禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中的應(yīng)用

楊麗姜

（江西工程學(xué)院，江西新余 338000）

禮貌是商場(chǎng)上的武器之一，寫信不注意禮貌，猶如打仗時(shí)沒(méi)有子彈。富有禮貌的信函加上得體的談吐能使談判一方在另一方心中樹(shù)立正直、熱情、有著良好文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，從而有利于促成洽談。隨著語(yǔ)言學(xué)的發(fā)展，禮貌問(wèn)題逐漸成為語(yǔ)言學(xué)的一大研究主題。然而，相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，禮貌理論的研究與分析對(duì)象大多集中于口頭交際語(yǔ)，本文主要介紹禮貌原則及其在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中的應(yīng)用。

1 禮貌原則及其相關(guān)研究

在對(duì)相關(guān)理論如Lakoff的禮貌策略的綜合分析與歸納，尤其是在對(duì)Goffman的言語(yǔ)行為理論和Grice的合作原則進(jìn)行批判的基礎(chǔ)上，英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech提出了禮貌原則（politeness principle）。他認(rèn)為人們?cè)谘哉Z(yǔ)交際中都在自覺(jué)或不自覺(jué)地遵守著語(yǔ)言的某種原則，即說(shuō)話人與聽(tīng)話人之間應(yīng)該盡量地表示禮貌和盡量地減少不禮貌的表達(dá)方式。禮貌原則的內(nèi)容如下：（1）得體原則:盡量減少表達(dá)有損于他人的觀點(diǎn)。盡量少讓別人吃虧，多讓別人得益。（2）慷慨原則:減少表達(dá)利己的觀點(diǎn)。盡量少使自己得益，多讓自己吃虧。（3）贊譽(yù)準(zhǔn)則:減少表達(dá)對(duì)他人的貶損。盡量少貶低別人，多贊譽(yù)別人。（4）謙虛原則:減少對(duì)自己的表?yè)P(yáng)。盡量少贊譽(yù)自己，多贊譽(yù)別人。（5）一致原則:減少自己與別人觀點(diǎn)上的不一致。盡量減少對(duì)方的分歧，增加雙方的一致。（6）同情原則:減少自己在與他人情感上的對(duì)立。盡量減少對(duì)方的反感，增加雙方的同情。簡(jiǎn)言之，Leech禮貌原則的核心內(nèi)容就是盡量使自己吃虧，而別人獲益，從而使交際順利進(jìn)行，并使自己從中獲得更大的利益。自禮貌原則提出以來(lái)，國(guó)內(nèi)許多著名學(xué)者劉潤(rùn)清、顧日國(guó)、何自然、徐盛桓對(duì)其進(jìn)行過(guò)分析。結(jié)果表明，一方面，Leech的禮貌原則具有普遍性質(zhì)，即他對(duì)禮貌的言語(yǔ)行為有大致抽象、正確的概括，因而對(duì)人類的言、行具有積極和普遍的指導(dǎo)意義；另一方面禮貌具有相對(duì)性，換言之，在不同文化中表示禮貌的方式以及人們用以判斷禮貌的標(biāo)準(zhǔn)具有差異性。所以，對(duì)禮貌原則的實(shí)質(zhì)及其運(yùn)用進(jìn)行不斷的探討很有必要的。潘嵐嵐從英語(yǔ)教學(xué)方面研究了Leech禮貌原則在英語(yǔ)課堂教學(xué)的運(yùn)用，認(rèn)為教師合理運(yùn)用禮貌原則協(xié)調(diào)師生關(guān)系，益于開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，提高課堂教學(xué)質(zhì)量，從而提高學(xué)生的英語(yǔ)交際能力，真正實(shí)現(xiàn)外語(yǔ)教學(xué)的目的；周冠英從商務(wù)談判視角研究了涉外商務(wù)談判中的禮貌，指出在涉外談判中,談判者應(yīng)在遵循禮貌原則的前提下，充分考慮語(yǔ)言使用中的語(yǔ)用策略，巧妙地利用語(yǔ)言改善談判氣氛，改善談判者之間的信任度，增加談判成功的機(jī)會(huì)；路瑤瑤從跨文化交際角度研究了言語(yǔ)交際中的禮貌原則之中英比較，認(rèn)為掌握漢英禮貌原則的異同,能夠減少跨文化交際中的誤解和爭(zhēng)端。本文主要根據(jù)筆者在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作教學(xué)中，學(xué)生寫作時(shí)候出現(xiàn)的一些問(wèn)題，以禮貌原則為框架，分析如何有效地將禮貌原則運(yùn)用與商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中，以更恰當(dāng)傳達(dá)信函中的信息。

2 禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的運(yùn)用

商務(wù)信函是貿(mào)易活動(dòng)中買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據(jù)，它能夠保證商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行，并能在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)現(xiàn)和捕捉無(wú)限的商機(jī)。在涉外貿(mào)易中，商務(wù)英語(yǔ)信函是使用最廣泛的通信手段，是貿(mào)易雙方溝通的橋梁。商務(wù)英語(yǔ)信函具有特定的交際目的和特功能，這就導(dǎo)致了商務(wù)信函有別于其他信函的語(yǔ)言特征：禮貌—使人心情舒暢，便于建立友誼；客氣—促成貿(mào)易的達(dá)成；婉轉(zhuǎn)—既能婉轉(zhuǎn)拒絕，又不傷害情面，有利于繼續(xù)保持友好的貿(mào)易關(guān)系，如商務(wù)信函中常用 Thank you for…，We are glad to…，We regret to…非常遺憾……等表示禮貌和委婉。

商務(wù)信函可分為四中類型，好消息、壞消息、拒絕性、說(shuō)服性英語(yǔ)信函。筆者在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的教學(xué)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)很多同學(xué)對(duì)于如何有效地傳達(dá)信息很模糊，在用詞、句型及語(yǔ)態(tài)等方面存在較多的問(wèn)題，本文主要分析禮貌原則在好消息及壞消息類商務(wù)英語(yǔ)信函中的運(yùn)用。

2.1 禮貌原則在好消息類商務(wù)信函中的運(yùn)用

好消息類商務(wù)信函是指用于傳遞好消息或者讀者樂(lè)意接收的信息的信函，主要包括感謝信、邀請(qǐng)信、祝賀信等。

（1）措辭具體。在傳遞好消息的商務(wù)信函中，根據(jù)Leech的得體準(zhǔn)則，寫信者措辭時(shí)應(yīng)選用積極歡快的語(yǔ)言，具體的傳遞信息，讓讀者一目了然，能體會(huì)到寫信者對(duì)讀者的熱情關(guān)心，從而達(dá)到寫信的目的。如：

A.Congratulations on your being admitted by university.

B.Congratulations on your being admitted by Peking University．

這兩個(gè)句子來(lái)自同一話題的兩封祝賀信，A確實(shí)是表達(dá)祝賀，但University用詞太模糊，讀者可能覺(jué)得寫信者對(duì)自己不關(guān)心，連被哪所大學(xué)錄取都不清楚。根據(jù)禮貌原則，寫信者應(yīng)該夸大對(duì)他人的贊美，盡量縮小對(duì)他人的貶損，而且據(jù)常識(shí)，一般讀者被較好的大學(xué)錄取時(shí)，我們才會(huì)表達(dá)祝賀，否則，讀者可能誤以為是對(duì)他的諷刺。B用詞具體得當(dāng)，恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)了讀信者的祝賀。

（2）句子簡(jiǎn)潔。除了用詞具體，傳達(dá)好消息還應(yīng)該簡(jiǎn)潔，這有利益寫信者清晰地傳達(dá)信息，讀信者輕松地理解信息。如：

A.I am more than willing to accept your invitation to me.

B.I am glad to accept your invitation.

這是兩封邀請(qǐng)信回信中的句子，兩個(gè)句子都是表達(dá)接收邀請(qǐng)，A簡(jiǎn)單明了，B則理解起來(lái)費(fèi)力，尤其是對(duì)英語(yǔ)不太好的人。

（3）肯定句。表達(dá)積極的好的消息，要用肯定句。Leech認(rèn)為肯定句可以夸大對(duì)讀者的支持或贊揚(yáng)，營(yíng)造友好的氛圍。如下例中A有抱怨讀者沒(méi)有提供規(guī)格而無(wú)法給其下單的意思，有損讀者的面子，違背了禮貌原則中的面子理論。

A.We can't fill your order unless you send us your specification．

B.We will fill your order quickly when we receive your specification．

（4）主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。語(yǔ)態(tài)是個(gè)語(yǔ)法范疇，它表示主語(yǔ)和謂語(yǔ)動(dòng)詞之間的主動(dòng)或被動(dòng)關(guān)系的動(dòng)詞形式，當(dāng)主語(yǔ)是施動(dòng)者時(shí)，隨后的動(dòng)詞用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，當(dāng)主語(yǔ)是受動(dòng)者時(shí)，隨后的動(dòng)詞便用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。好消息商務(wù)信函中的信息都是雙方可以接收信息，故直接表達(dá)即可，無(wú)須拐彎抹角讓讀者費(fèi)力揣摩信息。主動(dòng)語(yǔ)態(tài)表明作者主動(dòng)地并樂(lè)意表達(dá)信件內(nèi)容，也符合禮貌原則中的盡量夸大對(duì)對(duì)方的支持或贊美，減少對(duì)方的理解信息的費(fèi)力程度，如下例中B回信采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，讓寫信者很難理解到底是誰(shuí)回的信，是誰(shuí)接收了此邀請(qǐng)，沒(méi)能很好地表達(dá)意思，也是對(duì)寫信者的不尊重。

A.I'm glad to accept the invitation．

B.Your invitation is accepted．

2.2 禮貌原則在壞消息類商務(wù)信函中的運(yùn)用

壞消息類商務(wù)信函是指商務(wù)信函傳遞的內(nèi)容是消極的，讀信者不愿意看到或接收的信件，主要包括投訴信、拒絕信、吊唁信等。根據(jù)Leech的禮貌原則，對(duì)于這類信件，寫信者應(yīng)盡量縮小對(duì)對(duì)方的傷害或盡量維護(hù)對(duì)方的面子。與好消息商務(wù)信函不同，這類的信函的語(yǔ)言更委婉間接，句式也會(huì)更復(fù)雜。例如，對(duì)對(duì)方產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的質(zhì)疑，問(wèn)題不很嚴(yán)重時(shí)的表達(dá)：There are some problems about the quality of your products.輕描淡寫地提出質(zhì)量問(wèn)題，意在表明問(wèn)題并不怎么嚴(yán)重，雙方可以協(xié)商解決，或意在提示對(duì)方，這次的質(zhì)量有點(diǎn)問(wèn)題，下次希望做得更好，保證好質(zhì)量。當(dāng)問(wèn)題較嚴(yán)重，對(duì)對(duì)方的責(zé)難較厲害時(shí)卻是如下表達(dá)：We are sorry to have to complain of the quality of…，We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…

這里的“sorry”,“regret”使這種對(duì)他人不利的表達(dá)變得間接、委婉，不但可以表達(dá)對(duì)對(duì)方的嚴(yán)重不滿，還可以讓對(duì)方感到你友善和富有同情心，因而問(wèn)題更容易解決，也更傾向合作。

3 結(jié)語(yǔ)

禮貌是商務(wù)信函的重要特征之一，然而筆者在商務(wù)信函寫作教學(xué)中，學(xué)生出現(xiàn)較多有關(guān)如何表達(dá)禮貌的問(wèn)題，為更好地解決這些問(wèn)題，本文從措辭、句型等方面分析禮貌原則如何指導(dǎo)商務(wù)英語(yǔ)信函寫作，以加強(qiáng)學(xué)生對(duì)禮貌原則的了解，更有效地書(shū)寫商務(wù)英語(yǔ)信函。

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