知識(shí)管理視角下構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式

王巍

徐州發(fā)電有限公司是國(guó)有特大型企業(yè)，于1976年正式建設(shè)，至1987年底全部建成。共安裝4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW國(guó)產(chǎn)燃煤發(fā)電機(jī)組，總裝機(jī)容量1300MW，經(jīng)過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)改造后，總裝機(jī)容量增至1430MW，屬國(guó)家特大型企業(yè)，是江蘇省和華東電網(wǎng)的主力電廠，被譽(yù)為鑲嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。建廠以來(lái)，十分重視企業(yè)檔案管理工作，積極探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，使企業(yè)檔案管理走上了制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展軌道，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)發(fā)揮了積極作用。企業(yè)檔案不僅能夠反映企業(yè)昨天的活動(dòng)情況，還能夠反映今天所開(kāi)展的活動(dòng)，同時(shí)還能夠起到展望未來(lái)的作用。新時(shí)期，企業(yè)檔案資源逐漸成為了企業(yè)發(fā)展的重要信息支撐和智力的集成，更是企業(yè)發(fā)展主要的知識(shí)資源，對(duì)企業(yè)發(fā)展發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的困境

1.在企業(yè)的管理層面上，檔案工作被邊緣化。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和改革開(kāi)放的不斷深入，企業(yè)活動(dòng)隨之將最大化利潤(rùn)作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)根本原則。與企業(yè)利潤(rùn)有著直接關(guān)系的部門，例如：生產(chǎn)、銷售以及財(cái)務(wù)等部門更加受到企業(yè)的重視，但是有些管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還僅僅是停留到檔案管理的部門上，認(rèn)為這些檔案并不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)直接的效益，只是一個(gè)“只出不進(jìn)”的無(wú)用部門，為此，檔案管理工作得不到重視，被逐漸邊緣化，檔案人員甚至成為了企業(yè)裁員和閑置人員的首選。實(shí)際上企業(yè)檔案包含很多的專業(yè)技術(shù)、合同、征地等非常重要的檔案信息資源。

2.在企業(yè)信息化進(jìn)程中，檔案信息化程度較低。企業(yè)發(fā)展逐漸趨向信息化發(fā)展，而檔案隨之信息化更是成為了企業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容。企業(yè)檔案信息化，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代里，企業(yè)結(jié)合先進(jìn)的管理理念以及信息技術(shù)，并將現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施作為主要中心，將檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享作為目標(biāo)智能管理過(guò)程控制?？梢哉f(shuō)這個(gè)過(guò)程是動(dòng)態(tài)的，這個(gè)子系統(tǒng)是企業(yè)信息化系統(tǒng)中最為重要的部分，是檔案信息化系統(tǒng)的關(guān)鍵部分。但是就企業(yè)當(dāng)前對(duì)檔案信息利用的實(shí)際情況而言，有些企業(yè)仍然處在“重管輕用”的情況，部分企業(yè)至今雖然成立不少年，但是企業(yè)內(nèi)部的檔案資料卻較少，不能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展歷史和文化特色真實(shí)地展現(xiàn)出來(lái)；還有部分企業(yè)雖然檔案涉及范圍比較廣，也較為齊全，但是要借閱檔案資料時(shí)，過(guò)程卻非常的繁瑣，不能夠快速獲取所需要的信息。另外，還有部分企業(yè)中檔案管理者本身素質(zhì)過(guò)低，依然堅(jiān)持傳統(tǒng)的思維來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在認(rèn)識(shí)檔案信息化上嚴(yán)重滯后，沒(méi)有主動(dòng)地進(jìn)行思考以及有所創(chuàng)新突破。

3.企業(yè)檔案信息資源分散，無(wú)法提供系統(tǒng)服務(wù)。企業(yè)檔案內(nèi)容非常多，主要包含了生產(chǎn)技術(shù)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資管理、勞動(dòng)人事、教育衛(wèi)生和黨政工團(tuán)工作等方面的檔案，有些企業(yè)這些資料因?yàn)樯婕皟?nèi)容不同往往是由各部門分別進(jìn)行保管，有的資料甚至還經(jīng)由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)的管理模式，處在一個(gè)零散的狀態(tài)，不能夠真正落實(shí)信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無(wú)法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強(qiáng)的信息服務(wù)。這勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，例如：新員工進(jìn)入企業(yè)后在熟悉企業(yè)的過(guò)程中，只能夠通過(guò)老員工對(duì)企業(yè)文化和工作技能等進(jìn)行描述，無(wú)法形成供其自主學(xué)習(xí)的信息資料；企業(yè)內(nèi)的部門以及員工所形成的知識(shí)、技能等資源無(wú)法進(jìn)行共享，不能夠形成流通的智慧來(lái)源等。

二、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的新模式

將企業(yè)知識(shí)管理融入到檔案管理，就意味著企業(yè)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。同時(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代也推動(dòng)檔案管理朝著新方向前進(jìn)，可以概括為市場(chǎng)取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)、知識(shí)共享四方面。市場(chǎng)取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來(lái)，因?yàn)?，它可以有效提高企業(yè)利潤(rùn)；信息先導(dǎo)則能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來(lái)，它可以說(shuō)是企業(yè)建設(shè)的重頭戲；協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)則主要是有效調(diào)節(jié)企業(yè)檔案管理以及知識(shí)管理，使其達(dá)到一致性；知識(shí)共享則主要展現(xiàn)了檔案管理的目的性。

1.市場(chǎng)取向。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，檔案部門可以借鑒一些服務(wù)行業(yè)的做法，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，改良服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來(lái)，滿意而歸。重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開(kāi)展各種深層次的檔案信息服務(wù)。

例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過(guò)上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開(kāi)始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過(guò)程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開(kāi)東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見(jiàn)，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

2.信息先導(dǎo)。不管是紙質(zhì)檔案，亦或者是電子檔案，都能夠?qū)⑺鶅?chǔ)備的信息來(lái)發(fā)揮其價(jià)值。檔案信息開(kāi)發(fā)，主要是指檔案部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，在保障檔案機(jī)密安全的條件下，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘，并將其提供給需要者使用的過(guò)程。信息先導(dǎo)能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來(lái)，同時(shí)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開(kāi)發(fā)的重心，通過(guò)“挖掘信息”使檔案能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。

電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。

3.協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)的各部門可以說(shuō)是企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)中的各子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)相互連接交互存在，通過(guò)物質(zhì)、能量以及信息的交互，使各個(gè)子系統(tǒng)中的協(xié)同效應(yīng)能夠充分發(fā)揮出來(lái)，使知識(shí)系統(tǒng)得到有效的整合，發(fā)揮其最大效用。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息開(kāi)發(fā)以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統(tǒng)之間的協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，唯有如此才能夠使企業(yè)信息得到有效的整合，使知識(shí)管理的作用被最大化。協(xié)同主要包含了目標(biāo)、技術(shù)以及資源的協(xié)同。

4.知識(shí)共享。信息檔案在服務(wù)企業(yè)中能夠達(dá)到的最高目的就是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，這是檔案工作發(fā)揮其價(jià)值的關(guān)鍵形式。通過(guò)共享使企業(yè)中的各種知識(shí)能夠被各個(gè)體所運(yùn)用，各個(gè)體再結(jié)合自身的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，再將其個(gè)體信息融入到企業(yè)的共享知識(shí)中，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新。通過(guò)這種信息共享機(jī)制，有效促使企業(yè)內(nèi)部成員積極吸收新知識(shí)，使知識(shí)創(chuàng)新得到快速推進(jìn)，進(jìn)而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。簡(jiǎn)而言之，檔案管理在知識(shí)共享中有著至關(guān)重要的作用，是形成知識(shí)共享體系的關(guān)鍵。

5.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，振興發(fā)展，就要大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價(jià)值的東西。公司積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。開(kāi)發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益；發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益；提供檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。

（作者單位：神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司）endprint