檔案整理技術(shù)的比較研究

趙春苗

摘 要：在檔案整理技術(shù)中，不僅僅存在著元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，同時也存在著非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，對這兩種不同的檔案整理技術(shù)進(jìn)行必要的分析和比較能夠更好的對檔案整理技術(shù)的共同本質(zhì)和特征進(jìn)行掌握，同時也更好的將非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)發(fā)展成為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)中非常重要的組成部分。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)對環(huán)境的適應(yīng)能力是非常強(qiáng)的，因此，在使用過程也是一種非常實用的整理技術(shù)。

關(guān)鍵詞：檔案整理；技術(shù)；分析

檔案在形成過程中對檔案進(jìn)行必要的整理是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案進(jìn)行使用，在檔案整理方面也是存在著不同的技術(shù)，對不同的技術(shù)進(jìn)行必要的分析，才能更好的找到解決整理過程中存在的問題，同時也能促進(jìn)檔案整理技術(shù)得到更好的發(fā)展。檔案整理技術(shù)得到發(fā)展也能對檔案形成過程進(jìn)行優(yōu)化，同時也能保證檔案的保護(hù)工作。

1 元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是西方檔案整理的一種技術(shù)，同時也是電子商務(wù)平臺出現(xiàn)以后一種非常先進(jìn)的技術(shù)，在進(jìn)行檔案整理的時候能夠更好的對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行利用，同時也能更好的在技術(shù)方面得到發(fā)展。在這種特殊的情況下，電子政務(wù)系統(tǒng)不僅能夠更好的促進(jìn)電子文件的生成，同時也能提供電子文件的實體信息和數(shù)據(jù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募蛇M(jìn)行環(huán)節(jié)的制定，同時，也能提供隱含的環(huán)節(jié)，能夠保證在這個過程中數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)得到更好的利用。在電子政務(wù)平臺中發(fā)展檔案整理系統(tǒng)，這樣能夠在電子政務(wù)的支持下，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的采集，同時也能將檔案的歷史進(jìn)行整理，這樣能夠使電子文件實現(xiàn)更好的結(jié)合。將電子文件實體進(jìn)行集合，同時也能對檔案歷史聯(lián)系進(jìn)行記錄，將兩種物質(zhì)實體進(jìn)行獲得，能夠構(gòu)成電子檔案的實體。元數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)是一種非?？茖W(xué)和自動化程度很高的檔案整理技術(shù)，這樣能夠形成檔案，也能保證檔案得到更好的保護(hù)。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在電子政務(wù)系統(tǒng)中得到了很大的發(fā)展，同時在西方和我國都在這個平臺中進(jìn)行應(yīng)用的，因此，這樣也使得很多的人認(rèn)為元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只有在電子政務(wù)系統(tǒng)中才能得到更好的利用，但是，真實的情況并不是如此，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)不僅能夠在電子政務(wù)系統(tǒng)中得到更好的利用，同時也能在電子銀行的電子商務(wù)系統(tǒng)中得到應(yīng)用，這樣能夠促進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展。人們在工作和生活中為了更好的方便生活和工作建立了很多的電子管理平臺，因此，這樣就使得元數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)能夠在很多的電子管理系統(tǒng)中得到應(yīng)用，同時也能更好的建立檔案整理技術(shù)。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)不僅是一個實用性非常好的技術(shù)，同時在進(jìn)行檔案整理的時候應(yīng)用的范圍也是非常廣的。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)進(jìn)行了變革，同時，對傳統(tǒng)檔案實體整理技術(shù)也進(jìn)行了更新，因此，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)成為了文件實體處理和檔案歷史聯(lián)系整理的重要分離技術(shù)，同時在進(jìn)行檔案整理的時候也能不受到電子文件實體的干擾，這樣能夠更好的促進(jìn)檔案整理進(jìn)入到多元發(fā)展的時代。同時，檔案整理原則也從原來的來源原則發(fā)展到了主體和年代多維的歷史原則。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在發(fā)展過程中能夠更好的實現(xiàn)檔案整理的多元化發(fā)展，同時，在發(fā)展過程中也實現(xiàn)了檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成。

2 非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在檔案整理技術(shù)中，非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是兩個相對的檔案整理技術(shù)，在對檔案進(jìn)行整理的時候，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之外的數(shù)據(jù)都是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的范疇，因此，在對非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進(jìn)行分析的時候，要對傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)進(jìn)行發(fā)展，這樣才能更好的在檔案整理技術(shù)方面得到發(fā)展，同時也能發(fā)展非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)的發(fā)展。在非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)中，包含著以件為單位的檔案整理技術(shù)、雙套制檔案整理技術(shù)和不同載體的混合檔案整理技術(shù)，這樣能夠更好的促進(jìn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，同時也能促進(jìn)檔案管理水平的提高。檔案實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理在一定程度上是相互分離的，同時，在整理技術(shù)方面也是非常特殊的。在檔案整理技術(shù)發(fā)展過程中能夠更好的從紙質(zhì)檔案整理完成電子檔案的整理，同時也可以從電子檔案整理完成紙質(zhì)紙質(zhì)檔案的整理。在對非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進(jìn)行分析的時候，存在著一個共同的特點(diǎn)，就是在進(jìn)行檔案整理的時候?qū)崿F(xiàn)了將檔案實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理進(jìn)行分離的技術(shù)。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在發(fā)展過程中，實現(xiàn)了檔案歷史聯(lián)系的多元化，同時在整理原則方面也得到了很大的發(fā)展，但是，非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)在發(fā)展過程中也存在著一些問題，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析才能更好的促進(jìn)非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，同時也能形成檔案信息，這樣能夠保證人們對檔案進(jìn)行更好的利用。

3 兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有著相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識和解釋它們的機(jī)理和過程。或者說，是因為它們具有了相同的檔案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有了共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。為什么會產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。

在自動化和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。

4 結(jié)束語

經(jīng)濟(jì)和社會在不斷發(fā)展過程中，人們對檔案信息的重視程度越來越高，在當(dāng)今社會，人們對信息掌握的越多就能獲得更多的發(fā)展機(jī)會，同時也能更好的在市場中得到長久的發(fā)展。在信息使用方面對檔案中的信息進(jìn)行使用是非常重要的。因此，在檔案形成過程中，數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)的發(fā)展是非常重要的，這樣能夠更好的保證檔案數(shù)據(jù)的形成。同時在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的時候，選擇何種整理技術(shù)要根據(jù)實際情況出發(fā)。在對檔案整理技術(shù)進(jìn)行選擇的時候，不僅僅會對檔案理論和相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行影響，同時對檔案事業(yè)的發(fā)展也是有很大的影響的。

參考文獻(xiàn)

[1]歸檔文件整理規(guī)則[Z].DA/T22-2000