高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作實(shí)踐與探究

萬 妍 施 佳

（1江蘇大學(xué)管理學(xué)院，江蘇鎮(zhèn)江 212013；2江蘇大學(xué)學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心，江蘇鎮(zhèn)江 212013）

畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績、思想政治表現(xiàn)、身體狀況等情況的文字記載材料。作為人事檔案的基礎(chǔ)和前身，畢業(yè)生檔案是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)，用人單位往往根據(jù)畢業(yè)生檔案中反映的德、智、才以及專業(yè)特長，將其安排到適當(dāng)?shù)膷徫簧稀Ｒ虼?，學(xué)生畢業(yè)后，其檔案能否準(zhǔn)確、及時地轉(zhuǎn)遞到歸檔單位極為重要，這也是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意義所在。然而，隨著高校擴(kuò)招后畢業(yè)生人數(shù)大量增加，畢業(yè)生派遣去向分散化和就業(yè)方式多樣化，高校畢業(yè)生檔案的安全、精準(zhǔn)轉(zhuǎn)遞工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。

1 當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案轉(zhuǎn)遞工作存在不規(guī)范現(xiàn)象

高校檔案轉(zhuǎn)遞工作不規(guī)范現(xiàn)象主要體現(xiàn)在三個方面：轉(zhuǎn)遞信息不規(guī)范、退檔后的二次轉(zhuǎn)遞不規(guī)范和單獨(dú)轉(zhuǎn)遞檔案不規(guī)范。轉(zhuǎn)遞信息不規(guī)范具體表現(xiàn)為轉(zhuǎn)遞單位不正確和轉(zhuǎn)遞地址、電話錯誤。目前不少單位和畢業(yè)生不清楚檔案的管理制度，錯誤地將檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫為不具備檔案接收權(quán)限的民營企業(yè)、外資企業(yè)，還有不少畢業(yè)生提供的是錯誤的轉(zhuǎn)遞地址或電話，如果高校沒有及時審查出不規(guī)范的轉(zhuǎn)遞信息，畢業(yè)生檔案就無法準(zhǔn)確投遞，檔案退回過程中會有丟失風(fēng)險。退檔后的二次轉(zhuǎn)遞不規(guī)范具體表現(xiàn)為高校沒有對退回檔案及時備案登記，影響日后畢業(yè)生查詢檔案去向。單獨(dú)轉(zhuǎn)遞檔案不規(guī)范具體表現(xiàn)為高校存在不少畢業(yè)生自帶檔案等極不規(guī)范的現(xiàn)象。按照國家有關(guān)規(guī)定，檔案需通過機(jī)要、郵政專用通道轉(zhuǎn)遞或派專人送取，畢業(yè)生自帶檔案行為嚴(yán)重危及到檔案的安全,而且檔案長期在畢業(yè)生手中很容易成為“死檔”，造成的損失不可挽回。

1.2 檔案查詢不夠便捷

目前各高校的檔案查詢工作水平參差不齊，部分有檔案系統(tǒng)的高校，也只能通過檢索手工錄入的Excel表格來查詢檔案。盡管不少高校定期將應(yīng)屆畢業(yè)生檔案去向更新在高校就業(yè)信息網(wǎng)，供應(yīng)屆畢業(yè)生自行下載查詢，但對于往屆畢業(yè)生查看檔案去向，只能請檔案管理員幫助查詢，增加了檔案管理員的負(fù)擔(dān)。對于多年的遺留檔案，只能手工翻閱當(dāng)年的檔案交接單查詢，耗時耗力。

1.3 檔案轉(zhuǎn)遞方式存在一定問題和風(fēng)險

2015年起高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式改為走郵政EMS快遞，機(jī)要局不再收寄學(xué)生檔案。相比而言，郵政EMS快遞有利于大批量郵寄檔案，可全程追蹤檔案物流信息，便于畢業(yè)生監(jiān)控檔案去向。然而EMS轉(zhuǎn)遞方式也存在一些問題和風(fēng)險。一方面，檔案轉(zhuǎn)遞地址由機(jī)要局根據(jù)機(jī)要寄遞關(guān)系自動分配變?yōu)楦咝Ｏ蜞]局提供派遣地址信息，畢業(yè)生檔案有可能按學(xué)生提供的信息轉(zhuǎn)遞到無檔案接收權(quán)限的單位，或者出現(xiàn)錯派。另一方面，郵政EMS尚未出臺明文的學(xué)生檔案危機(jī)應(yīng)急處理機(jī)制，檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)危機(jī)缺乏相應(yīng)的處理依據(jù)。以筆者在實(shí)際工作中遇到的突發(fā)事件為例，郵政EMS曾在大批量派遣時將我校畢業(yè)生檔案寄丟，郵政方面目前只能按照《郵政法》以普通快件標(biāo)準(zhǔn)賠償，而檔案的價值是難以用金錢來衡量的，賠償無法從根本上解決問題。加上很多高校缺乏檔案轉(zhuǎn)遞危機(jī)處理的經(jīng)驗(yàn)，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的安全和規(guī)范問題急需解決。

1.4 檔案接收單位存在檔案未登記歸檔現(xiàn)象

根據(jù)筆者檔案派遣的工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常有畢業(yè)多年的學(xué)生來電求助，稱當(dāng)年檔案寄往的人才服務(wù)中心查不到自己的檔案。由于畢業(yè)后暫時沒用到檔案，學(xué)生也從未核實(shí)檔案是否順利寄到人才服務(wù)中心。后經(jīng)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于每年各地人才服務(wù)中心要接收成千上萬份檔案，工作人員難免會有失誤，不少地區(qū)人才服務(wù)中心存在檔案未登記現(xiàn)象。目前主要總結(jié)為兩種情況，一是兩份檔案貼在一起，工作人員整理時誤認(rèn)為是一份，所以只登記了一份。二是檔案遺留在中轉(zhuǎn)室，工作人員整理時因疏忽落下了，導(dǎo)致該檔案一直沒有登記歸檔。由于系統(tǒng)中沒有登記的數(shù)據(jù)，學(xué)生打電話詢問時自然無法查到檔案信息。

2 加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的對策與建議

2.1 強(qiáng)化高校師生的檔案意識

“雙一流”建設(shè)背景下，各高校管理人員和教學(xué)人員都把學(xué)生的教育、教學(xué)和管理作為重要任務(wù)來抓，而對學(xué)生檔案工作不夠重視，向?qū)W生普及檔案知識的力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，直接導(dǎo)致學(xué)生普遍缺乏檔案意識。對此，高校應(yīng)在新生入學(xué)之初就開展檔案教育工作，提高師生對檔案重要性的認(rèn)識。一方面，高校檔案管理員要積極組織二級學(xué)院就業(yè)輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)檔案知識，端正對檔案的認(rèn)識，只有輔導(dǎo)員重視檔案了，才能引導(dǎo)學(xué)生重視檔案。另一方面，高校要充分利用多種渠道宣傳檔案知識，如借助高校微信公眾號等新媒體平臺、開設(shè)學(xué)生檔案知識專題講座等，在全校范圍內(nèi)普及檔案知識，強(qiáng)化師生的檔案意識。要引導(dǎo)學(xué)生畢業(yè)后及時關(guān)注自己的檔案去向，及時打電話到檔案接收單位查詢，確認(rèn)檔案安全到達(dá)并且登記在冊。

2.2 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理者隊伍建設(shè)

盡管高校學(xué)生檔案管理隊伍在高校服務(wù)工作中發(fā)揮著重要作用，但是其隊伍建設(shè)未得到應(yīng)有的重視和加強(qiáng)。究其原因，還是當(dāng)前高校普遍重教學(xué)科研環(huán)節(jié)，輕學(xué)生檔案管理。目前，不少高校仍僅有一名檔案管理員來負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理工作?，F(xiàn)實(shí)情況是不少高校檔案管理員往往身兼數(shù)職，繁雜的工作使得檔案管理員無法深入思考檔案工作的改進(jìn)和創(chuàng)新。針對這種情況，可通過爭取增加人員編制，強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)，加強(qiáng)培訓(xùn)二級學(xué)院就業(yè)輔導(dǎo)員來共同做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，形成一支專業(yè)的畢業(yè)生檔案管理隊伍。只有二級學(xué)院就業(yè)輔導(dǎo)員能準(zhǔn)確交接畢業(yè)生檔案、規(guī)范地審核畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息，才能最大程度減輕檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，整體提升全校檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性。

2.3 嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，杜絕轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)的不規(guī)范現(xiàn)象。檔案管理員與二級學(xué)院要強(qiáng)調(diào)要求，做好檔案轉(zhuǎn)遞信息的核對工作，若單位不具有人事檔案管理權(quán)，檔案應(yīng)該轉(zhuǎn)地到人才服務(wù)中心妥善保管。要積極處理好畢業(yè)生退回檔案、遺留檔案，及時登記并記錄檔案退回原因和遺留原因，主動與畢業(yè)生聯(lián)系，及時將退回檔案、遺留檔案正確寄出。完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出，學(xué)生不得自行攜帶檔案。

2.4 完善高校畢業(yè)生檔案查詢工作

高校要結(jié)合自身特點(diǎn)，認(rèn)真做好檔案查詢服務(wù)工作。要及時公布檔案轉(zhuǎn)遞的EMS單號等信息，給畢業(yè)生提供檔案查詢的渠道。畢業(yè)生人數(shù)較多的高校，也可將檔案轉(zhuǎn)遞信息分享給各二級學(xué)院，由二級學(xué)院就業(yè)輔導(dǎo)員分享給畢業(yè)生。保持查詢服務(wù)多樣化，網(wǎng)絡(luò)查詢、電話查詢、人工查詢多種方式并舉，滿足畢業(yè)生的需求。為了提高檔案查詢工作的效率，江蘇省推出了“智慧就業(yè)服務(wù)平臺”，學(xué)生可登陸智慧就業(yè)平臺自行填報生源信息、上報就業(yè)信息、查看報到證、查看檔案去向等，學(xué)生對自己填報的就業(yè)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，就業(yè)輔導(dǎo)員和檔案管理員只要在后臺審核數(shù)據(jù)即可，減輕了就業(yè)輔導(dǎo)員和檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，極大地提升了就業(yè)工作包括檔案查詢的效率。即使是往屆畢業(yè)生要查詢檔案去向，直接登錄智慧就業(yè)平臺查看即可，無需打電話到就業(yè)中心尋求人工幫助。

2.5 聯(lián)合郵政EMS建立檔案危機(jī)應(yīng)急機(jī)制

針對當(dāng)前郵政EMS轉(zhuǎn)遞方式存在的問題和風(fēng)險，高校應(yīng)聯(lián)合郵政EMS建立檔案危機(jī)應(yīng)急機(jī)制。一旦檔案在寄送途中發(fā)生破損、丟失等問題，高校和郵政EMS須立即成立專項(xiàng)應(yīng)急工作小組，應(yīng)會同EMS上級主管部門立即啟動檔案查詢及搜救工作，并及時通報處理結(jié)果。此外，檔案管理員應(yīng)及時和相關(guān)學(xué)生及其輔導(dǎo)員取得聯(lián)系，安撫學(xué)生情緒，協(xié)助學(xué)生和用人單位做好解釋工作，盡最大可能讓學(xué)生入職不受檔案丟失的影響。

2.6 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題相關(guān)研究

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞會遇到很多突發(fā)情況，高校要加強(qiáng)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題的相關(guān)研究，及時記錄總結(jié)工作中遇到的各種突發(fā)情況和處理經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)可能遇到的各種問題積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。針對人才服務(wù)中心查不到學(xué)生檔案的情況，學(xué)生應(yīng)立即和高校就業(yè)中心聯(lián)系，檔案管理員先查詢畢業(yè)當(dāng)年的檔案寄出記錄和退回記錄。若確定檔案已經(jīng)寄出且無退檔記錄，這種情況很可能是人才服務(wù)中心出現(xiàn)了檔案未登記歸檔的現(xiàn)象。此時可讓學(xué)生帶著機(jī)要單號或EMS寄送存根作為憑證，去人才服務(wù)中心再次查詢，請工作人員根據(jù)當(dāng)年檔案寄出時間，在相近時間內(nèi)翻閱檔案接收記錄，一般情況下均能找回檔案。必要時高校就業(yè)中心也可出面和人才服務(wù)中心聯(lián)系溝通，請人才服務(wù)中心幫助學(xué)生尋找檔案。這樣的情況筆者遇到過10余次，均是檔案在人才服務(wù)中心未登記歸檔，最終都成功幫助學(xué)生找回了檔案。正是因?yàn)榧皶r總結(jié)了第一次的成功經(jīng)驗(yàn)，后續(xù)遇到類似情況才能快速解決問題。

檔案無小事，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作出現(xiàn)問題，應(yīng)引起高校、郵政EMS、用人單位和人才服務(wù)中心等單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，認(rèn)真研究并加以解決。通過強(qiáng)化高校師生的檔案意識、嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度、聯(lián)合郵政EMS建立檔案危機(jī)應(yīng)急機(jī)制、加強(qiáng)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題相關(guān)研究等途徑，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案安全、精準(zhǔn)轉(zhuǎn)遞。

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[3] 佟川,潘巖.高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作問題研究[J] .蘭臺世界,2016(20):50-52.