高校檔案管理信息化建設(shè)的思考和探討

吳亞平

（長(zhǎng)江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，湖北荊州 434020）

高校檔案管理的信息化主要是利用信息技術(shù)，對(duì)高校檔案的收集、儲(chǔ)存、分享等進(jìn)行信息化的管理，這也是當(dāng)前高校檔案管理工作的重要趨勢(shì)，有助于提高高校檔案管理的水平，因此對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的探討也具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

（1）有助于推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前高校檔案在管理工作中跟信息化檔案管理的要求還存在一定的差距，信息化技術(shù)等不斷發(fā)展，給高校的各項(xiàng)事業(yè)都帶來了一定的變化，高校管理部門的工作方式也發(fā)生了重要的轉(zhuǎn)變。而檔案管理工作是高校諸多工作的基礎(chǔ)性工作，高校檔案管理的信息化建設(shè)，不但能提高高校檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)也能夠更好地推動(dòng)高校檔案管理工作為高校其他各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

（2）有利于和檔案世界的信息化建設(shè)接軌。當(dāng)前檔案管理的信息化已成為重要的趨勢(shì)，而我國高校檔案管理的信息化建設(shè)能夠更好地接軌世界檔案管理的潮流，進(jìn)而不斷地提高高校的信息化水平，提高高校的整體信息化實(shí)力。

（3）更好地推動(dòng)信息化社會(huì)的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了社會(huì)諸多行業(yè)的信息化建設(shè)，信息化時(shí)代已然到來，高校檔案管理信息化的建設(shè)不但能夠更好地推動(dòng)高校教育工作的開展，對(duì)信息化社會(huì)的建設(shè)也具有十分積極的意義。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（1）對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)。當(dāng)前部分高校在檔案管理工作中存在對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，這跟高校長(zhǎng)期以來的傳統(tǒng)檔案管理思想有較大的關(guān)系，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的積極意義，同時(shí)對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在日常高校檔案管理工作中信息化建設(shè)不足，影響高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（2）高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。高校檔案管理信息化建設(shè)需要基礎(chǔ)設(shè)施的支持，這里的基礎(chǔ)設(shè)施包括軟件部分和硬件部分，硬件部分的基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、校園局域網(wǎng)、信息檔案處理系統(tǒng)等設(shè)施，而軟件部分更多是指具有信息化知識(shí)和技能的檔案管理人才。但是就當(dāng)前很多高校的檔案管理現(xiàn)狀來看，硬件設(shè)施方面高校檔案管理工作的計(jì)算機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)施配置不足，此外還有部分高校缺乏具備信息化技術(shù)的檔案管理人才，雖然一部分高校的硬件設(shè)施很好，但是缺乏檔案管理的信息化人才，造成硬件設(shè)施浪費(fèi)的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象的存在也反映出當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的不足。

（3）高校檔案館藏的數(shù)字化建設(shè)緩慢。高校檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容就是將高校的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存和處理，但是由于當(dāng)前高校檔案館藏?cái)?shù)量較大，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作需要耗費(fèi)大量的人力物力，周期也比較長(zhǎng)，很多高校在高校檔案館藏的數(shù)字化方面投入不足，也造成高校檔案館藏的數(shù)字化進(jìn)程緩慢。

（4）高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前高校檔案管理的信息化建設(shè)，大多數(shù)是高校根據(jù)自己的需求進(jìn)行的檔案信息化建設(shè)，因此建設(shè)周期比較長(zhǎng)，系統(tǒng)存在不完善的地方，這跟當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)有很大的關(guān)系，不利于推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的完善。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

（1）提高高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，提高高校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)是非常重要的，首先要認(rèn)識(shí)到高校檔案管理信息化對(duì)高校工作帶來的積極意義，對(duì)高校管理信息化建設(shè)的促進(jìn)作用。其次要對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)本身有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息化在高校檔案管理工作中的應(yīng)用原理和流程有準(zhǔn)確的了解和把握。另外要重視公共服務(wù)型高校檔案管理信息化體系的建設(shè)，高校檔案管理信息化建設(shè)是為了師生更好的服務(wù)，因此要重視檔案管理的質(zhì)量和效率。

（2）加大資金投入和技術(shù)投入。高校檔案管理的信息化建設(shè)需要較大的資金投入，在硬件設(shè)施的完善上，需要花費(fèi)較多的資金，因此高校要加大資金投入，完善高校檔案管理信息化所需的硬件設(shè)施，檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存服務(wù)器、圖文掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施應(yīng)當(dāng)完善。此外還要進(jìn)一步完善檔案管理的信息化系統(tǒng)，近年來隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等高科技手段的發(fā)展給高校檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持。云計(jì)算的技術(shù)可以應(yīng)用于高校檔案管理信息化的儲(chǔ)存工作中，可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析計(jì)算和儲(chǔ)存，而云盤作為一種新概念的儲(chǔ)存方式，具有十分明顯的特點(diǎn)，價(jià)格相對(duì)較低，虛擬化特征明顯，儲(chǔ)存能力非常強(qiáng)，并且十分靈活。

（3）推動(dòng)高校檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)。高校檔案館藏建設(shè)是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，高校應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案館倉數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，積極的推動(dòng)高校檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理和查詢方式，進(jìn)而為高校師生更好的服務(wù)。在高校檔案館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程中，一方面要重視檔案資料的擴(kuò)大和完善，另一方面要不斷地加強(qiáng)人力物力的投入，進(jìn)而有效地推動(dòng)高校檔案館藏?cái)?shù)字化的建設(shè)和發(fā)展。

（4）重視高校檔案管理信息化人才。在信息化時(shí)代發(fā)展下的高校檔案管理工作具有許多現(xiàn)代化的操作，對(duì)于相關(guān)工作管理人員的計(jì)算機(jī)信息操作技術(shù)有著較高的要求。但是，在眾多高校檔案管理工作人員當(dāng)中，既擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)同時(shí)又能熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的人才屈指可數(shù)，這也意味著，高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)，提升相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)掌握和實(shí)踐操作能力。時(shí)代進(jìn)步的不斷推動(dòng)，信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的主要潮流，因此，我們要想更好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展要求，對(duì)于相關(guān)專業(yè)的人才的培養(yǎng)具有十分關(guān)鍵的作用。在高校檔案管理工作信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，高校檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)已經(jīng)有所具備，重要的是加強(qiáng)對(duì)他們計(jì)算機(jī)信息操作知識(shí)的培養(yǎng)，不斷提高高校檔案管理人才的培訓(xùn)力度，定期開展技術(shù)培訓(xùn)工作，提高高校檔案管理工作人員的檔案信息化管理能力和服務(wù)意識(shí)。

4 結(jié)語

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，而當(dāng)前高校檔案管理的信息化建設(shè)過程中，依然存在對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)、高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、高校檔案館藏的數(shù)字化建設(shè)緩慢、高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)等問題，通過提高高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、加大資金投入和技術(shù)投入、推動(dòng)高校檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)、重視高校檔案管理信息化人才等措施，可以有效促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而更好地為高校師生服務(wù)。

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