管理人員的綜合能力與綜合素質(zhì)有比較高的要求。在這種形勢(shì)下，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在現(xiàn)有發(fā)展基礎(chǔ)上，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，拓寬視野，充分意識(shí)到檔案建設(shè)對(duì)法院事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實(shí)把檔案工作提到戰(zhàn)略的高度來(lái)思考。同時(shí)，要想提升檔案人員的綜合素質(zhì)，法院就需要邀請(qǐng)上級(jí)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，組織工作人員積極參與上級(jí)法院、檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)這一系列舉措來(lái)尋找差距、拓寬思路、開闊眼界。此外，法院需要從實(shí)踐層面加大對(duì)內(nèi)勤、各部門書記員、特別是檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員工作的重視程度，定期組織輪崗培訓(xùn)，提高管理人員的全局意識(shí)與業(yè)務(wù)水平。需要注意的是，相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計(jì)算機(jī)的初級(jí)工作，法院有必要通過(guò)內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術(shù)手段應(yīng)用水平，打造出職業(yè)技能水平相對(duì)較高的新型檔案管理專業(yè)人才。最后，法院應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理人員的薪資水平，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)與積極性。

4.3 增強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

法院檔案記錄了法院訴訟活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)是提高檔案管理技術(shù)的有效措施。需要注意得是，為提高檔案管理水平，法院在抓好軟件建設(shè)的同時(shí)，還需要采取措施優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施，注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo)，創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。法院檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，逐步開展信息化管理細(xì)化工作。需要注意得是，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要結(jié)合法院運(yùn)作的實(shí)際情況，以更好地為當(dāng)?shù)胤ㄔ悍?wù)，增加當(dāng)?shù)胤ㄔ汗芾硭脚c綜合競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，法院有必要加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件，提供給管理人員現(xiàn)代化的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)精細(xì)化現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也推動(dòng)法院的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)法院對(duì)檔案管理的重視程度已經(jīng)大大提升，法院檔案不僅是法院研究的重要原始資料也是國(guó)家的可貴知識(shí)資源。在現(xiàn)階段的社會(huì)大環(huán)境下，改善法院檔案管理的硬件設(shè)施、完善檔案管理信息化建設(shè)、增強(qiáng)我國(guó)法院的檔案管理水平等是保障法院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的有效措施?？傊?，法院應(yīng)采取一系列科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)辦法，準(zhǔn)確把握新形勢(shì)下檔案管理工作的難點(diǎn)和要點(diǎn)，以便提高檔案管理工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

【1】暴敬偉.法院電子檔案管理探究[J].蘭臺(tái)世界，2015（26）：43-44.

【2】金星.法院訴訟電子檔案管理的問(wèn)題分析與解決對(duì)策[J].浙江檔案，2017（04）：64.

【3】崔茂文.基層人民法院檔案管理的難點(diǎn)與要點(diǎn)分析[J].法制博覽，2016（09）：162.

【4】李建文.基層人民法院檔案管理工作難點(diǎn)與要點(diǎn)透析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（01）：178.endprint