淺談如何進(jìn)行科研檔案管理信息化建設(shè)

河北省廣播電視科學(xué)技術(shù)研究所 張小靜

科研檔案信息化主要是指以提高科研檔案利用效率為目的的信息化工程，具體包括科研檔案的收集、數(shù)據(jù)整理、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序、錄入系統(tǒng)和在線查閱等環(huán)節(jié)的信息化和規(guī)范化管理。其本質(zhì)是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)科研檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案的過(guò)程，從而改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式，提高科研檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率，提升科研檔案管理服務(wù)于其他各項(xiàng)工作的效果?！翱茖W(xué)規(guī)范地加強(qiáng)科研檔案管理，對(duì)提升科技創(chuàng)新的水平和質(zhì)量都起著不可替代的作用，并直接影響科研檔案自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

一、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化建設(shè)的客觀要求

科研資料一般都會(huì)以紙質(zhì)檔案的形式保存下來(lái)。隨著檔案日益增多，傳統(tǒng)科研檔案保存需要大量庫(kù)房和設(shè)備，其管理不但需要較多的人力和資金投入，還要防止檔案發(fā)生自然霉變、破損等情況。而使用信息化的檔案管理方式可為有效解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和使用過(guò)程中出現(xiàn)的這些問(wèn)題，降低檔案管理成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案的管理，對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理和保存基本通過(guò)人工方式完成，工作進(jìn)展緩慢，效率低下，已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的要求?？蒲袡n案信息化建設(shè)將極大地提高這一過(guò)程的效率，并可有效避免收集、整理過(guò)程中的人為錯(cuò)誤；信息處理完畢，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，不受存儲(chǔ)空間限制，提高歸檔效率。在科研檔案的復(fù)制和傳輸上，信息化能夠讓檔案使用者在取得授權(quán)之后進(jìn)行輕松復(fù)制，方便科研檔案資料的傳輸。將科研檔案通過(guò)建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的公共服務(wù)平臺(tái)和科學(xué)設(shè)置檢索工具，還可使其在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)交流共享，接受學(xué)術(shù)査新等增值服務(wù)。因此，信息化是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案完整保護(hù)，提升管理效率的必要舉措。

科研檔案信息化，不僅可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案資源點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、點(diǎn)對(duì)面，還可在信息快速分析上具有突出表現(xiàn)。同時(shí)通過(guò)各種現(xiàn)代化媒體，使信息化的科研檔案從“館藏”走向社會(huì)，從科研機(jī)構(gòu)走向民眾，從封閉走向開(kāi)放，便于社會(huì)公眾了解科學(xué)研究的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，也使于相關(guān)政府管理部門(mén)在科研政策決策時(shí)，增強(qiáng)科學(xué)性，避免盲目性。因此，信息化還是挖掘科研檔案潛力，深化科研檔案服務(wù)社會(huì)的重要支撐。

二、科研院所檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

據(jù)了解，我省一些科研院所檔案信息化工作起步早，目前絕大部分院所已使用了計(jì)算機(jī)管理檔案目錄，完成或開(kāi)始了文件級(jí)的檔案錄入，各院所檔案館還加強(qiáng)了檔案信息化的制度建設(shè)，有的院所網(wǎng)站也陸續(xù)建立并開(kāi)通。盡管一些科研院所檔案信息化建設(shè)有了一定的發(fā)展，但檔案信息化建設(shè)總體上遠(yuǎn)滯后于全國(guó)信息化建設(shè)的整體水平，而省內(nèi)科研院所檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平也很不平衡，部屬科研單位、省屬科研單位及各類(lèi)民辦科研単位之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而大部分小規(guī)?！懊耖g科研單位則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；有的雖然配各了計(jì)算機(jī)但未配置檔案管理軟件，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)下的檔案校索，還有些院所檔案館甚至連計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施都沒(méi)有配置。從以上現(xiàn)象可以看出一是科研單位檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，與機(jī)關(guān)、銀行等部門(mén)的檔案信息化建設(shè)水平相比還存在著很大差距；二是科研檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄，思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；三是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，經(jīng)費(fèi)和技術(shù)保障還不夠有力；四是信息化安全障體系建設(shè)不完善，科研檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

三、促進(jìn)科研檔案信息化建設(shè)的對(duì)策建議

伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化管理。如何才能實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，主要從加大科研檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入、創(chuàng)建規(guī)范的總體規(guī)劃和規(guī)章制度和構(gòu)建復(fù)合型的科研檔案管理人才隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。

（一）加大科研檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入

在科研檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，科研單位應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定或相關(guān)行業(yè)規(guī)定的硬性標(biāo)準(zhǔn)，選購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備，并充分考慮科研檔案管理軟件的配置、數(shù)據(jù)庫(kù)和信息通信方式的標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，各科研院所在科研檔案信息化上還存在不小的差距，從整體來(lái)看，科研檔案實(shí)現(xiàn)信息化的比例較小，因此，各科研院所要盡快形成科研檔案信息化的溝通和交流機(jī)制，力爭(zhēng)在較短的時(shí)間內(nèi)共同加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備投入，形成通力合作和協(xié)調(diào)發(fā)展的局面，使大部分各科研院所在大致相當(dāng)?shù)乃缴闲纬梢?guī)?；目蒲袡n案信息化水平，為將來(lái)各科研院所間信息對(duì)接和互通有無(wú)打下良好的基礎(chǔ)。

另外，科研檔案信息化旨在減少檔案管理工作難度，提高檔案信息的利用率，更好地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。但是，在傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，工作任務(wù)極其繁重，需要輔助先進(jìn)的設(shè)備來(lái)盡快完成這一轉(zhuǎn)變過(guò)程。要為科研檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為科研檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著科研檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。比如，通過(guò)多功能掃描儀和ORC智能識(shí)別技術(shù)等設(shè)備將文字圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，采用高端的統(tǒng)計(jì)分析軟件對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理。在科研檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和更新過(guò)程中，云計(jì)算技術(shù)可有效降低數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理成本，基于云計(jì)算的云檔案平臺(tái)能夠采取多種安全技術(shù)在云端控制科研檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、査閱和傳輸，并確保這些科研檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。因此，我們必須加強(qiáng)這方面的基礎(chǔ)設(shè)備投入，以滿足科研檔案信息化建設(shè)的需要。

（二）制定規(guī)范的科研檔案信息化總體規(guī)劃和規(guī)章制度

科研檔案信息化相對(duì)較復(fù)雜，我們要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的科研檔案管理理念，探索利用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，根據(jù)本單位科研工作的實(shí)際情況和檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)本單位已形成的科研特點(diǎn)、未來(lái)發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的分析和論證，從而制定合理的科研檔案信息化總體規(guī)劃。

為降低科研檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，我們應(yīng)建立嚴(yán)格的信息化規(guī)章制度，從制度上規(guī)范和約束科研檔案信息化的行為。比如，明確科研檔案管理人員和使用者在各個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)利和責(zé)任，對(duì)可能發(fā)生的數(shù)據(jù)損失和泄露風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行責(zé)任追溯體系和第三方監(jiān)督制度。尤其是，要從制度上做好“雙保險(xiǎn)”工作，對(duì)科研檔案進(jìn)行電子歸檔時(shí)，既要有額外的電子檔案?jìng)浞?，?duì)重要的材料還要有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)備份，對(duì)備份過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)甚至要進(jìn)行錄音和攝像，對(duì)科研檔案使用過(guò)程中發(fā)生的掃描和復(fù)印等行為也要嚴(yán)格規(guī)范管理。

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是科研檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

（三）構(gòu)建復(fù)合型科研檔案管理人才隊(duì)伍

高素質(zhì)、復(fù)合型科研檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化的關(guān)鍵因素?？蒲袡n案管理信息化要使科研檔案的收集、存檔、檢索和統(tǒng)計(jì)等工作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的管理模式，這就必須要構(gòu)建一支與之相適應(yīng)的人才隊(duì)伍做支撐。一是要想方設(shè)法引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高、職業(yè)技能較強(qiáng)的科研檔案管理人才；二是加強(qiáng)各科研院所現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的科研檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能；科研檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，最終達(dá)到通過(guò)培訓(xùn)能夠熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)；三是建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求科研檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性；四是通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制留住人才，科研檔案管理人才長(zhǎng)期默默無(wú)聞，容易被忽視，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不僅要從工作、生活和待遇等多方面關(guān)心科研檔案管理人才，還要在職稱(chēng)晉升、職務(wù)提升和發(fā)展前景方面建立良好的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓他們能夠時(shí)刻以十分飽滿的熱情投入到科研檔案管理事業(yè)中。

總之，科研檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的復(fù)雜任務(wù)。在此過(guò)程中，我們必須始終把依靠信息技術(shù)振興檔案管理事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案管理的科技創(chuàng)新能力，不斷培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，從而更好地應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)對(duì)科研檔案管理工作提出的挑戰(zhàn)，提高科研檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。