提高高校光學(xué)儀器設(shè)備管理水平的途徑

(南京工業(yè)大學(xué) 江蘇省柔性電子重點實驗室 先進材料研究院江蘇先進生物與化學(xué)制造協(xié)同創(chuàng)新中心柔性電子研究部,江蘇 南京 211816)

1 引言

隨著雙一流大學(xué)建設(shè)等新政策不斷推進,對高校科研人員科研水平的要求越來越高,而科研水平的提高離不開學(xué)校的硬件設(shè)施配套,如大型測試儀器的配備，這就要求高校儀器設(shè)備管理水平要不斷提升,為創(chuàng)造一流學(xué)術(shù)成果提供強有力保障。

2 現(xiàn)代高校光學(xué)儀器管理中存在的問題

2.1 光學(xué)儀器設(shè)備使用率低

實驗室光學(xué)設(shè)備利用率不高的主要原因有:一是購置不合理,因為某個科研項目而盲目購置,調(diào)研不充分,或是選型落后,或是功能過高;二是大型光學(xué)儀器購買成本高,運行維護成本也高,有些單位無足夠經(jīng)費用來維護儀器,導(dǎo)致儀器損壞后無法維修;三是有些部門存在重復(fù)購置現(xiàn)象,喜新厭舊,舊的儀器就被閑置下來;四是目前國內(nèi)高校從事光學(xué)方向的研究人員相對較少。

2.2 光學(xué)儀器設(shè)備缺少專業(yè)的管理人員

光學(xué)儀器的精密性決定了其在使用過程中操作者必須嚴格遵守操作規(guī)程,并且儀器必須處于干燥、透氣、清潔的工作環(huán)境中。有些高校為了節(jié)省開支,不給二級單位配置專職的光學(xué)儀器設(shè)備管理人員及專門的超凈實驗室,或者即使配置了,但是由于管理人員的地位低、待遇低,管理員嚴重流失,現(xiàn)有的管理人員缺少相關(guān)的光學(xué)專業(yè)理論知識和管理技能,且配置的超凈實驗室無法達到儀器要求的運行環(huán)境,導(dǎo)致儀器光學(xué)元件出現(xiàn)發(fā)霉、生霧、蒙灰以及機械部分銹蝕、機械結(jié)構(gòu)變形、動作失靈等情況,使得儀器無法正常使用,甚至損壞,增加了學(xué)校的經(jīng)濟負擔(dān)。

2.3 光學(xué)儀器管理規(guī)章制度不完善

俗話說：無規(guī)矩難成方圓。科學(xué)健全的管理制度是儀器有序運行的根本保障。部分高校的二級學(xué)院生搬硬套其他部門或其他相關(guān)專業(yè)的儀器管理制度,只注重一般儀器操作使用過程的說明,儀器預(yù)約、收費及懲罰制度不夠細化,未考慮光學(xué)儀器的具體管理要求,致使儀器出現(xiàn)問題無法得到及時解決。

2.4 光學(xué)儀器設(shè)備缺少定期檢修、維護和保養(yǎng)

大型光學(xué)精密儀器只有定期檢修維護,才能保障其正常運行。而現(xiàn)有的儀器管理制度存在重使用、輕維護的問題。國家教育部《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》明確規(guī)定：“大型儀器設(shè)備購置后,應(yīng)保證每年的運行維修費所需不低于購置費的6%”。但是部分學(xué)校部門根本沒有專門的維修經(jīng)費,導(dǎo)致儀器出現(xiàn)問題不能及時處理;還有些學(xué)校部門在最開始制定光學(xué)儀器管理制度時,就未能明確維修責(zé)任,導(dǎo)致儀器出現(xiàn)故障后,無人擔(dān)責(zé)。

2.5 光學(xué)儀器設(shè)備缺少信息化智能管理體系

國內(nèi)現(xiàn)有的儀器管理預(yù)約系統(tǒng)多是半人工半智能模式,光學(xué)儀器也不例外,如預(yù)約系統(tǒng)無法智能控制儀器開關(guān)機,導(dǎo)致使用者經(jīng)常超時使用；無法實現(xiàn)跨部門跨地區(qū)預(yù)約扣費；對于一些大型儀器特殊功能扣費無法做到精細區(qū)分,多數(shù)還是要使用紙質(zhì)版的預(yù)約申請單預(yù)約申請、繳納機時費等。

2.6 光學(xué)儀器設(shè)備缺少有效地開放共享機制

目前,部分高校成立了相應(yīng)的分析測試中心,在網(wǎng)站上公開光學(xué)儀器信息及相關(guān)負責(zé)人聯(lián)系方式,但是,多數(shù)高校都沒有分析測試中心,許多大型光學(xué)精密設(shè)備也沒有在部門網(wǎng)站公開,只是對本部門開放使用,這就導(dǎo)致其他高校和企業(yè)無法知悉并使用。大大降低了高校與高校、高校與企業(yè)之間的合作交流,無法實現(xiàn)互利共贏,使得光學(xué)儀器使用率大大降低,同時也增加了儀器自身維修負擔(dān)。

2.7 光學(xué)儀器設(shè)備管理缺少有效的績效考核評估機制

目前,在部分高校,相對于專職科研崗位,實驗技術(shù)崗不受重視,待遇相對偏低,使得實驗技術(shù)崗位人員普遍工作積極性不夠,處于被動工作狀態(tài),加之,部分高校人員對實驗技術(shù)崗位人員考核相對粗略,不能根據(jù)儀器的資產(chǎn)原值、精密程度、年使用機時、年維護維修次數(shù)、管理儀器數(shù)量及實驗室間數(shù)來衡量管理者的工作量,一概而論,獎懲不明,嚴重影響了光學(xué)儀器管理員的積極性。

3 高校光學(xué)儀器設(shè)備管理提升途徑

3.1 加強光學(xué)儀器管理人員的培訓(xùn),提升其管理水平

目前,光學(xué)儀器設(shè)備的自動化水平越來越高,實驗人員的技術(shù)水平直接影響著實驗結(jié)果的準確性和儀器設(shè)備的利用率,所以需要為光學(xué)相關(guān)實驗技術(shù)人員積極創(chuàng)造條件,通過短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)深造、考察交流、參加學(xué)術(shù)會議等多種途徑,了解光學(xué)儀器設(shè)備發(fā)展動態(tài)和學(xué)科前沿技術(shù),學(xué)習(xí)相關(guān)儀器管理方面的理論和操作技能,使每一位管理員對所管理的儀器設(shè)備性能完全了解,進一步提升其管理水平。同時明確管理員的崗位責(zé)任,鼓勵其參加職稱評定,根據(jù)大家的實際需要為管理人員提供進修、提升通道，進一步激發(fā)管理人員的創(chuàng)新意識,調(diào)動大家的積極性和創(chuàng)造性,達到提升管理水平的目的。

3.2 加強和完善管理人員績效考核評估和大型光學(xué)儀器設(shè)備考核機制

3.2.1 加強和完善管理人員績效考核評估

把光學(xué)儀器設(shè)備總體運行情況作為儀器管理人員績效考核評估的重要依據(jù),對管理儀器的資產(chǎn)原值、測試機時情況、管理儀器數(shù)量、管理實驗室數(shù)量、培訓(xùn)人數(shù)、科研成果、功能開發(fā)、對外服務(wù)、儀器設(shè)備完好率和運行環(huán)境良好程度、維修費用投入與產(chǎn)生經(jīng)濟效益、檔案建設(shè)等進行綜合評估?；诖?每年年底對所有管理人員進行綜合考評,獎罰分明,進一步激勵、督促管理人員提升管理水平;落實儀器管理人員編制和崗位責(zé)任制,實施實驗系列職稱單獨評定制度，確保實驗技術(shù)人員的利益,從而穩(wěn)定大型儀器管理技術(shù)隊伍。

3.2.2 完善大型貴重光學(xué)儀器設(shè)備考核機制

學(xué)校資產(chǎn)管理處每月對全校各單位、各部門的貴重儀器設(shè)備進行抽查考核，包括：(1) 預(yù)約、使用、賬目相符情況;(2) 大型貴重精密儀器設(shè)備的使用率、故障率，相關(guān)管理規(guī)章制度是否健全;(3) 儀器參數(shù)資料保存是否完整等。光學(xué)儀器設(shè)備管理人員根據(jù)定期檢查結(jié)果,逐項如實填寫《大型儀器設(shè)備年使用情況調(diào)查表》、《貴重儀器效益考核抽查統(tǒng)計表》,經(jīng)各單位部門設(shè)備管理員簽字認可后存檔備查。對大型貴重精密儀管理不到位的單位,設(shè)備管理人員應(yīng)指導(dǎo)、督促其進行整改。

3.3 加強光學(xué)儀器設(shè)備的定期維護,建立健全的儀器設(shè)備檢定制度

光學(xué)儀器設(shè)備應(yīng)重維護,儀器管理員應(yīng)定期對正常運行的光學(xué)儀器設(shè)備進行檢查、保養(yǎng),發(fā)現(xiàn)故障及時排除,減少故障發(fā)生率。實驗室常見光學(xué)儀器有:邁克爾遜干涉儀、顯微鏡、單色儀、光譜儀、激光器、橢圓偏振光譜儀、光度色度儀、分光計、空間光調(diào)制器等,這些光學(xué)儀器主要由透鏡、棱鏡、平面鏡、球面鏡、光柵等光學(xué)元件組成,一些光學(xué)儀器還包括機械部分和電的部分,這就需要維護者注意實驗室環(huán)境、潔凈度等因素。在定期維護的同時，還需及時記錄并保存各個儀器設(shè)備的使用情況、故障情況、環(huán)境條件、維護方式及保養(yǎng)頻率等因素,為定期檢修和保養(yǎng)做準備。對于大中型光學(xué)設(shè)備,需要設(shè)置固定的檢修維護時間,定期檢修、維護、校準;對于小型光學(xué)設(shè)備,在擬定詳細的開關(guān)機順序及使用流程的基礎(chǔ)上,應(yīng)列出常見故障及故障解決措施。

3.4 加強光學(xué)儀器設(shè)備的分類管理

光學(xué)實驗室可以根據(jù)光學(xué)儀器設(shè)備的具體用途及運行環(huán)境要求劃分種類管理。對于中小型常規(guī)儀器設(shè)備可以分散管理,由每個儀器管理員自行管理,并建立預(yù)約使用登記制度,方便查詢儀器設(shè)備的預(yù)約使用、維護和維修情況,如包含有透鏡等光學(xué)元件的中小型儀器就需要潔凈且干燥的實驗室環(huán)境。對于大型精密儀器設(shè)備可以實行集中管理,如SEM、STEM、TEM等大型儀器,由學(xué)校相關(guān)部門建立合理的管理機制,采取專管專用、專管共用和托管共用相結(jié)合的管理模式,實現(xiàn)資源共享,提高儀器設(shè)備的利用率。

3.5 制定并完善光學(xué)儀器設(shè)備管理規(guī)章制度

許多實驗室現(xiàn)有的光學(xué)儀器設(shè)備管理規(guī)章制度不健全、不規(guī)范或可操作性不強,如檢修后的驗收、維護的具體內(nèi)容、簡單故障的處理方式等具體問題規(guī)定不詳,導(dǎo)致管理人員很難按照規(guī)定執(zhí)行,無法準確記錄光學(xué)儀器設(shè)備的使用和維護保養(yǎng)情況,無法產(chǎn)生監(jiān)督管理的效果。因此,各個儀器管理員需要制定與儀器設(shè)備相對應(yīng)的規(guī)章制度,詳細規(guī)定儀器預(yù)約流程、操作流程、使用注意事項、普通故障處理、質(zhì)量控制流程、日常維護細則及操作失誤懲罰措施等相關(guān)內(nèi)容,并對規(guī)章制度的執(zhí)行加強監(jiān)督,確保儀器設(shè)備的規(guī)范使用。

3.6 加強儀器設(shè)備信息化管理,建立健全的網(wǎng)絡(luò)共享平臺

各學(xué)校各部門應(yīng)建立儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)共享平臺,如建立光學(xué)儀器設(shè)備分析測試中心,并與其他學(xué)校部門實驗室聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)資源共享,充分利用信息化手段,提高設(shè)備管理使用效率。在管理系統(tǒng)中應(yīng)公開儀器設(shè)備相關(guān)信息,如調(diào)研、申請、采購、安裝、預(yù)約使用、檢測、維修、保養(yǎng)和報廢等相關(guān)信息,統(tǒng)一填寫《管理單位科研設(shè)施與儀器開放服務(wù)信息公示表》,并實現(xiàn)隨時查詢功能,使各級用戶能夠隨時查詢設(shè)備參數(shù)信息及使用情況,使設(shè)備的各項信息透明化,最大限度地發(fā)揮設(shè)備的社會效益和經(jīng)濟效益。

4 結(jié)語

高校實驗室儀器管理和維護是搞好教學(xué)和科研的基礎(chǔ),是建設(shè)雙一流大學(xué)的重要保障,光學(xué)儀器設(shè)備是高校儀器設(shè)備的重要組成部分,對光學(xué)儀器設(shè)備的管理和維護不容忽視。本文概括了目前光學(xué)儀器管理過程中存在的問題以及提升方法,希望光學(xué)儀器管理人員通過這些方法可以進一步提升光學(xué)儀器的管理水平,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。