論強(qiáng)化檔案管理的重要性

李英蕾

摘 要：檔案管理對(duì)于國(guó)家政府機(jī)關(guān)特別是基礎(chǔ)建設(shè)相關(guān)職能部門(mén)作用尤為重要，檔案是對(duì)于工程基礎(chǔ)內(nèi)容、原始數(shù)據(jù)的真實(shí)記錄，強(qiáng)化檔案建設(shè)和管理有利于建立豐富和完善的數(shù)據(jù)和知識(shí)寶庫(kù)的同時(shí)提供完善的經(jīng)驗(yàn)和管理基礎(chǔ)，檔案管理系統(tǒng)尤為重要。本文重點(diǎn)在于簡(jiǎn)述檔案管理的重要性，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)提供理論支持。

關(guān)鍵調(diào)：強(qiáng)化 檔案管理 重要性

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（c）-0186-02

歷史證明檔案管理發(fā)揮著積極和重要的作用，是項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容和全過(guò)程的原始和真實(shí)的記錄，是寶貴的信息數(shù)據(jù)資源。檔案的形式不局限于文字、圖紙、圖表和聲像信息等內(nèi)容，包含廣泛的各種載體的文件材料，是認(rèn)識(shí)和把握整個(gè)事件和項(xiàng)目發(fā)展規(guī)律的鑰匙，使瞬間轉(zhuǎn)變?yōu)橛篮悖瑱n案管理發(fā)揮著重要和獨(dú)特的價(jià)值和作用。

1 強(qiáng)化檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建設(shè)的飛速發(fā)展，政府相關(guān)職能部門(mén)對(duì)于項(xiàng)目的管理和控制需要逐漸提升，涉及的項(xiàng)目?jī)?nèi)容更加豐富多彩，涉及的文字檔案內(nèi)容更加多樣，其中關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)前期的批文，施工和管理過(guò)程中的詳細(xì)記錄，竣工的驗(yàn)收資料，管理及維護(hù)的資料等等相關(guān)內(nèi)容。這些文檔的意義十分重要，詳盡的檔案記錄和管理能夠真實(shí)和全面的反應(yīng)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的詳細(xì)情況，明確責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量進(jìn)行檢定和評(píng)定，工程施工過(guò)程中對(duì)檔案的管理和維護(hù)，對(duì)于各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的把握控制都具有十分重要的實(shí)用價(jià)值。強(qiáng)化檔案管理職能能夠加強(qiáng)城市規(guī)劃、建設(shè)和項(xiàng)目管理活動(dòng)中將對(duì)國(guó)家和社會(huì)實(shí)用價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行有效保存，是豐富的知識(shí)寶庫(kù)，是各項(xiàng)工作原始的、真實(shí)的記錄，對(duì)于工作的高效開(kāi)展具有重要的意義。

2 強(qiáng)化檔案管理工作的重點(diǎn)

2.1 深入現(xiàn)場(chǎng)、強(qiáng)化服務(wù)工作

一個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)代化水平很大程度上需要從項(xiàng)目管理中得到體現(xiàn)，因此相關(guān)職能部門(mén)的項(xiàng)目管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是對(duì)經(jīng)濟(jì)多功能建設(shè)的前提條件，檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展進(jìn)步的重要記錄和體現(xiàn)，是項(xiàng)目規(guī)劃和管理中系列工作的有效依據(jù)，對(duì)于項(xiàng)目檔案的服務(wù)和管理工作異常重要。檔案管理需要深入現(xiàn)場(chǎng)、深入基層工作中，才能掌握真實(shí)的第一手資料，檔案資料的內(nèi)容不僅局限于項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)的跟蹤和服務(wù)，檔案的接收工作等等，對(duì)已經(jīng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記和管理的，尤其是重要影響和深遠(yuǎn)意義的偉大項(xiàng)目工程，更需要認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行檔案管理和登記，做到清查、摸底、分析和研究等各項(xiàng)工作，在深入現(xiàn)場(chǎng)了解和指導(dǎo)的同時(shí)，需要各個(gè)職能單位和部門(mén)達(dá)成各方面的一致，對(duì)于編制檔案的真實(shí)性等進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)的有效性。

2.2 重視管理工作、提高管理水平

在項(xiàng)目檔案中涉及多方面的工作內(nèi)容，貫穿工程的全過(guò)程，因此對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理人員必須全程跟蹤和服務(wù)項(xiàng)目全過(guò)程，尤其是項(xiàng)目建設(shè)初期，必須遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案的基本規(guī)律，檔案管理人員應(yīng)盡早跟進(jìn)項(xiàng)目基礎(chǔ)建設(shè)中，對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和盡早收集，對(duì)于水利集團(tuán)相關(guān)項(xiàng)目而言普遍存在檔案管理缺失的現(xiàn)象，致使工程或者項(xiàng)目完成后驗(yàn)收環(huán)節(jié)，才慌亂中完成檔案的整理，這就使得施工單位很難進(jìn)行管理，加大檔案管理的難度。同時(shí)對(duì)于基層施工單位而言沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職的檔案管理人員崗位，相關(guān)技術(shù)資料分散于各基層部門(mén)，工程技術(shù)部門(mén)、項(xiàng)目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人員相繼撤離，對(duì)于后期跟進(jìn)的維護(hù)人員而言很難繼續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。同時(shí)在檔案管理中普遍存在相關(guān)資料簽字等手續(xù)不完備的情況，需要相關(guān)施工單位負(fù)責(zé)人或監(jiān)理人員簽字確定，人員很難配合時(shí)間，拖延相關(guān)檔案的管理。

根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)際情況，應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)中加強(qiáng)檔案的管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，無(wú)論是專(zhuān)職還是兼職的檔案管理人員都需要增加職能培訓(xùn)，了解和理解各環(huán)節(jié)工作中形成哪些類(lèi)型的文件材料，分離出有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行歸檔，并按照相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行歸檔、綜合素質(zhì)的管理人員直接影響著檔案管理的水平，這就要求管理人員參加定期的專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，不僅需要懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精通并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)，持證上崗，還要跟進(jìn)各種文件的準(zhǔn)備和標(biāo)準(zhǔn)流程的講解和培訓(xùn)工作。

2.3 強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的管理必須保障其內(nèi)容的完整性和規(guī)范性，需要對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丟失和混淆，確保同一類(lèi)文件能有高效地進(jìn)行總結(jié)和歸納。檔案管理記錄著項(xiàng)目建設(shè)和維護(hù)的全過(guò)程，是項(xiàng)目技術(shù)手段的積累和經(jīng)驗(yàn)的歸納總結(jié)。檔案工作是項(xiàng)目總結(jié)類(lèi)文件的存在，作為項(xiàng)目建設(shè)和管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，記錄著項(xiàng)目發(fā)展的過(guò)程和趨勢(shì)，對(duì)于工程材料的記錄有利于后期相關(guān)部門(mén)的維修、維護(hù)和擴(kuò)建，通過(guò)檔案的完善管理進(jìn)一步提升項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

檔案作為項(xiàng)目的原始資料對(duì)于項(xiàng)目的抗災(zāi)、防護(hù)和災(zāi)后重建等職能具有不可替代的作用，高效的檔案管理可以有效減少相關(guān)部門(mén)的工作量，提高項(xiàng)目工作效率，同時(shí)其對(duì)于每個(gè)技術(shù)和施工環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的記錄，有利于施工技術(shù)的傳承。

2.4 利用先進(jìn)設(shè)備和資源

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入和廣泛使用，建立部門(mén)之間的檔案檢索系統(tǒng)可以有效提高各部門(mén)和單位之間的檔案管理水平，同時(shí)提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，有利于部門(mén)間的檔案利用，提高相關(guān)工作效率。根據(jù)檔案的類(lèi)型和性質(zhì)，對(duì)于檔案進(jìn)行歸類(lèi)，收集和整理項(xiàng)目各相關(guān)部門(mén)的檔案資料、內(nèi)部文件等，并按照文件的記錄形式和形成部門(mén)、類(lèi)別、重要性進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)和編號(hào)，并且重視文件記錄和檔案記錄的模板，按照檔案文件的來(lái)源和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，采用自然形成的編號(hào)進(jìn)行高效管理。

2.5 各部門(mén)之間協(xié)調(diào)合作

強(qiáng)化檔案管理涉及到不同領(lǐng)域的職能部門(mén)，相關(guān)內(nèi)容不僅局限于建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)和職能部門(mén)。作為檔案管理的負(fù)責(zé)方和最終歸檔的職能部門(mén)，必須合理處理和善于協(xié)調(diào)理順各職能部門(mén)之間的關(guān)系，爭(zhēng)取保持良好的相互協(xié)作學(xué)習(xí)。

項(xiàng)目管理中存在的隱蔽工程需要借助于建筑和監(jiān)理部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)在檔案管理中重點(diǎn)關(guān)注物資質(zhì)量、建筑工地相關(guān)的材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告等重要內(nèi)容，進(jìn)行歸檔方便后續(xù)的項(xiàng)目管控。如果出現(xiàn)施工方案變更，必須由建設(shè)方和設(shè)計(jì)方共同確認(rèn)并簽字備案方能入檔，否則不予執(zhí)行。所以工程竣工驗(yàn)收備案和工程方案管理是結(jié)合起來(lái)進(jìn)行的，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案是項(xiàng)目發(fā)展的真實(shí)數(shù)據(jù)記錄，在項(xiàng)目管理中起到舉足輕重的作用，所以必須強(qiáng)化檔案管理工作，在檔案記錄和管理方面保持認(rèn)真負(fù)責(zé)和一絲不茍的態(tài)度。另一方面檔案管理是一項(xiàng)工作量相對(duì)較大的工作，需要部門(mén)間相互協(xié)作完成，同時(shí)需要制定相應(yīng)的檔案記錄和管理調(diào)理，確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，在項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮更多的貢獻(xiàn)。

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